苏和内蒙古自治区鄂尔多斯职业学院

基于“五常法”的高职档案管理模式探讨

苏和
内蒙古自治区鄂尔多斯职业学院

档案管理是高职管理中的基础工作，目前正在朝着规范化、制度化、现代化的方向进行发展，为了实现这样的目的，就需要将“五常法”应用到高职的档案管理中，针对档案管理的具体特点来开展工作，从而提升档案管理的科学化和条理化，从而促进高职档案的高效开展。

五常法；高职档案管理；模式

高职院校在工作开展中，除了要做好教学工作以外，还需要注重教学档案的整理工作。档案管理工作开展的科学与否是衡量教学管理开展的质量、水平以及绩效的重要依据，但是目前许多高职院校在开展档案管理工作的时候，存在着不收集、不管理的现状；档案整理起来也往往是束之于高阁，并不加以利用；在进行档案管理的时候，往往是以人工工作为主，这样就会降低档案管理的效率。基于此就需要将的“五常法”的档案管理模式应用起来。

一、高职档案管理模式的常见弊端

目前高职档案管理工作水平还存在着较大的弊端，管理质量参差不齐，具体表现在以下三个方面：

1.高职院校的档案管理工作是处于一种边缘化的状态

国家在颁布的《高等学校档案管理办法》中规定，学校行政部门要注重档案管理的工作。但是目前地区的高职教育过程中，依旧是以教学工作为主，而对档案管理工作不重视，而地区人民政府对高职院校的档案管理工作也不重视，因此高职院校在档案管理过程中受到的指导就比较有限，往往会在档案管理过程中出现各自为政、自行探索的状态。

2.高职院校档案管理机构缺乏独立性

尽管说目前一些高职院校已经建立了专门的档案保管机构，也就是综合档案室。但是这些管理室成立的时间并不长，没有形成自己的独立管理模式，档案管理人员也都不能直接参与到学校的重大决策的制定过程，因此档案管理也缺少一定的权威。而且，档案管理人员除了需要对档案进行整理以外，还有一些其他的工作，这样就不能及时开展档案管理工作，这就会影响档案管理工作的效率。

3.档案管理人员的素质不高

民办高职在管理过程中，往往希望低投入、高回报，因此人员在进行事务安排的时候，往往身兼数职，档案管理工作往往是由各系的秘书来进行管理，但同时秘书还有处理日常教学事务、行政事务等多方面的内容，这样就造成档案管理人员的工作内容教学繁重，因此就缺少时间和精力进行学习，因此高职档案管理人员的素质就较低，这就会为档案管理工作带来一些不利的影响。

二、创新管理模式，开展“五常法”管理的必要性

1.“五常法”管理的基本理论

“五常法”是一种现代化的管理方法，是由香港的何广明教授于1994年提出来的，分别指常组织、常整顿、常清洁、常规范、常自律。常组织是指需要对完成任务的物品进行整理，将必需品和非必需品分离开来；常整顿：是指要将必需品放在容易获取的地方，这样就能提升工作的效率；常清洁：是指需要经常对工作场所和使用的物品进行清理，对灰尘、污垢进行处理，从而保持工作环境的美观性；常规范：就是指需要将常组织、常整顿、常清洁的过程当做是一种的工作习惯，形成自己的工作方式；常自律：主要是指员工在工作过程中需要遵守规章制度，并且对自身的行为进行约束，形成良好的工作习惯。

2.“五常法”应用于高职档案管理的必要性

当前，高考人数在逐年递减，因此高职院校的生源在不断较少，为了吸引学生报考高职院校，就需要高职加强其内部的管理，提升自身的软实力，这也是未来高职院校需要努力的方向。“五常法”对档案管理的优势已经逐渐凸显出来，因此高职院校就需要将“五常法”引入到其自身的档案管理过程中，促进档案管理的科学性、条理性，营造出良好的档案管理环境，规范化档案管理的过程，这样就能提升档案管理的效率，在档案管理中遇到一些问题也能够积极进行解决。

三、应用“五常法”进行管理的档案管理模式探讨

将“五常法”具体应用到高校的档案管理过程中，具体从以下五部分来进行开展：

1.常组织

在进行档案管理的过程中，需要对一些必需品和的非必需品来进行划分。首先，需要对办公区和借阅区进行整理，保证办公桌上的整洁有序，在桌面上只摆放一些经常使用的物品，比如电脑、文件夹、打印机等，办公桌面需要保持干净，在文件柜中的物品需要摆放整齐，桌面保持无灰尘。对借阅区的物品进行定期清理，对于一些不需要的物品需要及时移走或者入库，营造出良好的阅览环境；其次，是对档案进行分类处理，一些不必存档的文件就需要及时进行处理。要做好文件的转移工作。档案要分类摆放，不能随意凌乱摆放，这样就能保证资料的安全。

2.常整顿

对档案整理过程中，需要对档案进行分类整理，从而提升档案整理效率。对文件进行分类整理，对每个文件都编上可查询的文件号，然后输入到计算机检索系统中，这样就能保证检索文件的快捷性。在对珍贵文件可以进行扫描，这样就能实现数字化的加工，提升档案利用的效率。

3.常清洁

档案管理中的清洁工作，首先就需要做到“防尘”，同时还需要保证档案管理环境无垃圾。在做清洁的过程中需要全方位处理，从上到下，从里到外对档案室进行全方位的清洁处理，定期对密集架、档案柜进行处理，从而营造出一个良好的工作环境。

4.常规范

档案管理人员需要养成规范的档案管理习惯，做好清洁、严禁烟火，做好档案室的通风、排气工作，还需要避免卷宗受到虫蛀的影响，档案管理人员要形成科学高校的工作习惯，制定量化的考核制度，对管理人员的行为进行规范。

5.常自律

管理人员需要对自己的行为进行约束，养成自律的习惯，档案馆无论何时都需要保持有序、干净，给人一种美好的形象，用积极的态度来对待自己的工作，养成随时整理档案、随时清洁的习惯。

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