王逦琳

【摘要】：高校人事秘书工作对整个高校日常工作的开展有重要作用，而且人事秘书作为连接领导和职工的中间环节，有着不可替代的作用。文章主要分为人事秘书工作的重要性、人事工作面临的新形势以及在这种新形势下人事秘书的素质提升，希望对高校人秘书工作开展提供一些帮助。

【关键词】：人事秘书工作；重要性；新形势；素质要求

高校人事秘书工作是高校人事管理的一部分，对整个高校人事管理有重要意义。高校人事秘书工作，能够将学校、学院、教师连接起来。帮助学院把相关规定传达给下属办公室，也能把下边的意见及时反馈给学院。国家出台有关改革高校人事制度的政策之后，高校人事管理工作和人事秘书工作也做出了相应的调整。在新形势下，高校人事秘书工作的方式和工作内容的变化，对人事秘书也提出了相应的素质要求。

一、人事秘书日常工作

在学院领导和学校人事处的共同指导下，人事秘书主要负责自己所属部门教职员工的人事管理。工作范围包括：接待来访者、传送相关文件、收集和整理档案等。[1]人事秘书的主要工作是：对教职工的职务变化、学历学位、以及教职工在奖惩方面的情况做统计和整理等等。这些工作内容经常是处于变化中的，要求人事秘书对本部门教职工的情况有详细了解。这样才方便更新教职工最新动态。

二、人事秘书工作的重要性

1、当好领导的参谋，做教职工的益友

日常工作中，人事秘书要协助领导做好同各个学院和其他系所之间沟通，完成自己应该做的工作。国家教育政策和高校自身的发展，使得学院的结构出现有一定变化。自人事制度改革之后，高校各學院在人力资源方面的竞争压力有增无减。[2]领导在安排新政策的时候，复杂的学院结构和流动的人才常常使实际情况变化不定。人事秘书在这个时候就显示出较为重要的作用。人事秘书可以尽可能多的收集有用的、真实的资料，以供领导参考。在这个基础上，人事秘书要将这些资料进一步筛选，将那些全面的、能够帮助领导作出决策的资料第一时间递交上去。

人事秘书更多的是负责教职工情况的管理，比如教职工工资、职称等，需要人事秘书组织好相关材料的填写，并对填写材料进行初步审核，将材料整理之后上报给领导。这就要求人事秘书在工作时一定要细心、认真，避免错误发生。人事秘书对教职工的情况要足够了解，才能在审核材料时保证材料的准确性。另外，人事秘书对基层职工要给与一定关怀。职工有困难时，要给予一定帮助。

2、在向人力资源管理转型中发挥作用

2.1落实管理标准化

学校的发展计划，可以分别下发给各个学院，学院将这些计划中的目标责任到系或者教职工个人。这样可以建立起行之有效的标准化管理。而人事工作的标准化建设，主要靠绩效考核。人事秘书要对自己的工作有充分认识，通过一定的管理手段，建立起有效的人事化管理。人事秘书在绩效考核中，首先要对所属部门的量化指标有清楚了解，对教职工信息要进行核对，确保准确无误。其次，考评指标和考评方法要通知到人。只有上下协调一致，才能完成考评工作。最后，对考评工作中出现的不合理的环节，人事秘书要及时向领导反映，确保之后的考评工作中不再出现类似问题。

2.2管理精细化

管理精细化要求人事秘书对教职工的档案材料和教职工在工作中的状态都要给予足够的重视。人事秘书对教职工的材料进行收集整理时，要将教职工在奖惩和学术研究等方面的动态进行详细记录。该入数据库的入库，该立卷的立卷。其次，要对教职工在工作中的精神状态给予关注。鼓励教职工在工作上不断创新。人事秘书手中掌握的教职工信息，一定要保密得当，不能随意泄漏给他人。

三、高校人事工作面临的新形势

1、高校人事工作呈动态开放性发展趋势

高校人事工作在改革之前，工作性质比较封闭。自高校人事制度改革以来，人事工作的竞争有愈演愈烈之势。现行的用人制度去除了职位终身制，一方面使人事工作竞争增大，一方面刺激在岗工作人员不断努力工作，提高自己的素质。各高校根据自己学校的发展状况公开聘用人才，并在其中选出最优秀的人才，与其签订合同，为自己所用。[3]

2、高端人才成为高校人事工作的重要因素

高校在招聘人才时，重点招聘名校高材生以及海外归来的优秀人才。目前各高校都已经建立起能够为自身发展提供动力的人才队伍，而且教科研水平也在不断提升。但是如何突破实际情况中的瓶颈，关键还是在于，拥有世界水平的高素质人才。只有具备了这样一支高端人才队伍，才能在学术和科研上有所创新，带领学校迈上新的台阶，使学校的竞争力不断增强。

3、人事工作的信息化和网络化是大势所趋

传统人事工作常采用纸质。新时代，网络化办公得到普及，大大提高了人事工作的效率。信息化和网络化不仅能节省人们的时间，使信息材料的准确度得到提高，还能增进高校各个院系之间的交流。但是网络化、信息化本身有一定缺陷，可能会对人事工作产生不良影响。比如网络中的病毒和恶意软件对学校人事管理系统进行恶意攻击，导致数据库数据丢失。总的来说，人事工作的信息化和网络化优点大于缺点。而且随着各高校分校区不断增加，要实现各校区之间快速分享数据资源，也只能依靠网络。

四、新形势对人事秘书素质的要求

1、加强学习，提高职业素养

人事秘书要具备良好的表达能力，即书面表达能力和口语表达能力。人事秘书在工作中经常需要向上级领导口头汇报工作情况，这就要求人事秘书逻辑清楚、表达恰当得体、通俗易懂；良好的书面表达能力能让人事秘书在起草文件和演讲稿时得心应手。对国家相关的教育政策和方针的理解要到位，并在起草文件时能够准确表达出来。另外，人事秘书对办公软件要熟练操作，提高自己的工作效率。还要掌握教育学、心理学等知识。

2、树立服务意识，具备良好的道德素质

人事秘书的工作，主要是对领导和教职工所做的服务。[4]人事秘书的工作做得到位，就能鼓励教职工的工作，做的不好，很可能损伤教职工的工作信心。人事秘书要有良好的道德素质。工作中，严格遵守学院规章制度和岗位职责，对上对下都不能欺瞒；交流沟通时，要举止得当、真诚。

3、要有较强的改革创新能力

人事秘书要充分了解国家相关政策、方针，结合学校的实际发展情况，在实际工作中不断让自己的改革创新能力得到有效提高。

结束语：

高校人事秘书工作对整个学校的管理工作有重要意义。人事制度改变，使得人事秘书的工作也必须做出调整。人事秘书自身的素质要不断提高，才能匹配当下人事秘书工作。

参考文献：

[1]张琦琦. 如何提高高校人事秘书管理工作水平[J]. 教育教学论坛，2015，51：21-22.

[2]尹林. 浅议高校学院人事秘书管理工作[J]. 科技创业月刊，2011，10：119-120.

[3]刘丽军. 新形势下高校学院人事秘书工作初探[J]. 大学教育，2014，13：175-176.

[4]靳秋萍. 论人事制度改革背景下的高校院系人事秘书队伍建设[J]. 南京工程学院学报（社会科学版），2011，02：53-57.