文/怀化学院 姜玲玲



高校办公室文秘与档案管理的紧密型探析

文/怀化学院 姜玲玲

【摘要】高校的办公室文秘工作与档案管理之间的存在的关系是密不可分的。文秘工作是顺利开展档案工作的基础，而档案工作也是文秘工作进行延伸的必然结果。因此，两者之间的结合需要更加地紧密，这样才能够实现文秘与档案管理的工作的高质量与高效率。本文即针对两者的紧密型关系进行探究，以期能够在提高高校办公室文秘及档案管理工作效率方面提出更好的建议。

【关键词】办公室文秘；档案管理；高校；紧密型

一、前言

早在2008年9月份，国家教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》正式开始实施，这就标志着我国高校的档案工作开始进入了一个新的阶段。这是能够适应信息时代发展要求的一次重大举措，为了能够使高校的档案工作走上制度化、规范化以及法制化的道路，开始将新的技术作为基础支撑。无论是对于传统档案还是电子文件，文件与档案的管理也就成了同一事物在运动的经历的不同阶段。因此，也就在一定意义上决定了高校的文秘与档案工作之间的关系是紧密相连的。

二、办公室文秘与档案管理之间存在的紧密型关系

（一）档案管理是文秘工作的基础。高校办公室成了学校进行教育、教学以及科研与管理的一个非常关键的部门，同时也是学校的信息中心。学校的总体规划、各方面的动态信息等等都需要在办公室进行汇集与综合，而档案管理则是需要对这么多纷繁复杂的信息与文件加以搜集和整理，以便归档及今后的利用。由此看来，档案的管理工作就成为高校办公室文秘的基础性工作。高校发展、科研以及教学的记录在档案中都有保存和记录，这也是高效档案中非常重要的一个组成部分。对办公室文秘归档的一些文件材料加以鉴定、分类、整理并很好地进行编目与保管已经成为档案工作的主要任务之一。同时，通过各种形式及途径来为社会以及学校提供信息服务。

（二）文秘工作质量为档案管理提供必要的质量保证。为校领导以及校内各部门进行服务与协调一直以来都是高校办公室担负起来的重要职责。同时，高校的办公室又会对学校的公章以及领导印鉴进行管理，这样以学校或者校领导的名义发出去的各类型文件都需要经过办公室的审核、签章并将文件下发运转。而对于上级部门下发的文件也都是由办公室进行登记与办理。同时还包括校领导在公务活动中形成或者接收到的一些实物、声像材料、文件等等，都会交由办公室进行办理、保管等。可以说，高校的办公室也就成了档案的一个非常重要的来源地。在高校办公室中办理的大量文件都会成为学校文书档案的主体部分。这些文件通过文秘人员的立卷归档，形成最后的档案。因此，他们对于文件的形成、性质以及业务职能等都应当非常清楚。因此，文书档案的质量问题与文秘工作的质量之间存在着紧密的关系。办公室文秘人员需要能够具备较强的档案意识，掌握一定的档案知识及工作技能。这样才能够为学校积累珍贵的档案资料提供必要的质量保证。

（三）档案管理服务与办公室文秘。办公室的文秘工作者能够为档案部分进行立卷归档提供一些高质量的文书档案，同时，在办公室文秘需要针对学校的一些重大决策进行文件起草或对学校制度进行完善时会需要去查阅并利用档案。而对于档案管理而言，需要能够积极地听取办公室文秘等利用档案资源群体的意见与建议。能够对利用者的意向与需求有很好地把握，这样才能够彰显出档案馆自身的特色并能够很好地满足利用者对档案的需求。档案馆需要能够为利用者提供一些有价值、有深度的信息服务，应当将具有较大经济、科技以及文化价值的信息资源作为主要的工作重点和服务方向。同时，对于自身提供的信息服务，在形式及手段上需要具备先进性的因素，通过计算机网络能够为利用者提供数字化信息，以及丰富的图文信息等。这样才有助于全天候、全方案、新形势的档案信息服务的形成。

（四）文档一体化管理。高效的文档一体化管理是依托于高校办公自动化平台以及档案管理系统通过计算机网络的途径与高校各个业务部门的文件与档案管理统一形成一个有机整体。这就需要办公室与档案馆之间能够积极地进行配合，这样才更加有利于一体化工作的顺利开展。档案馆需要建立数字档案馆、局域网，这样局域网与校园网的连接能够使得一些公开的档案信息在网上开放以便于利用者进行利用。学校OA系统的电子文件需要办公室以及档案馆进行提前干预，并能够对其全过程进行跟踪，在文件生成之前的阶段进行收集归档。

三、总结

档案工作是办公室文秘工作的基础，同时又成为文秘工作很好的延伸，为文秘工作提供更有价值的信息资源。但是，无论是文秘工作还是档案管理，都应当能够全面提升档案管理的意识，增强自身工作的历史使命感及现实责任感，在工作之中做到很好地配合，实现文档一体化工作，从而不断推动学校档案信息服务开始从传统型转向现代化，以此来不断适应高校迅速发展以及改革的要求。

【参考文献】

[1]王婷.新时期高校办公室文秘工作的实践思考[J].学园,2014(35).

[2]智通海.高校办公室文秘与档案管理工作关系探究[J].产业与科技论坛,2012(23).