新时期血站档案管理工作信息化建设探讨

2016-02-09李鹏闻武张军开封市中心血站河南开封475000

中国卫生产业 2016年19期

李鹏，闻武，张军开封市中心血站，河南开封　475000

新时期血站档案管理工作信息化建设探讨

李鹏，闻武，张军
开封市中心血站，河南开封475000

血站业务档案管理工作是血站各项工作的基础。随着无偿献血事业日益发展，血站工作中需要管理的档案日益增多，以往传统的档案管理模式已远远不能满足当前血站档案管理工作的需求。导致目前血站普遍存在档案管理中的问题：领导对采供血档案管理工作缺乏重视，专业人才队伍薄弱，缺乏统一的规范标准等。针对目前状况，有以下对策：加快业务档案资源的数字化转化工作，加强专业人才培养，建立健全血站档案管理工作标准，加快血站档案管理信息化进程，提高血站档案利用率。总之，我们应当依靠先进的信息化管理模式来不断加强和提高血站业务档案管理水平，提高档案的有效利用，促进无偿献血事业发展。

血站；档案管理；信息化

［Abstract］The business filemanagementwork in blood station is the foundation of various jobs in blood station，with the increasing development of non-remunerated blood donation，the file needed to be managed in blood station ismore and more，and the traditional filemanagementmodel is far from meeting the file management work demands in current blood station，and the issues such as lack of leader's attention to the blood collecting and supplying filemanagementwork，weak professional team and lack of unified standards are common in the filemanagementwork in blood station at present，in order to solve these problems，we should accelerate the digital transformation work of business file resources，enhance the cultivation of professionals，construct and improve the file management working standards in blood station，accelerate the blood station filemanagement information process and improve the file utilization rate of blood station.All in all，we should constantly enhance and improve the blood station business filemanagement level，improve the effective utilization of files and promote the development of non-remunerated blood donation relying on the advanced informationmanagementmodel.

［Key words］Blood station；Filemanagement；Information

近年来，我国的无偿献血事业飞速发展，无偿献血人数日益增多，各种经血液传播疾病越来越多，同时采取输血治疗的患者经血液感染疾病的风险也越来越大，对血站采供血工作的安全、有效也提出了新的、更高的要求［1-2］。我国采供血档案研究最早始于1997年，至今已经有近20年的历史，2012年达到顶峰，近年来热度不减，涉及医药卫生方针政策与法律法规研究、档案及博物馆、计算机软件及计算机应用、临床医学、行政法及地方法制、特种医学、公安、民商法、文化、法理、法史、基础医学、宏观经济管理与可持续发展等12个学科。文献来自期刊、报纸、会议等多种媒体。研究涉及社会科学与自然科学的工程技术、行业技术指导、基础研究、行业指导、基础与应用基础研究、专业实用技术、职业指导、大众科普、政策研究等多个层次。采供血业务档案管理在血站整体事业发展中举足轻重的地位日益显现。这就要求我们血站在努力加强血液采集供应和质量控制安全的同时，也要严格遵循国家相关规定，认真做好血站档案整理、收集、分类和保存工作［3］。

1　血站档案管理工作的普遍意义和特殊意义

档案是科学研究的可靠依据，有利于推动技术进步和无偿献血事业发展。采供血业务档案包括采供血全过程中所形成的原始记录，是采供血机构依法开展血液管理业务工作的重要凭证。血站业务档案质量的高低既能反映血站业务水平，同时也可以反映血站的整体管理水平。随着《献血法》《医疗事故管理条例》等法律、法规的颁布实施，血站法律意识、质量意识得到日益提高，业务档案质量也越来越受到重视，虽然血站对业务档案的质量控制采取了一系列的措施，但在整个控制过程中，存在一些问题和弊端。《血站管理办法》第二十八条规定：“献血、检测和供血的原始记录应当至少保存十年”。血站每一个工作环节、每一个具体步骤都要准确无误地记录下来，保证其可追溯性。此外，在输血纠纷事件中，血站负有举证的责任［4］。近年来，随着全国采供血机构业务的发展，血站的档案管理工作也取得了持续的提高，各地血站都在不断规范基础性的业务档案，同时依法管理作为建设、管理档案事业的战略目标也已经确立，采供血机构的档案管理事业正稳步向信息化、规范化、制度化的方向发展。但是我们发现，传统的档案管理理念正在面临着新的挑战。因为目前信息化档案管理被持续普及，档案管理模式与档案服务方式在慢慢转变，因此我们必须积极探索档案质量工作的新方法、新措施、新途径，以提高档案管理质量与效益。

2　目前血站档案管理中普遍存在的问题

2.1领导对血站档案管理工作重视程度不够

领导干部认识不到血站档案管理工作的重要地位，不重视档案管理工作，认识不到档案管理是血站工作的一个重要环节［5］。在《血站质量管理规范》中明确指出：所有员工对其职责范围内的质量负责，法定代表人为血站质量第一责任人，法定代表人应负责质量管理体系的建立、实施、监控和改进；确保资源的合理、有效配置；定期审核质量管理体系并记录和保留管理审核的情况和内容。每名血站员工都应充分了解本职岗位在采供血工作中的重要性，领导干部要对各部门目标实现的情况进行有效评估，同时提供更多的学习培训机会，提高员工的知识、经验和能力。同时档案管理工作人员对档案工作在血站管理中的重要性和必要性理解不深刻，往往只专注于自己的本职工作，对于各种档案材料的收集以及归档却有所忽视。因此在档案的管理方面存在很多问题，档案信息并不能充分发挥其作用［6］。

2.2人才队伍专业素质亟待提高，相对薄弱

目前全国多数血站并未设置独立的档案管理部门，从事档案管理的工作人员也往往不是档案专业毕业。档案部门缺乏正规院校专业档案人员配备，而且这些人员在上岗前未接受过正规的、系统的档案专业培训，使得这些从事档案工作的人员在专业素质及理论水平等方面存在较大的提升空间。同时档案管理员大多数为兼职人员，年龄往往偏高，工作责任心不足，容易发生档案遗失的情况，这在一定程度上影响了档案的系统性。此外，直接产生档案资料的部门往往没有专人负责档案的收集、整理和移交工作，既影响了归档的质量，也增加了档案管理部门的工作量［7］。

2.3缺乏统一的规范标准

档案管理制度不健全，缺乏统一的规范标准，对归档文件的鉴定、整理和利用，难以实现规范化。血站档案管理相对分散，缺乏信息资源的整体性，因此难以达到资料的齐全和完整的归档的程度，这在一定程度上影响了档案的系统性［8］。对于档案具体的整理方法、保管期限等都没有给出明确的、可供参考执行的标准，导致全国各地区血站的档案管理工作水平参差不齐［9］。

2.4档案信息资源开发利用程度较低

目前血站的档案管理往往局限在档案的收集、整理、保管过程，忽视了档案信息资源的开发利用。一些有价值的文献资料得不到及时的收集、整理。或者有的档案虽然收集了，但却忽视了信息的有效利用。查阅、借阅档案少，编研选题范围小，对采供血业务工作具有参考和指导作用的编研成果不多，档案信息不能充分发挥其作用［10］。

3　思路与对策

3.1加快业务档案资源的数字化转化工作

作为血站要加快业务档案资源的数字化转化工作，进而实现档案信息的全文检索。将现存的档案资料通过扫描等手段转化到光盘或磁盘上，实现档案资源的数字化、信息化，同时做好图片、录像、录音及多媒体资料的存储、记录、保存工作。通过档案资源数字化，使使用者能够通过简单可行的信息平台实现档案资料的录入、查询和查阅等工作［11］。

3.2加强专业人才队伍培养

要不断加强对血站档案信息化管理人才和技术人才的培养和引进，同时培养好兼职人员队伍。①加大对现有档案管理人员的培训教育力度，定期开展档案教育培训，提升档案人员的专业素质和基础理论，使之掌握数字化办公、档案管理软件应用等基本知识和技能。血站业务档案管理涉及多学科，主要包括临床医学、检验、信息统计、计算机应用及档案管理学等方面，要在各业务科室中选拔工作责任心强、业务能力突出的工作人员作为档案管理的兼职档案员，加强这些工作人员档案基本管理知识的培训，同时通过参加各级档案行政、培训管理机构举办的学习班、培训班进行学习，不断提高他们的专业水平。另外，要求全体血站工作人员必须掌握原始记录书写规范，并按“规范”要求标准进行自查原始资料质量，及时发现问题，及时补充更改；科室成立以科主任为组长、兼职档案员为成员的档案质量控制小组，采取定期或不定期的方式对科室的原始资料进行检查，发现问题，及时修改，避免不合格原始记录资料的出现；站级质量控制小组共同参与，定期抽查，并实行档案室终末质量把关的形式，发现问题，及时反馈科室并令其限期整改，以保证入库档案的质量；每月对各科档案进行检查，建立档案质量与血站绩效奖惩制度挂钩的制度；②为适应科学技术的发展步伐，招聘血站档案管理所需的复合型人才，为档案管理信息化建设提供充分的人才保障。为血站档案管理信息化工作的快速持续发展提供强有力的人力资源保障［12］。

3.3建立健全血站档案管理工作质量标准，规范归档范围，制定保管期限，严格按密级实行档案管理

根据国家档案管理相关要求及血站实际情况制订血站档案管理工作标准。包括归档制度、保管制度、档案保密制度和档案利用制度。把档案管理纳入法制轨道，对档案的归档范围、归档要求，档案的保管、保密，以及利用都加以规范，把血站的档案管理工作统一、规范起来［13］。在档案管理体系的建立上，尤其重要的是档案归档范围的确定规范，同时归档范围的完善也必将进一步促进和提高档案信息资料的利用成果。在我国《血站管理办法》中明确要求业务类档案，包括献血、检测和供血的原始记录档案的保存期是至少10年，但从证据学的角度分析，同时结合我们在处理具体涉血输血医疗纠纷案例的体会。如果仅保存献血、检测、供血的记录显然是不够的，保存期限为10年也是不够的。在《民法通则》中规定“诉讼时效期间从知道或者应当知道权利被侵害时起计算。但是，从权利被侵害之日起超过20年的，人民法院不予保护，有特殊情况的，人民法院可以延长诉讼时效期间。”由此可见，每种记录都是证据的组成部分，血站采供血过程中形成的业务档案如果只保存10年，如果需要举证倒置时，证据类档案销毁往往无法成为免除举证责任的充分理由，而且血液的整个采供血流程中也存在交接环节多、流动性强，质量记录数量多且涉及面广、利用频繁等特点。因此能够证明血站采供血工作的合法性、条理性、规范性的业务类档案都应当保存，而且为适应民事诉讼20年除诉期间的规定，建议保存期限规定为血液有效期满后20年以上。同时为确保档案的完整性、真实性，应严格规定采供血业务档案外借制度，任何机构和个人不得未经主管部门批准擅自查阅采供血业务档案，严禁任何人随意涂改、伪造、销毁、隐匿、窃取采供血档案。如因业务需要查阅档案的必须经血站有关部门同意，并于现场查阅后立即归还。

4　着力加快、加大对血站档案管理的投入

在单位重视的基础上，要不断加大投入力度，确保血站档案信息化建设工作的顺利开展。要切实保障档案类库房用地，配备到位档案库房内必备的设备设施。盼望各级卫生计生委、财政等重视血站档案管理信息化建设的重要性，能够在政策支持和资金保障上加大对血站的支持投入力度［14］。加快引进计算机管理软件，为血站档案管理配置电脑、扫描仪、打印机、复印机等基础设备设施，加大档案信息化管理的硬件投入。

5　加快血站档案管理的信息化进程

目前国家采供血行业的信息化进程发展到今天，要求我们借助现代化的信息管理系统，加强工作人员的操作流程记录档案与相关血液制品的信息管理结合，以求促进血站标准化处理系统发展健康、有序进行，以便更好地为社会服务，同时使血站获得管理效益、经济效益和社会效益等多方面共赢的结果。信息化是档案管理工作的必然趋势。在数字化资料的基础上，建设血站档案管理的信息系统，充分发挥档案信息作用，提高血站档案管理效率是目前工作的重中之重。对业务性强、重要性突出、利用频率高的血站档案要率先建立数据库。同时必须严格遵守国家及档案行业内颁布的各级各类信息化建设标准及规范，总结国内外的先进经验，抓住机遇，推进血站档案管理的信息化进程。

6　提高血站档案的利用率

加大对血站档案管理工作的宣传力度，在现有的基础上，加快现代科技的运用，尽可能地建立起完善的理论系统。积极营造“爱护档案、利用档案”的良好氛围，以网络为依托，结合政务公开加大档案信息资源的开发利用［15］。着力推进血站档案的文化建设，揭示血站档案管理的本质，对档案进行系统研究，从而建立起系统的管理模式。管理人员应保持良好的服务态度，优化工作制度，改善服务方式，从而实现档案管理服务的创新。

综上所述，在血站档案的管理工作中还存在很多问题，这需要我们与时俱进，总结档案管理工作的经验教训。我们应充分把握机遇，依靠科技进步，建全血站信息管理系统，加快血站档案管理工作信息化进程。

［1］朱向辉.浅析血站档案管理信息化建设［J］.科学中国人，2015，9（17）:43.

［2］普启光，刘惠瑾.医院档案存在的问题及对问题的思考分析［J］.科技传播，2011，1（1）:61.

［3］朱红娟.当前血站档案管理存在的问题及对策［J］.中国管理信息化，2013，16（2）:80-81.

［4］王颖莹，刘晋辉，蒋烨琛，等.血站档案管理工作现状及对策探讨［J］.新西部（下旬刊），2015，2（4）:48，51.

［5］罗雪桃.谈献血者档案管理及应用研究［J］.科技资讯，2010 （8）:218.

［6］刘海萍.浅谈采供血系统文书档案管理（以广州血液中心为例）［J］.临床医药文献电子杂志，2015（23）:4945-4946.

［7］魏炜.浅谈新形势下血站档案信息化管理［J］.办公室业务，2016（5）:42.

［8］魏银霖.护理档案的信息化技术应用初探［J］.硅谷，2014 （20）:122，128.

［9］钟志红.新经济形势下血站档案的信息化管理研究［J］.办公室业务，2014（11）:169.

［10］邹德晓.新时期血站档案管理的现状与创新性发展［J］.黑龙江史志，2014（21）:216-217.

［11］翟俊海.浅谈血站档案管理的信息化构建［J］.办公室业务，2013（17）:190.

［12］付海忠，崔悦，解京泉，等.血站文书档案的标准化管理探讨［J］.办公室业务，2014，（19）:214-215.

［13］陈莹.信息化在血站档案管理中的应用［J］.办公室业务，2014（19）:192-193.

［14］崔悦.试论新形势下信息化管理在血站档案管理中的应用［J］.医学信息，2015（13）:16.

［15］孙伟.加强血站档案管理工作信息化建设初探［J］.中国卫生产业，2015，12（27）:7-8.

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［报纸］作者.文章题目［N］.报纸名，出版年月日（版）.

Study on Information Construction of File M anagement Work in Blood Station in the New Period

LIPeng，WENWu，ZHANG Jun
Kaifeng Central Blood Station，Kaifeng，Henan Province，475000 China

R197

1672-5654（2016）07（a）-0124-04