计红玉

【摘要】档案信息化建设作为国家信息化建设的重要组成部分，需要针对各单位的实际情况，充分的运用现代信息技术来实现档案信息的收集、整理、管理和利用。档案信息化建设是一项长期性和系统性的工作，在实施过程中有许多问题需要妥善进行处理，从而更好的实现档案信息的有效利用，为档案事业的健康发展起到有效的推动作用。

【关键词】档案；信息化建设；管理机制；信息资源；队伍

在档案信息化建设工作中，能够充分的利用计算机技术来有效的提高档案工作的效率，实现档案管理工作中人力、物力和财力资源的有效节约。在档案信息化过程中，电子档案取代了原件进行使用，有效的保护了档案原件的完整性。档案信息电子化后，可以直接利用机读形式的档案来完成信息加工，有利于二次文献信息加工时间的缩短，而且信息成果能够多次进行拷贝，有效的扩大了档案信息的社会影响及服务范围。

一、档案信息化建设的必然性

（一）通过档案信息化建设能够有效改善档案管理工作。长期以来我国档案重管轻用的思想较为严重，档案处于封装的状态下，利用率较低。通过实现档案信息化，使档案从封闭状态下走出来，加快了开放的步伐，而且从传统档案利用的各种局限和束缚中挣脱开来，加快了档案保管和利用职能的转变，科学对档案信息资源进行配置，利用现代化的管理方法和手段，确保了档案更好的为社会提供优质、高效的服务。

（二）信息时代发展的需求。当前我国处于信息化时代，档案无论是数量还是规模都达到一个新的高度，各地档案馆成为本地区信息资源最丰富及最实用的档案库，但面对如此庞大的档案信息资源，如何使其更好的为公众所利用，实现信息的共享则成为档案行业急需要考虑的重要问题。在档案信息化建设过程中，纸质档案开始逐渐被电子档案所取代，档案载体也更加多样化，利用信息化技术来实现电子档案的收集、保管和利用，从而更好的发挥出档案的重要价值和作用。

（三）社会发展的强烈需求。在社会快速发展和进步的新形势下，信息瞬息万变，而且人们时间观念也越来越强，在这种情况下，无论领导进行决策还是各职能部门进行查考时都对档案工作效率提出了更高的要求。这就需要档案管理部门要加快思想观念的改变，充分的利用信息化技术来对档案进行管理、检索和提供利用，同时利用各种现代化和多功能的服务举措来有效的确保信息的及时性和方便性，更好的满足不同需求者对档案信息的需求。

二、加快推动档案信息化建设的具体措施

（一）增强档案管理现代化意识。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，实现档案管理的被动式服务转变为主动式服务，封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作适应经济社会发展的需要。

（二）加快档案信息化基础设施建设。在档案信息化建设过程中，首先，需要做好档案信息化过程中所需要的各种硬件和软件等基础设施。其次，需要加快通用软件的研制，使各种先进技术能够在档案信息数字化处理中进行应用，加快推动档案信息数字化处理的进程。这就需要在档案信息化建设过程中需要加大投入力度，而且各级档案部门也需要充分的发挥自身的档案资源优势，深入挖掘，做好档案开发利用工作，以便于能够更好的满足社会各界对档案信息的需求，将档案的潜在价值转化为社会效益及经济善解人意，为档案信息化建设提供重要的保障。

（三）建立规范的管理机制及应用系统。档案信息化建设过程中，需要建立健全各项管理制度，如档案管理业务流程及技术规范，各项保证电子文件和电子档案安全性和完整性的措施等，以此来进一步规范档案工作。同时还需要构建档案信息应用系统，将档案信息的收集、管理、安全和利用等都纳入其中，做好各种程序的设计工作，从而有效的提高档案信息的安全性。还需要在应用系统中运用动态口令及身份认证等加强档案的安全保密工作，采用防火墙及物理隔断等确保档案利用上的安全。利用专用服务器进行档案信息存储，并实现对档案信息进行自动备份，有效的保证档案信息的存储安全。

（四）加强档案信息资源建设 。首先，加强档案目录数据库建设。目前，我国档案管理信息系统和形式多样化，很难满足档案信息资源互通的需求，因此要加强档案目录数据库建设，结合时代需求开发档案管理系统，提高工作效率。其次，档案电子化。档案电子化在档案管理信息化建设中占有重要地位，档案信息电子化是重要工程，即用纸质的馆藏档案为对象，用计算机收集、筛选、加工档案，使纸质档案转化为电子档案。因此要加强档案信息资源建设，研制一个融办公、档案管理于一体的软件系统，实现文档一体化管理，加快推动纸质档案数字化进程，为档案信息的查找提供更好的便利条件。

（五）建设复合型的管理队伍。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用，都是在计算机上实现的。因此，一方面要求档案人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。另一方面，要求档案管理部门应对档案管理人员进行信息化工作技能培训，尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

三、结束语

档案信息化建设是一项长期性、复杂性的系统工程，在具体信息化建设工作中，各单位需要结合自身的实际，在国家档案管理部门统一规划下充分的利用现代化信息技术来实现档案信息资源的管理，使档案工作能够跟上时代发展的步伐，进一步对档案管理工作进行创新，从而为档案事业的健康发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.

[2]龚霞，钟霞.档案管理信息化建设刍议[J].机电兵船档案，2012（1）：53-54.

[3]付野.试论档案管理的信息化建设[J].机电兵船档案，2012（6）.