杨洋

摘要：学校档案是学校从事管理以及各项教学科研工作和教育监督评估的重要材料，它蕴藏着丰富的信息资源，记载着学校发展的历史轨迹、教育、教学、管理、科研等工作的每一个细节，是学校最为珍视的财富。但学校档案管理在信息化的建设过程中仍然存在着一些问题。档案工作如何快速适应新形势需要，积极寻求创新发展之路，是迫切要解决的问题。

关键词：学校；档案管理；规范创新；信息化建设

学校档案是广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在学校工作中起着承前启后的作用，分析利用学校档案，能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。因此，档案管理工作是学校管理活动的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。

一、学校档案信息化建设的现状

目前各学校档案信息化水平参差不齐，档案信息资源开发和数据库建设严重滞后，主要表现在：一是学校档案信息化建设观念相对落后。一些领导对档案工作重视不够，思想认识不到位，档案意识淡薄；二是学校档案管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要。三是学校档案信息化建设缺乏统一的标准规范。在电子文件归档方面，各学校产生的大量电子文件，大都未作为档案进行系统化的处理，且缺乏统一的规范标准和完善的管理制度，造成了许多宝贵的信息资源散失。四是档案管理人员素质不高。缺乏专门的档案管理人才，管理人员缺乏档案管理的专业知识，对档案工作重要性认识不够，缺乏积极性和主动性。计算机应用水平和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。

二、档案管理的规范创新与信息化建设路径

（一）创新管理理念。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

（二）健全档案管理制度，完善档案管理体系。根据国家有关规定，在结合学校自身情况的基础上，制定出一套科学完善的档案管理规章制度及档案管理机制，建立起档案工作的责任制度，使档案管理工作做到照章办事和按规操作。建立系统完善的《档案管理工作规定》、《档案利用制度》、《综合档案室工作职责》等制度，使档案管理工作形成一套完整的体系机制，从而促进学校档案管理工作良好发展。

（三）加强档案管理信息化建设，提高档案管理的规范创新。档案管理信息化建设是今后档案管理的必然趋势。首先，建立网络档案系统，在系统内建设数字化综合应用平台，为开展档案信息服务创造条件；其次，要加强对电子文件的管理，统一文件格式，提高数据的通用性和可靠性，同时要做好归档电子文件的技术处理工作，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，保护电子文件的原始信息；最后，要解决好归档电子文件的保存问题，要定期对电子文件进行复制，防止信息的损坏和丢失。

（四）加快馆藏档案数字化进程。结合学校档案馆馆藏情况，优先对重要的、急需保护的档案和利用率高的档案，包括历史档案、需要抢救的纸质档案（字迹模糊不清晰、图纸等）、照片档案、声像档案以及利用率较高的学籍档案等进行数字化加工，建立数字化加工的技术标准，规范数字化工作流程，确保档案信息资源（纸质档案、磁盘、光盘和网络数据库等）著录格式、数据指标、文字符号表达与转化等的标准化、规范化，实现馆藏数字档案与电子文件归档后形成的电子档案的集成管理与统一存储。

（五）对电子文件进行归档管理。在对电子文件的档案属性进行确定后，要把应该进行归档的电子文件从网络存储器中拷贝或者刻录到可脱机运行的存储载体中，以确保文件的长期存储。如果要对通过存储载体传递的电子文件进行归档的话，就要做一些必要的认证及辅助性工作，把电子文件进行双重备份，一种备份成纸张形式，一种备份成数字化载体的方式比如光盘等，并对这两种方式进行分别归档管理。一套交由档案管理部门进行统一保管，另一套则由相关的部门进行保管。为保证电子文件的真实性，对归档的电子文件的格式也要有要求，文档文件应该采用DOC或者TXT格式的，数据文件应该用DBF格式的，图像文件应该用JPG格式的。

（六）案管理工作的互动性。在网络环境下要进一步突出档案工作的互动性，使档案管理部门与使用者能够实现及时的沟通，了解档案使用者的所想，以便对档案工作进一步改进。要利用好论坛、QQ群、微博、微信等形式，积极与使用者进行沟通，积极建立读者信息反馈机制。在网络环境中，要广泛应用推广OPAC（联机公共目录）系统服务，为档案使用者打造互动的平台。同时，要进一步与其它档案馆进行联动，实现档案资源的充分共享。充分利用好校园网、校域网、城域网，增强与其它学校档案馆的协作、相互整合，形成更大的档案资源，提高为档案使用者服务的实效性。

（七）推进档案数字化和资源共享。资源建设是档案信息化建设的核心内容，要结合这个中心开展其他工作，要将档案数字化和资源共享作为工作重点。首先，逐步推进档案数字化建设，按照相应原则，科学编制工作计划，强化监督检查工作，以便顺利开展档案数字化工作；同时，在用户使用需求得到满足的基础上，还要构建档案数字化目录，投入相应人力、物力和财力资源，各部门协同工作。此外，实行纸质和电子文件双归档制度，并关联并存规定范围内的文本和图形文件，实现档案全文检索。其次，要逐步推进档案信息资源共享，结合相关标准，统一构建档案信息管理系统，有机融合本系统和办公系统，在网上操作信息的生成、整理和归档全过程。

（八）加强基础设施建设。学校加强档案信息化建设中需要的基础设施包括计算机设备、网络传输与其他的信息辅助措施，这是最为基本的设施条件。在档案信息化建设的过程中，需要根据实际情况的需要为档案室配备扫描仪与档案信息化管理的软件等措施，档案管理的过程中需要建立上电子档案室，实现电子文件信息的采集与管理，档案信息管理软件需要具有采集、存储整理、利用等功能，保证档案信息管理的顺利进行，因此，在档案信息化管理的过程中，需要不断地加强基础设施的建设。

（九）加强学校档案信息安全保障体系建设。档案信息的安全性是档案信息化建设的关键，档案部门应把档案信息的安全放在突出的位置，加强对档案信息管理系统和硬件设备的管理，做好对档案信息数据库进行定时的异地备份工作，确保档案管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。在内部管理系统中，档案部门应制订电子档案全过程管理制度和信息安全责任制度，设置不同的工作权限和查询权限，加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保不同权限的人查看不同档案内容的信息。

【参考文献】

[1]高继莲.浅析新时期学校档案管理[J].档案天地，2012（04）

[2]黄夏基.档案信息化建设和档案管理研究[J].山西档案，2014（06）

[3]张建国，张英彩.关于档案信息化建设中几个问题的思考[J].山东档案，2012（13）