金浩程

摘 要：档案管理现代化，既是档案事业自身发展的需要，也是时代发展的迫切需要，这不仅仅是一个技术提升的问题，也是一个资源整合、观念融合的现实问题，既关涉当前工作，又影响长远发展，具有重要的时代意义。

关键词：档案管理；现代化；信息化；碎片化；时代镜像

改革开放以来，我们对档案、档案管理的认识有了不断拓展和深化， 但也必须看到， 我们的档案学是在不同的题域内展开的，由于不同题域的研究使用着不同的概念和话语， 因而使档案管理的知识体系呈现出“碎片化”的隐忧。笔者认为，现代化是解决现代化过程中有关问题的最佳方式，只有通过管理范式的研究，找出其间的共通和逻辑关系， 才能使档案学知识体系关联起来， 形成有机的整体。

1 档案管理现代化的内涵

信息化浪潮的涌现，深刻地影响了档案管理的转型，不断赋予档案管理现代化以全新的内涵。我们应该正视这种发展与变化，准确地把握新趋势和新要求，以档案资源信息化推动档案管理现代化。

首先，实现档案管理现代化是经济社会发展的需要。当前，要确定努力目标和方向，必须摸清国际国内动态，了解过去和现状，以及今后的发展趋势。要想做到这一点，就要求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档案材料。而传统的管理方法则无法满足这种需要，只有采用现代化手段，才能在较短时间内，迅速查阅到所需的档案材料。实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世界先进水平的必然要求。

其次，实现档案管理现代化是档案事业自身发展的需要。随着档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。同时，利用者也对档案工作提出了更高要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，改革和创新已成为十分紧迫的任务。

2 档案管理工作现代化的主要途径和内容

档案管理现代化是一个相对的、动态的概念，在不同时期被赋予不同的内容和形式。当前，以档案资源信息化为核心内容的档案管理现代化理论和工作体系正在日渐成熟。

结合城市管理工作的实践，笔者认为档案管理现代化主要包括三个方面：一是管理手段的现代化。具体是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的科学技术装备起来，实现工作手段的现代化。二是档案资源的信息化。在信息时代，信息化将成为档案工作的重要管理平台和技术支撑，是档案管理现代化的核心内容。档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。三是管理方式的标准化。在信息时代，信息的共享更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现。按照这个标准和尺度，审视城管档案工作，笔者认为主要存在以下问题：档案门类不齐全，结构单一，以纸质文书档案为主，声像档案、电子档案很少。执法业务档案不齐全，部分执法业务档案在经办人手中，未及时整理，特别是个别办案时间拖延较长的案件或经过复议、诉讼程序的案件，随着时间的推移，机构改革，经办人员的轮换， 使案件材料散失，部分案件即使案后也未能及时整理归档至档案室，影响了执法档案的完整性。档案的数字化加工力度不足，以致在城管网上可供查询利用的档案数据很少，全文信息更少。编研材料少，受传统观念影响，缺乏主动参与意识，编研成果很少，质量也不高，就算是仅有的编研资料也只限于档案部门自身使用的专题目录和文件汇编，可以说只有编而没有研，未能充分提供工作决策参考作用，使城管档案的现实作用发挥不大。这些问题的存在，使档案管理现代化成为一个紧要的现实问题。

3 档案管理现代化的文化意义和现实可能

“中学为体，西学为用”的问题已经谈论、争论了整整一个世纪。这个问题是1898年张之洞为“会通中西，权衡新旧”所提出。一百多年后的今天，这种“体用模式”对我们是否有效？特别是在开发区这样的特殊区域，所谓“中学为体、西学为用”究竟是如何表现的？当中、西文化在开发区碰撞融合，将会产生什么样的火花？这是一个被忽略了的现实问题。而这个问题的作用，亦即文化理念的力量，已经在现实中越来越彰显出来。

回顾开发区的创业历程，人们习惯于把开发区人形容为“拓荒牛”。这里面，包含着创业的勤恳，对目标的执着，以及埋头耕耘、任劳任怨等美好品质。在笔者看来，更愿意把开发区人比作向“风车”宣战的人，就像西班牙作家塞万提斯笔下的堂吉诃德，一个人孤独地向“风车”宣战。这样的譬喻，需要撇开传统的语义理解，具体地说，开发区始终是处在一个被各级关注和关怀的大环境之中，这是需要首先肯定的。我更想说的是，开发区面对瞬息万变的创业环境，就像面对风车一样，从不放弃，永不言败，不管面对怎样的困难和阻力，始终不改变自己的方向，始终向新的可能性挑战。社会正在日趋多元化，人的思想也越来越多样化。英国人类学家泰勒在《原始文化》一书中，把文化定义为“包括知识、信仰、艺术、法律、道德、风俗以及作为一个社会成员所获得的能力和习惯的复合整体”。按照这样的观点来看，开发区作为一个移民区，不同的文化在这里碰撞，并且产生火花，政府的一个重要职责，就是收集火花，整理火花，然后打造形成自己的特色文化。在很多的人看来，所谓理念是一个虚的问题，但我以为这是一个很重要的问题，因为它可以决定所有所谓“实”的东西，比如说经济社会发展、人民生活水平提高，等等。开发区发展到最终，文化理念将是开发区贡献给其它区域的最为宝贵的财富。至于经济数字，更多的是伴随着阶段性发展目标的变化而变化，终究是会被后人超越和覆盖的。如果说开发区的现实功用在于对传统城区的拉动和辐射，那么它的理性意义就在于对现实的折射和反思，并且对未来形成某种有益的启迪。这样的观照角度，被理论工作者称为“过去将来时”，站在将来的角度来审视我们现在所做的，就会减少许多的盲目和短期行为。

在这样的文化背景下来探讨档案管理的现代化，这个问题显得尤为真实和迫切。首先，在技术层面，利用计算机检索档案，极大地提高档案的查找速度，有效提高查全率，节约利用者查阅档案的时间，提高服务质量。缩微技术与计算机的广泛运用，将给档案的保管带来极大的方便，档案的体积大为缩小，以计算机输出缩微胶卷（片）的形式提供档案材料，能确保档案原件不受损坏，使之"延年益寿"，留传给子孙后代。建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。科技在迅猛发展，社会在不断进步，国家在日益强大，档案部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新方法，与时俱进，全面推进档案现代化、信息化建设，促进档案事业持续健康快速发展，为国家改革开放和现代化建设服务。其次，在管理层面，要提高档案管理者的自身素质，充分挖掘和利用档案资源，抓住城管工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，使档案工作深入化发展。同时，不断提高档案的利用率，充分体现档案的使用价值。尽可能地利用现有档案开展工作，为现有工作提供有更有力的数据说明、推荐文件、证据材料等，保证工作成果有出处、有依据，提高工作的说服力，提高决策的前瞻性。