徐明芳

摘 要：事业单位档案数字化发展业已渡过初步阶段，正在面临新的发展要求和挑战，也只有实现进一步发展，才能更好地满足当前档案管理信息化的需求。基于此，本文结合笔者档案管理实践工作经验，主要对事业单位数字化档案管理的重要意义及当前数字化档案管理中存在的主要问题展开探讨，并针对性提出一些优化事业单位数字化档案管理的具体策略。

关键词：事业单位；数字化；档案管理；主要问题；优化对策

虽然事业单位数字化档案管理的程度相对比较浅显，但其给档案管理工作带来的便利性、经济性却是显而易见的，并且这也是信息时代档案管理工作必须要走的一条道路。所以说，在这种社会大环境下，我们对事业单位数字化档案管理现状与优化对策展开探讨是非常有必要和有意义的。

1 事业单位数字化档案管理的重要意义分析

（一）有助于提升单位经营效益

随着人们获取信息、存储信息、利用信息的能力越来越强，人们的信息量愈发庞大，相应需要管理的档案也变得越来越多。传统的档案管理模式早已无法适应现代信息管理的需求，其很容易造成档案管理工作质量和效率的低下，不仅会影响事业单位的运营效率，同时还会损伤政府单位的公众形象。与此同时，如果档案管理工作和数字化脱轨，许多工作还需要大量的纸张以及较大存储空间、更大的工作量，这会造成人力、财力的浪费，从而影响事业单位的经营效益。采用数字化档案管理模式后，以上问题都会迎刃而解，让档案管理工作变的更加简便、快捷、节约，从而有助于提升事业单位经营效益。

（二）有助于提升单位办公效率

传统档案管理模式下，纸质档案的收集、整理、保存、归档、调用等环节都比较复杂，需要耗费大量的人力、物力，并且信息准确性和档案利用效率也不高，同时繁冗的工作还会消耗工作人员的大量精力与工作积极性，从而降低工作质量。但数字化档案管理依托现在的计算机、互联网及信息技术，让档案收集、整理与利用都变的更加高效、快捷、节能，并且各项工作基本都有专门的管理软件来完成，这也能够更好地保证档案信息的准确性，更主要的是减少了大量的重复工作，极大提升了档案管理工作效率。

（三）有助于提升档案利用效率

随着区域交通的不断完善，地区间的人员往来与交流日益频繁、迅捷，其中许多活动都不离开档案。传统的档案管理模式显然无法适应这种快节奏的生活与工作方式，并且频繁的调动也不利于纸质档案的保存。采用数字化档案管理，档案信息均会在数据库、网络平台中，需要查阅、打印或者调动档案时，只需要通过互联网或者移动网络进行处理即可，可谓是方便、快捷、高效。而工作人员在管理档案时，只需要通过检索功能，便能迅速从数据库里查询、调阅用户想要的文件、档案、资料等，不必在逐件去翻找，所以说数字化档案有助于提升档案利用效率。

2 事业单位数字化档案管理中存在的主要问题

（一）缺乏数字化的办公设施

数字化档案管理的基础是相对应的计算机硬件及系统软件等办公设施，但目前许多事业单位的数字化办公设施都存在软、硬件陈旧，系统更新慢等问题，与现代网络脱轨较为严重，并且软硬件办公设施的后期维护工作不力，大大降低了办公设施的利用率和工作效率。与此同时，部分单位的档案管理缺乏相应的规范、标准，也没有具体的管理制度，使得档案管理工作比较随意、杂乱。

（二）档案信息资源的利用率较低

目前，事业单位彼此之间以及与其它组织之间，并没有建立起高效、快捷、全面的信息资源共享平台，致使许多需要频繁利用或者整体利用的档案信息被分散保存，这样不仅加大了信息的误差率，降低了管理效率，同时也给档案利用人员造成诸多不便。比如说人事信息，如果各单位之间保存的信息不一致，会给人民群众的工作生活带来许多困扰和麻烦。

（三）工作人员的综合素质仍需加强

档案管理模式的信息化发展自然也要求工作人员充实信息化方面的知识和技能，但有部分老员工对现代计算机技术、网络信息技术接触的较少，学习起来也非常的吃力，即便有先进的办公设备和管理软件，其个人的工作技能也无法满足工作需求。与此同时，信息化时代让人们对信息的使用和依赖程度大幅度增加，这要求档案管理人员建立起信息服务意识，提升工作效率，以免无法满足人们的信息使用需求。

3 优化事业单位数字化档案管理的具体策略

（一）适度增加预算，提升档案管理的数字化水平

由于事业单位数字化档案管理工作优化发展的重要前提条件是现代化办公设备的完善与升级，因此事业单位应当深入调研，在参照先进数字化档案管理模式的基础上，充分听取技术人员、管理人员的意见与建议，针对性引进符合单位实际需求的现代化办公设备。与此同时，事业单位在经费使用上应编制科学合理的预算，适度增加在信息化、电子化方面的资金投入，尽量持续性更新软硬件办公设施，以实现单位的可持续化发展。

（二）建立健全数字化档案管理体系

从目前社会发展形势来看，档案管理电子化、信息化是其未来发展的主流趋势。所以，事业单位需要构建起健全的数字化档案管理体系，为档案管理的规范化、标准化奠定坚实的基础，同时为事业单位之间、事业单位与其它组织实现信息资源的共享提供支持，以此来有效提升档案管理工作效率、效益，更好地为人们大众开展服务。具体措施主要有：对大量需要整理、归档的文件资料采用双服务器的备份方案；对不同性质的档案资料，实行不同机密等级的安全保护工作；对不同的系统操作权限，安排明确的责任人并严加管理，确保管理工作的严谨性。此外，还应当严把档案信息储存载体的质量与安全关卡，消除软硬件方面的安全隐患，为数字化档案管理工作的顺利进行营造有利的条件和环境。

（三）提升工作人员的综合素质

工作人员是档案管理工作的执行者、操作者，其综合素质会对工作质量产生直接的影响，因此事业单位应当采取多元化的方式，全面提升工作人员综合素质水平。具体包括：1、对部分老员工而言，其最欠缺的便是现代化办公设施的相关知识与操作技能，因此应当针对性展开培训工作，以由浅入深的方式，不断提升他们的工作技能，同时定期进行考核，详细了解的工作人员对知识与技能的掌握情况。其次，建立严格的监督监管制度，对工作人员日常工作情况进行严格的监管，并建立起相应的奖惩措施，激励工作人员不断通过学习提升自身素质，以确保能跟得上工作发展需求。最后，还应加强工作人员服务意识和能力的培养，实现事业单位由管理型到服务型的深度转变。

（四）进一步完善档案管理安全保密制度

在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能會被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。首先，针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。其次，工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。最后，配备专业的技术人员对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。

4 结语

总的来说，档案管理工作关系到我们的日常工作与生活，因此事业单位应当提高管理意识，采用现代信息技术，不断优化与创新数字化档案管理模式，提高档案的利用效率和安全保密性，以此来促进事业单位实现现代化发展，成为优秀的服务型单位。

参考文献

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