摘 要： 当前高校院系行政秘书队伍当中，很多行政秘书人员的素质达不到相应的要求和标准，综合素质参差不齐的院系行政秘书，影响了院系各项基本行政工作的顺利进行。针对这一问题，需要及时采取有效措施逐步提升高校院系行政秘书的综合素质，建设一支高素质的高校院系行政秘书队伍。本文主要从高校院系行政秘书队伍的现状入手，对高校院系行政队伍中存在的问题进行分析，并提出提升行政秘书素质的相关举措。

关键词：高校院系 行政秘书队伍 现状 素质提升 举措

中图分类号：G46 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）07-0220-01

高校行政秘书是高校行政管理队伍中的重要组成部分，是高校基层行政工作的执行者，在校内外的沟通和联系、维持学校内部各部门正常运转方面发挥着不可替代的作用。高校之中往往按照学科性质进行基层单位的设置，院系就是在这样基础上产生的单位，院系行政秘书负责处理院系内部发生的各项综合事务。高校院系行政秘书，是高校院系工作的主要负责人，有效的协调了院系和学校之间的各项工作，为院系学生的正常学习和生活提供了更加便利的条件。高校管理工作在不断的走向完善和成熟的阶段，对于高校院系行政秘书的要求也在逐步提升。

一、高校院系行政秘书队伍的现状

1.高校院系行政秘书的职责

高校院系行政秘书，是各个院系设立的负责处理院系内部中股东综合事务的基层行政人员，对于院系各项工作的顺利进行起到了重要作用。高校院系行政秘书的工作职责主要包括：处理高校院系的日常行政事务，保证经费能够按照规定严格使用，进行院系人事管理和科研管理的相关工作。高校院系在自身经费方面一定的自主权，高校院系的行政秘书在进行日常的行政工作时，牢牢把握节约的原则，需要对院系的各项经费进行合理的控制和管理，保证院系花费的各项支出都能够按照相应的规章制度进行。高校院系行政秘书通常需要制作出日常经费的使用明细表，定期进行公开展示，便于人们进行监督。高校院系行政秘书需要协助相关领导做好院系内部各个教职工的考核工作，同时还需要能够做好科研协调工作，开展相应的科研讲座。

2.高校院系行政秘书日常工作中存在的一些问题

2.1院系行政秘书的综合素质参差不齐

很多高校院系中担任行政秘书的人员并不是秘书或者管理类的专业人才，没有经过较为系统的培训和学习，在进行日常的行政工作时，对于自身的定位不够准确，对于行政秘书的工作职责理解不够明确，因而在解决院系的综合事务时的服务意识不够强烈。行政秘书自身服务意识不强，在面对相关部门的协调和沟通工作、学生的日常琐碎事务时，容易产生烦躁的心理，给学生和其他部门的行政人员留下不好印象。高校院系中的行政秘书依靠自身的工作经验处理日常事务，遇到一些专业性较强的行政工作无法顺利解决，给高校院系行政工作造成一定困扰[1]。

2.2高校院系行政秘书队伍建设缺乏规划

高校院系的行政秘书队伍建设工作不强，没有将其作为一个整体进行考虑，缺乏相应的行政秘书队伍建设规划。高校院系的行政秘书在进行日常的行政工作时，都是作为独立个体进行的，没有成为一个团队集体，缺乏相应的集体意识。缺乏较为完善的发展规划，是高校行政秘书队伍建设中的一个重要问题，在很大程度上制约了行政秘书的发展，给日常行政工作的正常进行造成了一定的阻碍。高校院系行政秘书在各个部门之间较为分散，行政事务处理不够集中[2]。

2.3高校院系行政秘书培训进修的机会少

高校院系行政秘书每天需要面对大量的工作，往往采用的是定岗定编，很多行政秘书轻易不能离开工作岗位，自身的空余时间较少。高校院系行政秘书没有足够的时间进行自身的学习和提升。大多数的高校院系对于行政秘书的培养力度都不够，没有给行政秘书进行专业知识的培训。高校院系行政秘书自身培训进修的机会少，提升自我的可能性也就相应减小，再加上高校往往不够重视，很多行政秘书对于自身的定位较为模糊，影响了高校院系行政秘书的全面发展[3]。

二、高校院系行政秘书的素质提升举措

1.选拔任用时提高标准

想要有效改善高校院系行政秘书队伍中综合素质参差不齐的状况，在进行选拔任用时可以采用提高标准的方式。虽然高校院系对于行政秘书的要求不像一般教师那样高，但是作为学校管理队伍中的基层人员，需要具有较高的秘书专业知识和管理技能。将高校院系行政秘书作为整体来考虑，不仅要注重每个行政秘书的个人素质，还要考虑到人员搭配问题，有效提高行政秘书在日常行政事务管理方面的能力。提高选拔任用的标准，能够在用人之初，就保证行政秘书的能力和水准都处在较高的水平，这样对保证行政秘书满足高校院系行政工作的要求具有良好的意义[4]。

2.加强高校院系行政秘书队伍建设

将高校院系行政秘书纳入学校整体的管理工作体系之中，加强高校院系行政秘书队伍建设工作，逐步提高每个行政秘书的工作能力和行政秘书队伍的整体素质。想要构建出更加科学合理的高校院系行政秘书队伍，就需要对行政秘书的整体发展进行科学规划，为行政秘书提供良好的发展和晋升空间[5]。

3.提供更多的进修和培训机会

高校需要给予行政秘书更多的学习机会和学习空间，让行政秘书能够不断提升自我，增强自身的各项能力。高校应该给行政秘书提供更多的进修和培训机会，制定出中期、长期的培训计划，从政策方面落实保障行政秘书的进修和培训经费。专项技能的培训，可以采用定期或者不定期举办讲座或者交流活动的方式进行。高校可以和其他学校进行合作，给行政秘书提供更多的进修机会。

结语

高校和院系之间、院系和院系之间的各种文件往来、收发，各种工作会议的精神传达，都是高校院系行政秘书需要负责的日常任务。学校发布的各项工作任务，需要高校院系行政秘书进行相应的协调和布置，院系开展各项学习、工作的后勤服务，同样需要高校院系行政秘书认真负责。提升高校院系行政秘书的综合素质是必要之举。

参考文献

[1]邱晗凌，黄兰芳.高校院系行政秘书管理素质研究[J].教育教学论坛，2014（36）：9-10

[2]陈钦澜.关于高校行政秘书队伍建设的思考[J].儿童发展研究，2013（4）：48-51

[3]白泰华.浅谈如何做好院系行政秘书工作[J].职业教育（中旬刊），2014（12）：60-62

[4]姚金泱.高校行政秘书队伍的现状及对策分析[J].才智，2014（16）：19-22

[5]杨春艳.浅析高校院（系）行政秘书的角色定位及素质要求[J].教育教学论坛，2012（39）：26-27

作者简介：梁丹丹（1988.1-），女，汉族，广东揭阳人，东莞理工学院城市学院政法系行政秘书，本科，研究方向：高教研究。