张伟 陈伟

摘要：教材是高等学校开展教学活动的重要载体，但由于传统管理模式的滞后，导致教材管理效率和准确性不高。本文首先分析了传统教材管理模式存在的问题，然后借助信息技术手段开展了解决这些问题的实践探索，并在实践反思的基础上进一步提出了优化思路。

关键词：教材；信息化管理

中图分类号：G434 文献标识码：A 论文编号：1674-2117（2016）08-0103-04

传统教材征订环节剖析

由于传统管理模式滞后，导致在教材征订过程中问题重复，而教材管理流程不清晰、效率低下以及准确性不高反过来又是制约教材管理水平提升的主要因素。为了推进教材管理的信息化，我们将从教材征订的流程入手，依次分析传统教材征订过程中存在的问题。

1.下达教学任务

学校的教学任务落实后以Excel电子表格形式发给任课教师，以便于任课教师指定教材。而任务下达主要是通过邮件等点对点传送的形式，效率较低。

2.教师搜索教材信息

任课教师接到教学任务后，需要在出版社、当当网、卓越网等网站中搜索，筛选出所需教材，费时费力。

3.教材信息填报

任课教师选好教材后，需要把教材信息包括教材名称、作者、ISBN、出版社、版次、订数等关键信息填报到教学任务单中，这个环节的出错率很高，如出现信息漏填、错填、教材漏报、订数有偏差、ISBN号格式多样等问题，给教材采购带来很多困难。

4.汇总及审核

教务员要对教师上报的教材信息进行汇总并进行形式审核，此环节浪费时间和精力，而且对教材的审核也不够深入，很难监控教材的质量。

5.教材采购与发放

教材审核完成后下单采购，但由于没有物流跟踪，任课教师既看不到自己所选教材的采购进程，也不能及时得到出版社关于教材有无等方面的回告信息，一旦有突发状况，又将重新报订教材，延长了采购时间。在教材发放环节，需要自行制作教材发放单，容易出现数量误差，导致教材库存越来越多。

教材信息化管理系统的功能设计

在传统教材管理模式下，教材征订给教务管理带来了很大压力，需要付出很多人力，但最终还是会有各种问题存在。为了提高教材管理效率和准确性，理顺教材征订流程，我们立足本校实际情况和需求，开展了教材信息化管理，该系统的功能设计主要包括四个方面。

1.数据同步功能

教务管理系统是教学活动的数据源头，包括课程名称、授课班级、班级人数、任课教师等，为了确保数据的准确性，教材信息化管理系统需要与教务管理系统保持数据同步，这是解决目前存在的问题的关键。

2.教材指定功能

根据已经下达的教学任务，任课教师可以在教材信息化管理系统中自行指定所需教材，也可以自行添加讲义、教学参考等资料，但为了保证教材基本信息的准确性，教材信息库的建设是前提，应准确记录教材名称、作者、ISBN、出版社、版次等关键信息，以避免教师错误填报信息。

3.教材审核功能

审核环节必不可少，学院课程归属多样，如大部分公共课程归属基础部、专业课程归属教学系部、部分课程归属到教师个人等，因此教材信息化管理系统要能够灵活设计审核权限，如设置院系多级审核、根据课程归属审核、根据教师归属审核等，审核权限指定到人，保证审核质量，监控教材质量。

4.教材发放与核算功能

教材核算是教材管理中容易出错的环节，在教材信息化管理系统中也设计了发放与核算功能，根据班级和学生个人分别制作发放与核算数据，领取教材时，应经学生本人确认，力求做到每位学生的教材核算准确而透明。

教材信息化管理系统的实践探索

基于教材管理的实际需求，我院联合某信息技术公司推出了教材信息化管理系统，经过三年的实践，学院教材信息化管理水平有了明显提升，现将实践经验介绍如下。

1.与教务管理系统对接，保证唯一数据源头

教务管理系统是学校开展教育管理信息化的核心系统，教材信息化管理系统中的课程信息源自教务系统中的教学任务，教学班级信息源自教务管理系统中的班级学籍信息，学籍管理随时会有休学等异动，这些异动信息也会实时同步到教材信息化管理系统中，保证教材订数的准确性，以实现教材零库存的目标。教师信息源自教务管理系统中的师资管理，教材信息化管理系统中的教师信息一一对应教务管理系统中的教学任务，通过权限设置，教师登录教材信息化管理系统后，无需搜索等操作，就能看到自己名下的教学任务，直接指定教材。

教材信息化管理系统与教务管理系统对接，有效解决了传统教材征订过程中出现的班级订数等数据准确性不高、教学任务有遗漏、库存越来越多等问题，提高了教材管理效率和准确性。

2.创建教材信息库，实现教材信息零误差

正如上文所述，在传统教材征订过程中，教师在接到教学任务时需要上网搜索所需教材，然后把教材信息填报到教材征订单中，在这个过程中很可能会出现ISBN等信息不完整等问题，给教材采购带来不便。我们通过创建教材信息库，明确标注了每一本教材的关键信息，包括名称、作者、出版社、ISBN号、获奖情况等（如图1），教材信息库会随着教材的出版陆续更新，也会因为教材出版时间久远或指定次数少而淘汰出教材库。教师在指定教材时，直接进行教材检索，然后指定即可。当然，如果教师没有检索到所需要的教材，可以自行添加教材、讲义等，管理员会对自行添加的教材信息的准确性进行审核。教师只要不修改教材的基本信息，也就不会有教材信息遗漏、不完整等问题发生，保证了教材信息的准确无误。

3.特选功能，保证教材指定与审核不遗漏

由于教材征订涉及所有的任课教师，而且每位教师对教材征订的态度不同，有些教师认为该课程不需要教材，有些教师则至少需要两本教材，所以为了保证数据不出差错，我们专门设计了解决办法，即“进度报送”。教材信息化管理系统对教材指定进度进行实时备注：把不需要教材的课程数量、需要教材的课程数量、已经指定教材课程数量以及未指定教材课程数量实时呈现出来。如图2所示，学院某学期共开设739门课程，其中不需要教材的课程有273门，需要教材的课程有466门，这些进度报送可以实时呈现教材指定和教材审核进度。另外，审核人按条件筛选也有助于实时掌握每个专业、班级的教材指定情况，有效保证了教材指定与审核的不遗漏。

4.针对教研室、系、学院设置三级审核，实现教材质量监控

为了提高教材的审核效果，且不只停留在形式审核的层面，发挥专业特色，我们提出了逐层审核机制，即在教材信息化管理系统中根据需要设置三级审核，层层把关，保证教材质量。三级分别是教研室主任或专业负责人、系部教学副主任和教务处教材管理员。另外，计算机应用基础、大学生心理健康教育等课程，也直接把教材指定和审核权限归属个人。我院通过多种形式的审核，对教材的质量进行监控，推进教材的内涵建设。

5.通过在线回告实时查看教材采购状态

我院经过实践发现，教材回告是必要的。在教材征订采购过程中，如果出现出版社没有存货、版本升级中、延期出版以及包销书等问题，应及时把信息反馈给任课教师和管理员，以做出应急对策。我们利用教材信息化管理系统的“在线回告”功能，及时把教材采购情况反馈给教师和管理员，并给出是否替换教材等建议。另外，我们定期更新反馈教材的物流状态，教师可以实时掌握教材的物流情况，并依据该回告做好备课等活动安排，以保证正常的教学秩序。

6.在线打印教材发放单，保证教材发放与核算的准确性

教材发放是容易出错的一个环节，传统教材发放需要手动编制打印发放单，工作量很大。为解决这一问题，我们在教材信息化管理系统中设计了教材发放与核算功能，由于系统本身有准确的班级订书数量，所以可以利用教材发放功能在线生成班级教材发放单，它包含教材名称、ISBN号、定价等信息，在发放过程中，各班级根据发放单清点、签收即可（如下页图3）。

实践反思

随着教育教学改革的深入以及移动互联网的发展，教材管理模式也会随之变革，我院经过实践探索发现，教材信息化管理手段在提升教材管理效率和准确性的基础上，还需要进一步完善，继续在系统功能、移动APP应用等方面进行改进，以更好地为教师、管理者提供方便。

1.完善教材信息化管理手段，提升教材管理信息化水平

教材管理的内容不仅包括教材征订，还包括教材编写、项目申报与评审、教材出版等，该系统在功能方面还可以继续完善，涵盖教材管理各个方面，全面提升我院教材管理信息化水平。

2.教材信息化管理系统APP移动端研发

在教材管理实践中，教师在教材指定、教材回告等环节都依赖台式电脑，但在“互联网+”环境下，移动办公已成为趋势，所以，我们很有必要研发APP移动端，以便教师在移动互联环境下应用教材信息化管理系统开展教材建设与研究。

3.强化数据统计分析

数据是最真实的证据，数据统计分析有助于学院管理者通过数据对比为管理决策和导向提供依据，如教材获奖情况统计、教材使用频率统计等。

从教学秩序的角度讲，教材征订是教材管理的核心，而提高教材征订的效率和准确性又是重中之重，针对传统教材征订模式中出现的诸多问题而研发的教材信息化管理系统通过近三年的实践，优化了我院的教材征订流程，变革了教材征订模式，提升了教材管理水平。随着教材内涵建设的深入，它将在样书申请、统计分析、质量监控、移动APP端应用、教材立项、教材编著等方面进一步提升我院教材建设与管理水平。

参考文献：

[1]张永军，张碧如.高校教材信息化管理的创新与实践[J].中国成人教育，2008（4）.

[2]王立国.高校教材管理的现状与对策研究[J].吉林农业科学学院学报，2015（6）.

[3]刘庆林.网络环境下高校教材管理工作的信息化建设[J].中国管理信息化，2010（12）.

[4]美好前程网[EB/OL].http：//www.mehao.com/.

作者简介：张伟，男，山东沂南人，佛山职业技术学院讲师，硕士，研究方向为教学系统设计、信息化教学管理。陈伟，男，佛山职业技术学院工程师，研究方向为教材管理。

基金项目：佛山职业技术学院2014年教学改革项目“现代教育技术促进高职院校课程建设的探索与实践研究”（编号：2013JG-018），主持人为张伟。