钱坤

【摘要】我国高职院校中利用电子档案建立档案管理已经成为档案管理工作中的重要部分。因此，本文主要从电子档案自身的优势以及应用到高职院校档案管理工作中的策略展开研究。

【关键词】电子档案；高职院校档案管理；应用策略

随着我国科学技术不断地更新并应用于社会各个领域之中，目前，在高職院校中利用电子档案来进行档案管理的方式已经十分常见。电子档案自身的高效、便捷使其在高职院校档案管理工作中具有一定的积极影响。要想让电子档案管理更好的应用于高职院校的档案管理工作之中，就要对其功能和管理方式上加以改善。

一、电子档案自身所具有的优势

（一）有利于工作效率的提升。在高职院校中档案管理员通过应用电子档案在电脑上进行管理，有效地提升了在档案管理过程中的工作效率。在以往的档案管理中，校内管理员要对学生的个人信息进行抄写，并且对于学生信息归档时要用文字记录的形式进行统计和储存。这样的档案管理方式既消耗了大量的人力和时间，又不能保证所记录的档案内容是否准确。因此，档案管理员在运用信息技术进行档案管理时，取代了人工手写的形式，只需要在网上把学生档案里文字资料进行录入，在电脑里进行保存，就能够使档案管理更具安全性，提升档案管理的可信度。同时，电子档案的形式使管理工作变得简单、轻松，促使档案管理员的工作效率有所提升。

（二）提升了档案管理质量。在以往的传统档案管理方式上都是采用纸质档案进行保存，因此对于档案保存的环境和温度又要有一定的限制，如果档案存储的环境过于潮湿、温度过高都会导致纸质档案在质量上出现不同程度的破损或损坏。不仅如此，传统档案管理工作中因为用纸张进行记录，高职院校中学生数量增多，导致记录学生信息时对纸张的需求量增多，给高职院校中档案管理增加了大量成本。在应用电子档案的形式进行管理时，在管理形式上发生了很大的变化，可以不用再考虑自然环境给档案管理所带来的威胁，有效地节约资源，使档案可以在一个长期稳定、安全的条件下进行储存。

二、电子档案应用在高职院校的管理工作中的实施策略

（一）加强对电子档案在具体操作时的监督机制。高职院校中的档案管理员在完成对学生电子档案的建立后，要定时对电子档案进行监督查看，对档案信息中所出现的异常现象要及时地解决。同时，高职院校要加强对于档案管理的监督工作，档案管理员要严格遵守电子档案的操作流程，对学生信息进行整理、鉴别和归档。例如：档案工作者在实际建立电子档案时，要对每一份学生档案文件编制一个唯一的分类号、档案编号和相对应的文件夹，这样管理员在工作需要中查找某一个学生的档案时，只要在电子档案中输入文件分类号或者档案编号就能够准确地查找，同时也便于管理。这样的做法能够使管理工作者在实际工作中把出现的状况减少到最低，对高职院校中档案管理工作起到实质的帮助。另外管理人员在建立电子档案的存储格式上要统一，以防止档案格式不兼容的情况。

（二）加强档案管理人员队伍建设。高职院校在选用管理人员进行电子档案管理时，在看中管理者自身的工作能力的同时，对于其思想道德品质要格外重视，要定期对电子档案管理人员进行思想道德理论学习和电子操作技能上的培训工作，让这些管理者在掌握较高的电子管理技能外，又能够拥有一个良好的品信操守，防止有些档案管理者为了自身利益，把学生的档案信息进行外泄，给学校管理制度和学生自身的安全带来威胁。

（三）加强档案储存和网络安全性监管。管理员在建立电子档案的同时，首先要确认电脑设备是否处于安全状态，要定期对电脑设备进行更新、升级，以防止电脑因系统版本过低而影响档案管理工作；档案管理者在建立电子档案的时候要做好备份工作，防止在建立过程中出现断电的现象使档案丢失；学校要对建立档案的电脑安装电子防火墙装置，对于电子档案的防护起到很好的作用。同时，学校要定期对校内计算机进行防护和安全检查，防止病毒和黑客的入侵来损坏电子档案所存储的信息。

（四）重视电子档案的重要作用。高职院校的领导者要充分重视运用电子档案进行管理的重要意义。因此，在档案管理上面，领导者要积极引导档案管理者转变传统观念，提高对于档案管理的创新认识。同时，领导者要做好利用信息技术管理档案的宣传工作，对于以往纸质管理档案的模式要进行更替，不断创新和完善电子档案的归档工作，切实提高档案管理者在实际工作中的工作效率。

三、结论

电子档案应用于高职院校的档案管理工作上面足见成效，使管理人员在进行档案管理和查找方面更为实用、便捷，极大地提高了档案管理者的工作效率。伴随着档案管理技术不断地发展，电子档案管理在应用方式上还有待创新、完善，将它独有的技术优势在管理工作中发挥到最大。

【参考文献】

[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案，2012（3）.

[2]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊，开封教育学院学报，2009（03）.

[3]浅谈电子档案在高校档案管理中应用的利弊，开封教育学院学报，2009（03）.