●邵莉娟（浙江建设职业技术学院图书馆，杭州　311231）

基于Scrum的高职图书馆文献资源建设项目管理研究

●邵莉娟（浙江建设职业技术学院图书馆，杭州311231）

［关键词］Scrum；高职图书馆；文献资源建设；项目管理

［摘要］在对2012～2013年浙江省高职图书馆资源建设和利用现状分析中发现，高职图书馆普遍存在高成本与低产能现象。为构建文献资源建设的有效途径，引进Scrum方法。通过敏捷方法在浙江建设职业技术学院图书馆文献资源建设中的运用实例，介绍Scrum的概念、角色、原理、方法、流程等。

文献资源建设与管理是学校教学和科研水平的标志之一，也是高职图书馆发展的基本使命。［1］从“教育部高校图书馆事实数据库”中筛选出连续两年提交完整的图书馆建设状态数据，且代表浙江省高职高专院校各发展类型的13所高职图书馆年度投入经费（包括购纸质资源经费、购电子资源经费）、资源使用情况（包含生均借阅量、生均下载量）进行分析，54%的学校对图书馆的文献资源建设经费呈现逐年增长的趋势。然而，图书馆资源使用呈现递增趋势的只有38%。分析2012～2013年生均年度投入经费与生均资源使用情况有效数据关系（如图1、图2所示），可以看出投入与产出在多数图书馆并不成正比，而且样本数据中，38%的高职图书馆在资源建设过程中存在高成本、低产能现象。注重文献资源的建设、提高文献资源服务质量和用户满意度、提升资源建设经费的使用绩效、寻求有效的文献资源建设路径，已成为高职图书馆科学发展面临的主要课题。［2］因此，浙江职业技术学院图书馆在文献资源建设实践探索中，引进Scrum方法，在学校投入经费稳步增长的同时，以保证各类型资源使用率的稳步提升，从而切实实现经费绩效。

图1　2012～2013年浙江省13所高职图书馆生均投入建设经费

图2　2012～2013年浙江省13所高职图书馆生均资源使用情况

1　Scrum简介

Scrum这个词来自于橄榄球比赛，意思是橄榄球里的争球。Scrum是建立在多个小型团队紧密合作基础上的迭代式增量软件开发模型。美国人Jeff Sutherland和Ken Schwaber在一个IBM项目合作中，对Scrum作了详尽的研究，并于1995年在OOPSLA大会上第一次向世人介绍了Scrum。进入21世纪，互联网带来的巨变使敏捷方法受到了更多开发团队的青睐，而Scrum以其扩展性、门槛低、名字和术语更容易被项目经理接受等因素，［3］逐渐成为软件开发领域最新鲜、最热门的词。Scrum虽然是一种纯粹的敏捷方法，在多数情况下，只被应用于软件开发领域，但到了今天，Scrum的影响已经远远超出软件开发，成为部门战略、项目管理等方面完成各种任务的创新方法，正在改变着世界。文献资源建设作为图书馆一项长期、系统的建设项目，与软件开发相同，其目标的确定取决于用户需求的性质及满意度。因此，在图书馆实践管理中，可以尝试将Scrum引入文献资源建设项目。

2　Scrum在高职图书馆文献资源建设中的应用

2.1角色

Scrum可根据具体的情况和数据作出快速决策，这就需要一支受过良好和专业训练的团队。团队中的每个角色都能够实现自我管理和沟通，为共同目标专注于团队工作。敏捷方法重在简洁，因此，在设计高职图书馆文献资源建设项目管理角色时，只需强调基本的原理而不必有严格规定。项目团队中必须每人都有相应的技能和知识承担对应的职责，图3显示了高职图书馆文献资源建设项目敏捷管理角色定义。

图3　高职图书馆文献资源建设项目敏捷管理角色定义

Scrum主管，图书馆馆长作为一个“服务型领导”协调团队，让项目团队作为一个整体参与所有决策。主要负责制定、实施和持续改进资源建设流程；负责跟踪项目进度；负责管理团队成员，包括分配任务、获得承诺及需要时作出专业方面的决定；负责管理风险等。

图书馆办公室作为项目管理办公室并不直接参与文献资源建设的管理控制，而是负责整合角色，在需要时提供咨询和支持服务。

项目的产品经理角色由图书馆资源采购工作人员承担。在大多数情况下，敏捷项目中产品经理则取代了原来分析师的部分职责，提供总体项目需求。因此，图书馆资源采购员应该代表所有读者的利益，以满足各类型读者需求为目的，为资源建设项目提供总体发展方向。他的角色职责是负责持续管理项目任务，参与风险管理决策，并根据读者需求变化不断更新资源配置。

代表所有读者需求的专职产品经理（学生社团读者联谊会、系资料室管理员和职教集团办公室）负责收集读者需求，并将其及时反馈给产品经理（采购员）。通过职能部门经理（书库馆员、专业馆员、企业馆员）对读者资源使用进行专业指导。

随着读者需求的复杂度增加及图书馆业务系统流程的交织，在文献资源建设过程中引入敏捷项目管理，可以使整个项目团队时刻保持与读者在一起。并且在整个设计过程中定义具体的角色，可以实现馆员与读者的直接沟通，以敏捷方法来探寻、分析和满足读者对资源的需求。

2.2原理

（1）波浪式计划模式。高职图书馆文献资源建设强调按需计划，不应在每年文献资源建设经费到位后，采购开始前就制定完整而详细的计划，而应基于各类型资源建设的风险和收益，由馆长和采购员共同决定本年度资源采购经费分配方案，由所有团队人员参与制定将资源建设管理工作细化至迭代级别的方法，即将详细的采购计划尽量挪到为满足各类型读者资源需求的每个迭代中完成，确定需求的优先级和当年建设的重点，保证文献资源建设的点面结合。

（2）读者交互。在文献资源建设的整个过程中应强调同读者的紧密合作，要求读者在制定和管理文献资源建设项目需求上更为主动，读者应该同图书馆项目团队一样将资源建设的成功作为自己的责任。因此，在高职图书馆文献资源建设项目方法中应该尽可能多地引入读者交互，采购计划制定、需求满足方法等应当同读者交互的程度相匹配。如在学生读者中建立实践平台，邀请学生参与图书馆的管理和决策，增强图书馆与读者之间的交流与沟通，使图书馆资源满意度得到不断提高；在教师读者中聘任专兼职专业馆员，加强图书馆与系资料室的密切联系和信息交流，

及时准确获得有效的文献资源，更好地为教学科研提供文献保障；针对企业读者设计文献资源服务网站，在向读者开放各类型资源使用的同时，实现积分下载制收集企业读者灰色资源和特殊需求，不断丰富特色资源，提高资源利用率；构建信息共享空间，直接、集中展示各类资源，纸质资源以有读者外借为订购依据，数字资源以读者点击率为购置参考，把读者现实需求作为资源建设的第一选择。

（3）集体负责制。在高职图书馆文献资源建设项目中，敏捷方法强调授权、自我组织和集体负责制。馆长、项目经理的角色从权威的责任人角色转变为协调为主的角色，在更大程度上将原来的职责授权给了团队，如在纸质资源供货商的选择上，由原来馆长的“一言堂”转变成由馆长协调召开文献资源采购小组工作会议投票决定的模式。项目团队作为一个整体应该集体负责提供解决方案，如在资源征订过程中，通过坚实的团队合作关系，邀请书库一线工作人员、资料室管理人员和企业用户对征订目录进行甄选，全员参与，以提高资源建设的针对性。

（4）强调测试和评价。一般来说，高职图书馆在文献资源建设管理上，只重视经费是否能在有效期内完成使用，忽略了读者需求满足度的测试和资源建设质量评价。如果在图书馆建设评估中发现文献资源利用率低，资源根本无法满足读者的真实需求，这将是灾难性的。然而，采用迭代的方法来增量地建设文献资源，就可以确保在较早时间获得读者的反馈和建议。可以采用问卷调查、座谈会等方式，积极地用读者交互和合作每学期测试文献资源建设满意度。也可以遵循科学性、通用可比性、可操作性和系统完整性原则，从评定文献数量、文献质量、文献资源建设水平、文献利用情况和文献利用成本等因素出发，构建文献资源建设绩效评价指标体系，进行年度文献资源建设质量评价。

（5）持续改进。图书馆文献资源建设是一个不断更新、发展的过程，因此，文献资源建设项目的流程应避免过于死板，需要为流程制定和改进预留一定的空间。尽量将文献资源建设项目分解为时间较短的迭代，这样就可以更早地发现问题并采取纠正措施。高职图书馆应创造学习环境，鼓励团队提出问题，改进建设流程，并为团队成员提供必须的培训，如定期对学生馆员、专业馆员和企业馆员进行图书馆业务培训，不定期为读者举行资源使用讲座，以使其有能力持续改进流程，辅导和指导成员正确实施文献资源建设方法。

2.3方法

（1）每月例会。在敏捷项目管理方法中，每日站式例会是一个常用的方法。这种例会的主要内容是每个成员向团队汇报各自工作的进度，通常时间较短。高职图书馆在文献资源建设过程中，可以参照这种会议形式，在资源采购小组成员内部召开每月例会，并将会议内容限制在回答几个关键问题上，如上月完成的资源建设内容是什么？下月要完成的资源建设计划是什么？有什么问题拖延了建设进度？通过建立专注和高效的每月例会，保障代表所有读者需求的团队成员对资源建设的参与度和统一性，有利于文献资源建设项目顺利推进。

（2）建立共识。团队间的协调，遇到问题能建立共识，是实现敏捷方法的重要基础。随着文献媒介的发展，资源类型日益丰富，项目组在制定、落实每年文献资源建设方案时，如何在整合资源、满足需求、顺应学校发展方面获得共识，需要会议组织者（馆长）运用沟通技巧，组织讨论然后要求大家发表意见，在不断的争论中达成共识。作为文献资源建设项目中的文献采购，代表不同读者类型的需求，还没有统一的标准规范参照，因此，只有在团队的每个利益代表成员间建立确定的共同认识，才能真正实现文献采购的效率和效益，达到资源共建共享的目的。

（3）时间盒法。很多敏捷方法都宣扬时间盒法（Timeboxing），时间盒法要求确定每个迭代的结束时间而不允许改变。［4］在文献资源建设项目中采用时间盒法，首先要确定每个类型资源建设的时间长度，然后确定在这个时间内每个成员需要完成的任务。一旦一个建设周期中资源建设目标确定后，一般来说就不应改变。如专业教学资源从采购到入库需在一周内完成，一旦制度制定后就必须严格遵照执行，以提高读者对资源需求的满意度。时间盒法可以让团队成员专注于项目建设的工作，完成更多的事情，最终从所做事情中获得成就感和认同感。

2.4流程

根据吉姆·海史密斯提出的敏捷项目管理模型，结合高职图书馆工作实际，以浙江建设职业技术学院为例，在文献资源建设项目管理中可以分为以下五个流程：（1）建立愿景。根据各类型读者对文献资源的期望决定图书馆文献资源建设的阶段性愿景、目标及制约因素、项目团队及团队的工作模式。（2）推

演阶段。广泛地收集读者需求，创建工作任务列表和迭代式的工作计划，并在计划中加入风险管理策略，制定必需的行政和财务管理模式。（3）探索阶段。在一个较短时间的迭代（一个月）中，针对一类读者群或一类资源建设状况进行满意度的测试。（4）调整阶段。每学期检查执行阶段的结果（资源是否满足读者需求）、当前的情况（资源利用效果及制约项目顺利进行的条件）、团队的绩效（成员是否能完美履行职责）等以此为据做出必要的调整。（5）收尾阶段。总结项目，完成本年度的文献资源建设质量评价，讨论所获得的经验并为下一年度文献资源建设奠定基础。

在高职图书馆文献资源建设项目中实现敏捷的管理方式，以需求定义实践，采用更为灵活的方式建设资源，不仅能提高读者满意度和竞争优势，实现图书馆利用率的提升及建设成本的降低，而且向敏捷转型，还可以打破图书馆与其他职能部门间、图书馆内部各岗位间的隔阂，促使跨部门、跨岗位的深层次合作，实现组织机构高效能运转。

［参考文献］

［1］吴建中.转型与超越：无处不在的图书馆［M］.上海：上海大学出版社，2012：33.

［2］吉汉强，等.文献资源建设绩效评价指标体系构建的实践研究［J］.图书馆建设，2011（4）：26－30.

［3］Scrum［EB/OL］.［2014－01－21］.http://baike.baidu. com/link?url=3HzZsT_l2gyk2k09Yj8rVhXuHgzBT2p9PR Rr3oz2eT5lwM7DZESk05Bbog9E0du1rvVFb_havpBRMBJEcwEar_.

［4］（美）科布.敏捷项目管理决策［M］.许萌等译.北京：电子工业出版社，2012：107.

［收稿日期］2014－08－08 ［责任编辑］阎秋娟

［作者简介］邵莉娟（1980－），女，硕士，浙江建设职业技术学院图书馆副研究馆员，已发表论文10余篇。

［基金项目］本文系2013年浙江省高等学校图书情报工作委员会立项课题项目“用户驱动采购在高职图书馆中的实践研究”（项目编号：2013TKT 09）研究成果之一。

［文章编号］1005－8214（2015）04－0019－03

［文献标志码］A

［中图分类号］G253.1；G258.6