文/ 呼伦贝尔学院 段绍军



信息化背景下高校档案的安全管理

文/ 呼伦贝尔学院 段绍军

【摘要】当前，档案对于我国高等院校的发展具有极其重要的作用，如何与时俱进，提高高等院校档案管理水平，是我们要重视的一个问题。当前，随着我国经济社会的发展，高等院校教学质量和社会影响力有了显著提升，但档案安全管理的问题还很不完善，因此，我们要大力改革和创新高等院校的档案安全管理工作，改善档案安全管理的服务功能，更好地为高等教育发展作出贡献。

【关键词】高等院校；信息化；档案安全；现状；对策

高校档案是学校教学、科研与管理的最原始文档，记录着各种文字、图表和影像资料，承载着学校发展的历史，是人类社会宝贵的信息资源，是传承大学文化和精神的重要载体，既可以借鉴档案中留存的经验，又可以从中吸取教训。档案的素材博大精深，体例生动多样，记录着与学校发展相关的各种事件。因此，我们要高度重视高职院校档案管理工作，认真做好高职院校档案管理工作。

一、高等院校档案管理的现状

近年来，随着社会的不断发展，伴随着无纸化、办公自动化的出现，我国的档案管理面临着翻天覆地的变化，传统的档案管理随着计算机技术与网络技术的发展，高等院校档案的发展方面向着档案机读文件发展。档案机读形式作为档案的另一种方式，与纸质档案存在很大差异。这也给当前的档案管理者提出了更高的要求，在进行系统化管理的同时，电子化信息化要求档案管理工作者要适应和利用办公自动化技术的发展趋势。

二、加强高等学校档案安全管理的必要性

（一）高校传统的档案安全管理仍然有待改善。当前，我国高校传统的档案的安全管理问题仍然没有受到充分重视。档案工作者仅仅是对档案进行收集、整理，对档案管理中的信息安全问题缺少认识，缺少相应的保障措施。高等院校在档案安全管理模式、监督检查以及档案管理人员的素质方面都缺乏创新，不能适应信息化背景下的高校档案安全管理工作。

（二）当前信息技术应用的需要。当前，随着信息技术的快速发展，高校传统的档案工作模式发生了巨大变化，现代化信息技术对高校的档案管理提出了更高的要求。高校档案部门纷纷利用信息技术加强高校的档案息资源整理、收集、开发和利用，以数字化形式存储，以网络化方式互相连接，以标准化方法管理，实现馆藏资源的共享。现代化信息技术应用过程中出现了新的管理理念和新的工作内容、手段，大大影响了高校档案管理工作。高校档案的信息化管理存在很多安全性问题，如：电子档案的真实性、有效性问题，电子档案传输的安全性问题，电子档案保存中的安全问题，都会对高校档案安全管理产生很大的冲击。

（三）国际国内档案安全管理形势的影响。目前，国内和国际安全形势复杂多变。信息资源越来越受到各国的关注。信息安全问题也影响着国家的安全。新形势下，国际国内很多敌对势力正通过各种途径非法获取我国档案信息。因此，我国的档案安全工作面临着严峻挑战。所以，全面提高档案部门的安全保障能力，是当前档案部门的迫切任务。高校档案作为国家信息安全的一个重要部分，就应该积极保护国家信息安全，在其安全管理上有所创新，探索出高校档案安全管理的措施。

三、高等院校档案管理存在的安全问题

（一）学籍档案管理过程不规范。高等院校很多建设历史不悠久，有很多是近年来新建的，没有深厚的功底和管理经验，因此，高等院校的档案管理的理念和工作方式还停留在从前，较为落后，学籍档案的管理过程还不是很规范。造成上述问题的主要原因有以下几点：第一，近年来我国对高等院校越来越重视，随着高等院校的快速发展，越来越多的高等院校是由几所大学合并或者是由原有三本院校升格的方式建立起来的，这就使得档案管理出现难以统一规范管理的现象，就更不用说实现档案的服务功能了。第二，高职院校有多种学制、多种形式、不同学历层次的学生，无论是学生数量还是学生的质量都不一致，并且学生的流动性比较大，这就给高等院校的档案管理带来了困难，学生的学籍档案不能与实际情况相吻合，反映不出学生的异常变动，学生信息不均衡，造成学籍档案信息不完整，大大降低了档案的真实性，同时也失去了参考价值。最后，我国高等院校的档案大部分还不能实现统一管理，学籍类档案的管理者由于缺乏必要的档案管理相关业务常识和基本技能，结果导致学籍管理的质量十分差，不能很好地为学生建档，这都给学生的学籍档案管理带来了很大困难，不利于高等院校的档案安全管理工作。

（二）学籍档案信息不完整。根据有关规定，高校学生的学籍类档案应由高考到高等院校毕业之间的所有学习记录，这是学生学习生涯中的重要组成部分，是个人档案的主要职责部分，不能与其他档案分离。学籍档案管理不仅仅是反映高等院校教学的真实记录，也是学生的重要人生记载，所以，学生档案管理对学校和学生都有十分重要的意义。但是，当前我国高等院校的学籍档案管理还缺乏行之有效的档案管理标准，致使学生在学校期间的信息不完整、档案收集范围不规范，对学生入学前档案的不重视，有的甚至就没有建立学籍档案，并未对学生做出解释，结果毕业时高职院校仅仅给学生提供所需的学生成绩单或简单的鉴定表，这就严重影响了学校的声誉与个人的发展。

（三）档案管理的信息化建设滞后。当前，随着社会信息化发展迅猛，越来越多的信息化产品与模式不断普及人们的生活，使得人们的生活发生了翻天覆地的变化，新兴的网络技术得到普及，甚至逐渐取代了以往的工作方式。但是，在高等院校档案管理工作中，还没有实现信息化管理。由于高等院校档案管理高职的理念和工作方式十分陈旧，这就造成档案利用效率低下。并且，由于没有做好档案管理的宣传教育，学生和老师的档案意识不强，不了解档案的意义。结果到了用档案的时候，学生不知所措，花费大量时间与精力，耽误了自己的前途。

（四）档案工作者综合水平不高。高等院校目前的档案安全管理工作者的素质都不是很高，大多数人员还停留在以往的收集、整理、查找阶段，缺乏档案现代化管理应该具备的知识和技能，大部分还是兼职人员，档案工作者的社会地位不高，缺少参加重大会议、外出调研、交流活动的机会，档案业务能力难以得到有效的锻炼提升。

（五）对档案安全管理创新不够。近年来，我国高校档案数量越来越多，档案的方式也越来越多样化，信息技术对档案影响巨大，由于信息技术容易产生安全问题，这就给高校的档案管理带来了很多不安全的因素，例如：如操作系统漏洞频出，网络病毒容易侵犯，电子环境不安全，网络黑客容易攻击等等。加上随着社会经济的快速发展，社会对高校的档案提出了更高的要求，要求及时、准确地获取档案信息。一些高校档案工作者都仍然采用传统的工作方式，思想僵化，缺乏创新精神，不与时俱进，难以运用新技术解决档案管理问题，缺乏电子管理经验，严重影响了高校档案的安全管理。档案管理部门缺乏档案信息的管理经验，缺乏技术知识和风险意识，档案的安全管理能力薄弱。

四、当前我国高校加强档案安全管理的对策建议

（一）提高认识，更新观念。21世纪是信息化时代，档案面临的风险越来越严峻，防范更难，危害更大，因此，就成了当前高校档案安全管理的前提。档案价值越高，威胁和风险也就越大，安全问题就越突出。我国高校应该加强档案安全管理，首先要解决的就是。第一，要提高高校档案的保护意识。当前，各高校的档案信息是由文字、声音、图片组成的综合信息，还包括电子文档、录音、录像、照片等，使得档案的安全威胁更加多元。各高校各部门要齐心协力，共同做好管理工作，时刻保持风险意识，有效减少档案安全故事的发生。第二，要转变轻管理的观念。信息技术使得档案的安全保护已经发展到防火墙技术、权限管理等多技术保护。各高校必须不断加强对档案安全工作的管理。档案管理要建立完善的保护体系，多方位进行高校档案的安全管理。

（二）改善档案安全管理工作环境。首先，提高档案安全管理的重视程度。学校领导层要以积极的态度来对待高等院校的档案管理工作，不断提高档案管理的工作，逐渐加大政策、经费、物资、人力等方面的投入，给予档案管理工作者更多人文关怀和培养，全面提升档案管理和档案工作者的社会影响力，为档案安全管理服务功能创造较为有利的环境。其次，健全安全管理机制体制。为了使档案管理工作标准化与规范化，需要不断完善、健全相应的机制来保障档案工作的有效落实执行。再次，加强档案知识普及宣传。档案的宣传要紧紧围绕学校的中心工作，增强服务理念的宣传，有效加强对档案工作的宣传，提高档案安全管理工作的地位，加强对档案安全管理工作的宣传教育，以便加强人们的档案意识。

（三）加强专兼结合队伍建设。首先，提高专职管理人员素质。高等院校提升档案管理水平的关键是不断提高专职人员的综合素质，不断满足档案工作发展的需求。随着高等教育的迅速发展，给档案管理带来了巨大挑战，专职档案员应该不断提升综合素质，全面掌握管理的工作技能，更好地为师生、学校服务。专职档案员还应该掌握档案事业发展的动态，积极参与培训、交流会议，借鉴先进的管理理念，掌握一定的现代化办公技术，并借助互联网拓展服务范围，提高人际交往能力，培养和提高信息分析能力，不断改进服务方式，提升服务水平，提升职业道德，维护档案权威。其次，提升管理队伍综合素质。“火车跑得快，全靠车头带”，要培养综合素质较高的档案管理的负责人，对档案管理业务了如指掌。因此，高等院校应当大力引进档案管理专业技术人才，开辟档案干部上升渠道，鼓励档案管理人员学习新知识，锻炼其业务素质和综合工作能力，不断提升档案安全管理工作队伍的综合素质。

综上所述，在信息技术快速发展的今天，高校档案安全受到的挑战越来越大，我们要与时俱进，时刻保持警惕，不断掌握新方法，不断完善管理体制，更新管理理念，常抓不懈，确保我国高校档案安全工作取得成效。

【参考文献】

[1]俞志华,吴久华,栗惠芳.信息化背景下高校档案的安全管理[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2011(06).

[2]何并文,何建宇,莫丽华,刘宁娟,唐忠.信息化背景下的高校档案管理研究[J].广西广播电视大学学报,2014(03).

[3]胡晓.信息化背景下的地方高校档案安全管理[J].湖南第一师范学院学报,2012(04).

[4]林生.论高校档案安全保障体系建设[J].合肥工业大学学报(社会科学版),2012(04).

[5]李涛,程荣.信息化背景下高校数字档案馆建设的思考[J].办公室业务,2012(06).

[6]刘晓燕.信息时代下高校档案管理中的安全管理研究[J].化工管理,2013(06).

[7]金江梅.浅谈信息化背景下高校档案管理工作现存问题及改善措施[J].黑龙江档案,2012(01).