四川广播电视大学　吴雨桐　雷达　陈薇　王洪海



探析有效提高现代企业组织管理沟通的途径

四川广播电视大学吴雨桐雷达陈薇王洪海

摘 要：沟通是现代企业组织赖以生存的重要手段和方式，每个企业、组织在正常交流、有效提高组织效率的过程中，必然离不开组织间的有效沟通。企业组织高层下达任务、命令、指示，企业组织中层落实上层交办的任务，企业组织一线实施来自企业组织上中层的任务、命令、指示，乃至将一线信息完善地反馈给上中层，这都离不开有效的管理沟通。因此，组织成员之间良好有效的沟通是提升组织效率的切实保证，企业管理者与被管理者之间的高效、有效沟通被称作企业组织长足发展的有效动力。

关键词：有效企业组织管理沟通

在现代化信息技术日益快速发展的今天，企业组织以各种方式发生着翻天覆地的变化，小企业发展成大企业，大企业发展为更为壮大的企业，组织结构和人员结构也相应的发生着变化。面对这样多元化、复杂化的发展趋势，企业组织内部及外部的各种环境也变得相应负责。由此导致了企业内外部沟通交流过程的困难。

目前,企业组织的管理沟通普遍不容乐观,主要表现在以下两个方面。

第一，企业内部各部门之间根据各自的经营业务目标，各自的利益和不同的观念角度，导致各部门间在维护自身利益的过程中引发沟通障碍和沟通不畅。

第二，企业内部各部门在收集信息以及传递信息的过程中，由于所理解的意思不同，表达方式不同，在传递信息时往往会出现信息的“变味”。特别是在上传下达、下文上走的过程中，以及企业组织外部信息流入企业内部的过程中，都会出现信息传递错误的现象，这就造成了管理沟通障碍问题。

鉴于此，本文旨在寻求一套提高组织沟通的方式，以解决上述问题。具体的组织沟通方式如下。

1　组织内部的沟通方式

1.1指示与汇报

指示一般是指在一个企业组织中，各部门及工作人员在工作的过程中，组织决策层通过书面或口头的形式将决策下达到下级组织或部门的一种沟通方式。指示属于下行的沟通方式。通常情况下，决策层会通过正式或非正式两种方式作出指示，正式指示采用书面指示的形式，而非正式指示采用口头形式。正式指示更多的应用于上级管理部门对下级管理部门，而非正式指示则多应用于企业组织内部。

汇报一般是指在一个企业组织中，各部门及工作人员工作的过程中，下级向组织上级汇报思想动态、工作流程、工作安排及工作动态。这是上行沟通，即下级通常通过正式或非正式两种方式作出的汇报工作。正式的汇报通常以书面汇报形式，而非正式的汇报通常是口头形式汇报给上级。这两种方式都多用于企业组织内部。有些汇报不仅仅要用书面的形式，而且还要加上口头的方式，如政府的工作报告等。有些汇报则只需要书面或口头的。不同的组织，其对于汇报方式的规定是不同的。

1.2会议与个别交流

组织沟通最重要的方式就是通过会议或者个别交流进行沟通。会议沟通方式是正式的一种沟通方式，通常是企业组织内部进行业务交流、思想动态交流、目标管理交流、绩效管理交流最重要的方式。通过会议，企业组织内部可以根据部门所提出的不同观念进行公开讨论，通常是实现企业既定目标最根本的一种交流方式。在会议过程中，各部门将本部门的工作进行汇报，提出问题通过会议进行协商解决。比如酒店企业，每周定时至少开一次行政办公会议，会议主要就本周内需要承接的业务在会上做通报，各部门针对会议接待任务进行工作布置，这往往是酒店行政办公议会最主要的工作之一。另外，酒店行政办公会议往往也是酒店发展思想、发展理念、发展趋势、发展走向最根本的一种沟通方式。

个别交流通常是组织内部各层级之间进行私下沟通的一种常见的方式，个别交流是非正式沟通的一类，是有别于正式沟通的一种常用沟通方式。在个别交流的沟通方式中，一般情况下，人们更能在个别交流的过程中吐露真言，进行心灵的交流。若在正式沟通的场合不能直接说的话和表达的意志，那么通过个别交流的方式就能够达成最好的沟通效果。

1.3内部刊物与宣传告示栏

对于许多规模较庞大的组织而言，各成员间很难坐到一起召开会议，也很难通过个别交谈进行沟通，那么内部刊物就是一种较好的替代方式。不同的组织，内部刊物的形式、周期、反映的内容差异很大，所以沟通的效果也就千差万别。

宣传告示栏是企业上层决策组织将组织意志推广宣传给整个企业的一种沟通方式。宣传告示栏是将企业的企业文化、企业动态、企业发展方向以宣传栏的形式告示给企业员工。目前，企业宣传告示栏是大型企业做企业文化很重要的一种宣传沟通形式。然后，随着现代信息化技术的日益发展，互联网技术也运用到企业内部组织管理中，以前的实物宣传告示栏在逐渐减少，取而代之的是电脑网络化发展，也就是将企业的实时动态在电脑网络中实时更新。

1.4意见箱与投诉站

在企业组织中，往往会出现各种各样沟通不畅的问题，如领导指示和下属汇报的过程中，可能会由于表达方式不同而产生“误会”。特别是下属汇报这个环节，通常情况下，下属难以将本意上传到领导层或者是传到领导层但“味道”有变，则可以通过意见箱这种沟通方式将真实想法上传到领导层。

1.5领导见面会与群众座谈会

领导见面会与群众座谈会是企业组织为了更好的了解企业职工的思想动态、工作情况、业务状态而召开的会议，是一种正式与非正式沟通两种方式都运用的沟通方式。领导见面会是让有思想、有想法的部分员工同领导一起召开的会议，是一种由下而上的沟通形式。而群众座谈会，通常情况下上级领导是沟通的主动方，而领导见面会则是应下层的要求而进行的沟通。

2　组织外部的沟通方式

组织是生存于一定的环境之中，除了要进行内部沟通以外，还必须处理好与其周围的公众、同业者、政府，以及供应者和消费者的关系，有效地同其他组织进行业务往来和合作，并进行必要的沟通。组织对外沟通的方式和内部沟通方式有很大的不同，大概可以分为公关、CI策划、商务谈判等几种沟通方式。

2.1公关

公关作为组织对外沟通的一种最基本最重要的方式，是组织处理好与顾客、供应者及经销者以及新闻界关系的基本方法。主要是通过组织与顾客等其他公众之间的信息交流与沟通来实现的。这种方式中又可以采用多种具体的方法来达到目的。如可以用产品展示会的形式向公众传递产品的有关性质，并接受顾客对产品的评价；可以利用电视、报刊等各种媒体进行广告，或者通过征信的形式接受公众的反馈；还可以通过召开记者招待会的形式促进组织与新闻界的沟通等。

2.2CI策划

CI策划是企业根据实际需要有目的的进行形象塑造和宣传的系统工程。在商业经济时代高速发展的当下，企业导入CI的目的，是通过策划、制定和传播出自己的理念识别(亦称MI)、行为规范(亦称BI)、视觉识别系统(亦称VI)，以便在市场中赢得显著而长久的竞争优势。企业导入CI系统，可以塑造良好的企业形象，可以促进企业在市场中进行有效的品牌运作，从而提高企业的市场竞争力。企业形象战略的实施可以有效地使企业集团中各部门、各下属机构之间相互沟通与认同，相互协作与支持，从而最大程度地发挥出协同效应，减少内部损耗。塑造良好的企业形象将促进社会各界对企业的了解、信任和好感，有利于企业应对社会各个方面的问题。

2.3商务谈判

商务谈判是指人们为了协调彼此之间的商务关系，满足各自的商务需求，通过协商对话以争取达成某项商务交易的行为和过程。商务谈判是企业实现经济目标的手段，是企业获取市场信息的重要途径，是企业开拓市场的重要力量。

3　有效提高现代企业组织管理沟通的途径

组织要想提高沟通的效率，必须根据组织特点和具体的环境条件，选择并设计合理化的沟通渠道，并采用恰当的沟通方式，再针对影响组织沟通的因素采取具体的对策。

3.1合理的沟通渠道和方式

一般说来，合理的沟通渠道和方式是企业组织获得准确且可靠信息的重要来源渠道。正式的沟通方式和非正式的沟通方式在哪种场合运用显得尤为重要。首先，通过需要在正式、庄重场合获得的信息编码应该运用正式的沟通方式；在某些隐蔽或是在正式场合不利于良好沟通后所得的及时信息编码则应考虑非正式沟通方式。其实两者相比较，在非正式场合中的沟通方式，往往是组织领导层或是接受者最容易得到可靠性高的信息源。在现代企业组织管理过程中，一定要注意这两种不同的沟通方式的选择，只有将这两种方式适当的运用，才能最终达到预期良好沟通的效果，从而可以促使整个企业组织向着更好的方向发展。

3.2建议和质询制度

在现代企业组织中，通常用建议箱这种方式能够让前沿或基层信息传递到现代企业组织上层，这是一种有效的沟通方式。许多较好的企业都是通过此种方式来获得员工的思想动态、工作动态信息，目前也被许多大中型企业所推崇。此种沟通方式能够减少企业组织内部沟通障碍，更能有效的提高企业组织内部的信息沟通。

许多较好的方案是给予所提建议已被实际采用的雇员以报酬，并且提供每一项建议得到如何评价的反馈。通常可付给简单建议少量酬金。对于一种可给公司带来大量盈利的技术性的建议，通常按照预计盈利的百分比付给酬金。不用因长期停产付出巨大代价就以完成设备维修的建议是这方面的一个例子。当对被采用的建议进行大张旗鼓的宣传时也可以加强下行沟通，因为雇员接收到了希望何种革新类型的信息。

在现代企业组织管理过程中，与建议制度相对应的是质询制度。该制度多是企业收集到员工的建议或意见后，以一种正式的方式答复员工的制度。质询制度是企业组织内部信息接受者与信息被接受者有效沟通交流的一种高效的方式，在大多数企业中都有所运用。

3.3主管人训练

良好的沟通是一种奇妙的、内在的艺术吗？能够对上级进行训练，使之更有效地同下属沟通吗？有证据表明，适当的训练能够改进主管人的沟通技能。我们需要注意技能一词在这里的特殊作用。模糊地讲授沟通的重要性绝对不能告诉主管人如何更好地进行沟通。分离出特殊的沟通技能并给予上级实践这些技能的机会将会收到积极效果。在如何处理棘手的问题方面，信心十足的主管人将能够更好地掌握社会情感和任务要求之间的平衡。

有效的训练方案通常用录像形式介绍正确处理典型的沟通问题的模型。然后由主管人对问题进行角色扮演，当他们表现出有效的技能时，训练人将对其进行强化。

3.4雇员调查和调查反馈

雇员调查工作是一项由企业组织上层管理者为了了解全体员工的工作动态及思想动态而设置的一种企业沟通制度。调查专家必须以一种易于被管理部门译码的方式对结果进行概括总结。

当调查结果反馈到雇员时，随着管理部门的答复和任何变革计划，将加强下行沟通。调查反馈向雇员表明，他们的评论已被管理部门听取和考虑。作为对调查所关心的问题的答复，变革计划表明了对进行双方沟通的一种赞助。

参考文献

［1］ 张乐明.企业管理沟通的改善策略［J］.中国高新技术企业，2012（01）.

［2］ 丹尼尔·A.雷恩.管理思想的演变［M］.中国社会科学出版社，2000.

［3］ 杨洁.沟通——在企业管理中的重要地位［C］.第三届中国质量学术论坛论文集，2008.

中图分类号：F270

文献标识码：A

文章编号：2096-0298（2016）05（a）-044-02