文/安徽省皖北煤电集团上海同粲国际贸易有限公司 尹家维

文书往来是社会主体之间的信息沟通、传递的重要形式。作为国家党政机关，有《党政机关公文处理工作条例》以资遵循（2012年7月之前，分别有中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》）。而作为非国家党政机关的企事业单位等社会组织，在文书往来处理上没有可供遵照的规范和标准，一定程度上影响了文书处理工作的效率和效果。笔者作为一名企业办公室工作者，谨结合多年来工作实践中的体会，试论商务文书的规范性问题。

一、商务文书的概念与特点

古往今来，人们通过书写、制作、传递文书来记录和交流发布信息，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的重要工具。如今，虽然信息存储、传递的形式多种多样，但书面文字材料仍然是最重要、最正式的一种形式。

通俗地说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。“文书”一词，在《辞海》中的第一义项是“各种文件的统称”。《现代汉语词典》的解释是“指公文、书信、契约等”。根据制发者和对象的不同，文书“有公务文书和私人文书之分”。公务文书简称“公文”，但现实生活中“公文”常常被理解为“国家党政机关公文”，这一狭义的理解没有把企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文涵盖进去。“商务文书”作为企业之间及企业与其他社会组织之间传递信息的文件，一般不代表个人，也理应归为“公务文书”一类。

规范性是公务文书的应有之意和重要特点。主要体现在以下几个方面：

（一）作者的法定性。公务文书是由法定的作者制成和发布的。党政机关的文秘人员、企业和公司的办公室文员等，尽管经常负责公文的草拟、印制，但仅仅是作为特定机构的特定岗位而承担的工作职责，不能作为公文的作者。其他未经授权许可的个人假托机构和组织名义制作公文均属于伪造公文。公文的作者是法定的，即公文代表的主体一定是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织，包括行政机关、群众团体、企事业单位等等。即使是国家领导人或机关首长的名义发布的公文，也是领导人基于其法定职务而行使职权的一种表现，他们也是法定的作者，并不是以个人身份发布公文。

（二）效用的正式性。国家党政机关公文，或是传达党的路线、方针和政策，作为各条战线工作的依据和准绳，或是代表各级人民政府的职权和意图，一般都是通过一定的立法程序产生的，其效用的正式性不言而喻。除国家党政机关之外，企事业单位、群众团体等社会组织制发的公文，同样明确代表特定组织的意图，例如公司印发的规章制度、签订的合同、发出的标书，其效用的正式性也同样明显。

（三）体式的程式性。相对于私人文书、文学作品等来说，公文体式的程式性和规范性十分鲜明。公文因公众性、法定性和正式性的特点，同时也为提高公文办理效率和公文实际效果，决定其体式不能过于随意，在长期使用、约定俗成的基础上，有些体式已上升到法定的高度。《国家党政机关公文处理条例》就是由权威机关制定的，对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行严格规范。其他公文虽然没有严格和明确的程式要求，但实际工作中一般均参照《国家党政机关公文处理条例》办理。

（四）办理的程序性。公文从撰写到制发、流转、管理等一般都有约定俗成的程序。这一点与其体式的程式性类似，不同类别的公文对程序性的要求严谨度不同，或法定，或约定俗成。

二、商务文书规范性的重要意义

企业在社会经济发展中发挥着重要的支柱作用。商务文书作为企业单位日常频繁使用的书面材料，对企业在商业活动中协调各种关系、处理各类事务有着重要意义。商务文书与党政机关公文一样属于“公务文书”，在作者的法定性、效用的正式性、体式的程式性、处理的程序性等方面具有相同的特点。因此，重视商务文书的规范性问题也具有重要意义。

（一）有利于提高商务文书的处理效率。《国家党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）对党政机关公文的种类、格式、行文规则、办理流程等进行了规范。按照条例规定，公文在制发、流转和管理上都能有章可循，大大提高了公文处理的效率。例如在公文格式方面，由国家质检局、国家标准委发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准，使得公文制发人员在公文用纸、排版和印制上都可以做到模式化，提高公文印制效率的同时，也提升了公文的视觉效果，利于公文的阅读和传递。就商业企业来说，发展越是成熟的行业，其商务文书的规范性也越高，例如银行、中介等均已形成了程式化合同。

（二）有利于提升商务沟通的实际效果。规范商务文书的种类、格式、行文规则和办理流程，既能突出商务文书的正式性，也能促进企业间商务文书往来有章可循、按照办理。例如：一份是政府机关发出的正式文件，有鲜明的发文机关标识（俗成“红头”），主送机关标注明确，排版印制规范严谨；而另一份是某单位发来的传真，发文机关标识不突出，主送单位不明确，字体大小不一（小字体近乎看不清）。两者的实际效果高下立现，前者让接收者油然而生庄重感，后者给人感觉非常随意（可能会被误当做广告传单而随手抛弃）。

（三）有利于解决商务活动中各类纠纷。随着企业的发展壮大和对规范管理要求的提升，也都会越来越重视商务文书的规范性，一般会制定内部的公文处理办法。遵照规范化的公文处理要求，能保证商务公文在格式上各要素齐全，在文本上减少歧义，在处理上流程清晰，在管理上减少疏漏，使得公文传达的意图更加明确，客观地减少商务纠纷。

三、关于商务文书规范性的几点建议

制定商务文书处理的规范对企业发展有重要意义。既要制定规范，让企业公文办理有章可循、日趋规范，提升效率和效果；又要考虑企业的种类繁杂、大小不同，给予足够的自由度。

（一）关于商务文书的种类，要借鉴经验，有取舍和增添。根据2012年4月6日中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），党政机关公文种类主要有15种，其中除命令（令）、议案两种为党政机关所特有之外，其他13种在企业的公务活动中均可使用，应借鉴吸收进商务文书种类。这13种公文分别是：决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

在《条例》规定的公文种类之外，“合同”“标书”这两种公文为一般企业所常用。从概念上看，二者属于“契约”，符合公文的定义。同时二者使用频率高，正式性突出（有法律效应），纳入商务文书的常用种类并制定规范，既有必要性，也具可行性。

（二）关于商务文书的格式，要坚持一般标准和行业标准相结合。《条例》中指出，“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，这些要素在商务文书中也都十分必要。商务文书应该按照这一规范来执行，保证要素的完整性。同时，公文版式参照《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）国家标准，公文用纸幅面采用国际标准A4型，公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等按照有关国家标准执行，这些《条例》中的规范也应成为商务文书的规范要求。

对于合同、标书等商业性较强的文中，在制定统一标准的基础上，发展较为成熟的行业可另行制定行业标准，例如的银行金融、中介服务、建筑工程行业等。

（三）关于行文规则和公文管理，应结合法律规定制定规范。当前，企业之间的行文较为随意。即有该行文而不行文、该回复不回复的情况，不利于业务沟通；也有乱行文、滥行文的现象，严重者甚至构成“骚扰”而影响到收文单位的日常工作。部分企业公文管理也十分粗放，不利于自身工作的同时，也有造成相关企业和组织泄漏商业机密等情形。凡此种种，除极其严重的诉诸法律之外，其他并无适用的规范制度。为此，建议政府部门进一步发挥服务市场主体、协调经济发展的职能，在充分调研和征求意见的基础上，逐步推进商务公文规范性制度的形成。