苏伊

摘要：电子档案管理是信息技术高速发展的必然产物，对于档案管理工作者必须要与时俱进学习电子档案管理的具体方法。本文首先分析了电子档案管理中存在的主要问题，然后详细讨论了相应的解决对策，旨在为相关档案管理工作者提供参考。

关键词：电子档案；档案管理；管理对策

一、电子档案管理中存在的主要问题

在档案管理系统，电子档案的管理方式已经取代了传统的纸媒档案管理方式，这种新的高科技的档案管理方式来提高工作效率的同时，也引发了一些新的问题。其主要问题有以下五个方面，以是电子档案管理规范的内容与电子档案管理工作的匹配度较低，无法对其工作进行有效的指导和约束；二是电子档案的管理软件参差不齐，不利于不同档案管理部门之间进行档案调动工作；三是电子档案的保存质量有待于提高，出现过档案存储磁盘消磁而无法读取信息的案例；四是电子档案的信息安全，在虚拟空间上的信息因为计算机操作失当而造成信息的销毁，这严重影响了档案管理的质量；五是档案管理工作人员的职业道德素质和电子档案从业能力有待于提高，传统的档案管理能力已经无法满足当下电子档案管理的需要。

二、电子档案管理的改进对策

（一）制定科学合理的电子档案管理规范

科学合理的电子档案管理规范是解决当下电子档案管理问题的关键。电子档案的突出特点是信息含量大，信息分类清晰而明确，所以在电子档案管理规范的制定过程中一定要将管理工作细化到每个环节，不论是档案的建立与处理，还是档案的保管与更新都要进行详细的规定，从而能够有效避免客户信息的丢失或者信息录入错误以及恶意篡改客户信息，进而保证电子档案的真实性。通过建立健全电子档案管理规范，有效地对档案管理的相关工作人员的工作行为进行约束，对档案管理部门的职能进行有效限制，从而为电子档案管理工作营造一个良好的环境。此外，为了能够为档案原件提供更好的保护，要优化电子计算机以保证软件的兼容性，要完善网络系统保密验收方式以保证文件安全，要制定严密的密集电子文件的特殊管理规定，这样能够柜档案文件的原始性和真实性以及安全性进行三维保障。

（二）统一电子档案管理软件

信息技术的飞速发展推进了档案管理等信息化进程，与此同时，电子档案管理软件的升级不同步也成为电子档案调动工作中的主要问题。为次，要对档案管理软件进行统一管理，在同一时期内，档案管理系统的软件要同同一种类型的同一个版本，从而能够有效避免不同电子档案管理系统中无法调入调出档案的现状。在具体的工作开展上，首先要有政府相关部门对档案管理部门进行档案电子化进程的监督，同时要有信息技术指导来指导其电子档案管理软件的学习；其次，档案管理部门要对自己的档案管理工作人员进行实时培训，坚决杜绝一劳永逸的思想，要随着软件的升级而持续性地学习，树立终身学习的理念。此外，要在具体的工作经验当中分析决定，不同种类文件的规格和画质要求，从而方面不同电子档案系统进行文件交流，进而避免不必要的档案电子文件格式转换而增加工作量。

（三）提高电子档案的保存质量

电子档案的保存主要分为两个层面，一是物理层面，即对电子档案的光盘和磁盘等进行保存。这些光盘或者磁盘是有化学材料制成的，在不同的温度和湿度以及磁场中会发生不同的化学变化，例如，高温下容易变形，强磁场中会消磁，其结果都是一样的，即磁盘信息无法读取。为了提高电子档案的保存质量，要对其物理环境进行保护，具体的保护方法可以参考光盘或者磁盘的使用说明书。科学技术和信息化程度的急速发展下，光盘和磁盘的材料也在发生变化，所以其所需要的适宜的物理环境也在变化，保存时要严格按照相应的说明书来进行。二是信息安全层面，即保护档案文件免于黑客和电脑病毒的袭击。互联网在将信息在虚拟空间实现信息互通和共享的同时，也将大量信息暴露在公共空间，部门不法分子运用高科技手段盗取个人或者企业信息以威胁其安全。档案管理部门要对档案信息的安全进行全力保障，对档案系统的文件传输技术和文件传输环境进行高度虑化和清洁。

（四）加强电子档案的安全

第一，建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全性隐患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。第二，要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。第三，对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性， 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

（五）提高档案工作人员素质和能力

档案管理工作者素质和能力是保证档案信息工作安全开展的关键因素。在提高档案管理工作者的职业素质方面，要提高其政治修养以增强其社会责任感，进而在具体的工作当中严谨细致；要提高其思想道德素质，从而有效避免档案工作人员泄漏客户信息以威胁客观安全。在提高档案管理工作者的职业能力方面，要提高其信息技术能力和图片处理能力以及信息统筹等专业技能；提升其英语能力，尤其是计算机英语能力，这样有利于其对电脑黑客发送的恶意软件进行识别，对计算机系统的提示进行准确的分析并做出决定。

三、结语

相关的档案管理部门也要对传统的档案管理方式进行革新，制定科学合理的电子档案管理规范，统一电子档案管理软件以便于电子档案在不同档案管理中心的调出和调入，提高电子档案的管理质量，加强对档案管理工作者的业务能力培训。全面建成小康社会，国家的各行各业都要提升一个层次，档案管理部门也不例外，电子档案管理工作的有效落实，有利于提升档案管理工作的质量和效率，有利于各项工作的顺利开展，从本质上符合全面建成小康社会的需要，是全面深化改革的践行。

【参考文献】

[1]韩桂芬.全面提升电子档案管理水平的路径[J].黑龙江档案，2016（01）.

[2]樊风智.电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2014（20）.