[摘 要]本文结合工作实践，简要介绍Excel电子表格在毕业生档案转递工作中的应用。

[关键词]Excel；毕业生档案转递；邮件合并

随着高校招生规模的扩大，每年的新生数量和毕业生数量都在逐年增加，给高校的学生档案管理工作增加了难度。毕业生档案转递工作是学生档案管理工作中的重要组成部分，每年毕业季，都有大批量档案要及时、准确地转递出去。毕业生档案是毕业生的经历、思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息的证明。因此，如何在短时间内将毕业生档案准确地转递是我们学生档案管理人员思考的主要问题。

毕业生档案转递是一个繁杂、细致而且任务量大的工作，我们要依据派遣数据库的信息，将档案邮寄信息准确填写在档案信封上，而现在大多档案接收单位还要求信封上要注明学生姓名、学生专业等信息，以便用人单位对所收到的档案能对号入座。我刚接手此项工作时，负责原工作的老师教我用数据库的方法，把固定编排好的命令套用打印邮寄地址等信息，但这套用的模式一遇到特殊情况，我们就变得束手无策了，因为大家只会机械地套用，并不会真正使用。通过摸索和实践，我运用Excel表与Word邮件合并的方法，对毕业生档案的信息排序、编辑、输出，准确完成毕业生档案转递。这种方法不仅提高了工作效率，而且简单易懂，不易出错，而且档案上面还直接标注着学生姓名、学生专业等信息，清晰明了；最重要的是可以根据需要随时调整输出信息的种类，不用再为不会使用数据库软件而着急了。

现将EXCEL在我校毕业生档案转递中的使用简要介绍出来，供大家参考。

一、分类筛选功能的使用

我们要先对毕业生派遣信息库进行数据核查，毕业生就业派遣数据库与毕业生档案转递密切相关，如果数据不准确，就没办法进行档案邮寄工作，或邮寄出去的档案不能准确、及时地转递到相应的接收单位，因此在毕业生派遣数据库中，学生档案转递单位的行政区划、名称、地址的填写必须详细、具体、准确。

将毕业生派遣数据文件数据转换成EXCEL格式，对毕业生档案转递信息进行分类，建立备注栏，标注清楚档案转递方式，一般分为三类：暂留，派送、机要。转递去向为武汉市内的各大人才中心一般都采用专人专车送达，这样的转递方式比较快捷、经济和准确。本校毕业的专升本、考取本校研究生的档案都要留下来，其余的都通过机要方式进行转递。这就要使用EXCEL进行筛选，选定要进行筛选的区域，点击菜单栏“数据”按钮，在下拉菜单中选择“筛选”-自动筛选，根据需要，设定条件进行筛选。

使用此方法将档案按照转递方式进行分类，筛选出来的暂留和派送的档案如有需要，可根据去向的不同或是暂离的原因再进行二次分类筛选。筛选出来的机要档案要使用邮件合并功能打印地址信息等。

二、邮件合并功能的使用

通过机要转递的档案，因为毕业生档案的邮寄信封上的信息是依据毕业生就业派遣数据库里的信息进行邮件合并套打出来的，下面简要介绍邮件合并的步骤

（1）新建一个Word文档作为模板文档，将模板文档根据地址条的格式编排，排版后存盘，将此文档作为邮件合并的模板文档，打印的地址信息等根据此模板文档格式输出。

（2）打开模板文档，在视图的工具栏选项中，将邮件合并工具栏打开。

显示邮件合并工具栏：

打开数据源：点击“打开数据源” 按钮，选择毕业生就业部门提供的数据库文件作为数据源文件。

插入域：根据地址条需要的信息，在数据库源文件中选择相应的信息插入。例如：要在模板文档中姓名一栏插入学生姓名，就将光标点至姓名处，然后点击“插入域” 按钮，在数据源文件中找到姓名一栏，点击插入，即可完成。其他的插入信息也据此法插入。在这里需要注意的是，就是一定要给我们的数据源文件编一个序号列，将此序号列信息也插入到模板文档中，此项信息的作用是我们要将封装好的档案根据序号排序，以便我们和机要局交寄的时候，与机要交寄单的顺序一一对应。

查看合并数据：插入所有的信息后，点击“查看合并数据” 按钮，查看插入的数据是否准确。

扩散标签：点击“扩散标签” 按钮，数据源中的每条学生信息都在模板文档中对应生成一条新的记录。

合并到新文档：点击“合并到新文档” 按钮，我们就可以对这个新文档进行命名、保存再打印了。

三、EXCEL其他功能的使用

在日常的档案管理工作中，EXCEL的其他功能也得到了大量的应用，利用EXCEL函数功能还可以实现排序、数据统计、数据合并等功能。如“使用VLOOPUP函数进行数据合并，使用COUNTA函数进行统计等。熟练使用EXCEL，不仅可以提高我们的工作效率，还可以提高管理水平。

综上所述，通过使用EXCEL的数据处理功能，完全可以实现对毕业生档案的准确转递。本方法简明易懂，特别适合学生档案管理人员使用。随网络化、信息化进程的加速发展，对档案管理工作的要求会越来越高。我们档案工作者只有不断学习，充分发挥计算机的辅助管理功能，才能为广大师生提供更好的服务。

作者简介：杨蕾，女，工程师，湖北工业大学档案馆，从事学生档案管理工作。