万峻 蒋莹 李晓琼

【摘要】 文档作为参考与利用价值并存的智力资产，其见证了一个企业从创立至今的全过程，其中包含着企业全体员工的智慧和付出。随着信息时代的到来，越来越多的企业开始引入计算机技术，实现对企业文档的信息化、现代化管理，以此来深入挖掘文档中有价值的资源。但面对海量数据的冲击，单纯依靠计算机技术远远不够，云技术的出现给企业文档管理带来了契机。文章将对企业文档云化管理必要性进行深入分析和研究，并提出企业文档云化管理应用相关建议，希望能够帮助更多的企业实现文档云化管理。

【关键词】 企业文档 云化管理 必要性

前言：云技术是一种新型计算机网络资源使用模式，是技术发展到一定阶段的产物，在实践应用中能够将分散的资源整合到一个中心，为用户提供更加优质的服务。建立在云技术基础之上的共享数据平台，能够为企业提供成本最小、最便捷的服务。因此将其引入到企业文档管理工作中势在必行。

一、企业文档云化管理必要性分析

1.1资源共享趋势的要求

文档云化管理，主要是由云技术数字档案管理应用程序、计算机专用网络安全防火墙等构成。在实际工作中，将数据流的形式作为基础，充分利用平台内部拥有的资料信息，挖掘其中的资源，从而满足企业未来发展需求。通过文档云化管理，档案部门能够避免档案管理系统软件多样化而引起的信息孤岛问题，将多个部门的档案资料汇集到一起，并通过云存储技术共同存储一个中心，形成以档案部门为核心的信息共享池。企业员工在需要时，能够随时获取相互间的资料，最大程度上满足用户信息需求，避免文档资源浪费问题的产生。

1.2节约成本的途径

成本控制始终是企业日常管理工作的重点。众多档案部门能够分享由云技术平台提供的基础设施，减少了企业个体投入，能够为企业节省更多资金和精力。另外，云技术建立在传统计算机技术基础之上，是多项技术整合的具体表现形式，当企业引入文档云化管理模式后，依旧能够享受到原有文档管理工作的运算服务，且能够避免服务器访问受限的影响。不但如此，企业不需要花费更多资金购买高级别服务器等相关硬件，兼顾控制成本与效率提升双重目标。因此企业开展文档云化管理工作非常势在必行。

1.3文档安全的保障

云技术模式当中，“云”中包含了大量服务器，形成了一个共享平台。因此即便其中某台服务器出现了故障，依旧不会对文档管理和利用产生不良影响。其他服务器能够在最短时间内代替故障服务器，并将其中的数据完全拷贝到本台设备当中。通过重新启动服务器，继续获得相应的服务。在此基础上，企业档案管理工作能够真正意义上实现无间断、安全服务，避免传统文档管理工作中硬件故障等问题，为企业文档管理有效性的提升奠定了坚实的基础。

1.4缓解人员匮乏的方法

档案信息化改革趋势不断深化，企业档案管理工作对高素质、信息化人才需求量越来越大。但是该方面人才数量并不多，难以满足企业档案管理需求。而文档云化管理模式则能够有效缓解这一问题[1]。云的另一端具有专业管理人员对系统软件及硬件进行维护，能够为企业档案管理带来更多便利。可见，企业文档云化管理之必要性非常明显，是企业顺应时代发展趋势的具体表现，也是提升自身实力的重要途径。

二、企业文档云化管理应用相关建议

结合上文中企业文档云化管理必要性，笔者认为企业在实践中可以从以下几个方面入手：

第一，做好规划和准备。企业要结合自身IT需求，对文档云化管理模式的引入做出详细的规划和准备，如企业预期目标、选择的供应商等。按照详细的规划开展工作，能够确保文档云化管理积极作用的有效发挥。

第二，落实安防工作。文档中含有很多企业的机密信息，因此做好安防工作非常必要。详细来说，首先要对现有安防管理设备性能进行分析，同时将云技术作为基础框架，明确其中存在的问题、可能预见的风险等，最终做好综合性评估。其次企业应针对不同的云模型等进行分析，明确适合自己的云模型，合理选择路线[2]。通常来说，当前公有云较适合大型企业，而私有云更适合中小型企业。最后针对现有安防漏洞进行完善和调整，为企业文档管理工作提供保障。只有这样，才能够加快企业发展进程，避免受到不良因素的影响。

第三，选择方案。选择云技术作为文档管理核心技术，势必要对IT管理体制进行调整。因此企业管理者应对IT基础设施进行针对性调整。如部门人员数量等，实现对现有资源的优化重组，从而推进企业文档管理工作持续发展。

结论：综上所述，云技术自身具有灵活性、便捷性等优势，在文档管理中的应用将成为未来企业管理工作改革的必然趋势。因此企业应及时了解云技术，结合企业文档工作特点，坚持合理原则，将二者有机整合到一起，深入挖掘文档资源，不断提高企业文档管理水平，从而促进企业又好又快发展。

参 考 文 献

[1]刘嫔兰.云计算在企业单位档案管理中的应用研究[J].今日中国论坛，2013，（07）：38-39.

[2]陆莹洁.数字信息技术在档案管理中的应用必要性[J].办公室业务，2014，（11）：139-140.