胡爱雪

【摘 要】在如今社会科学发展迅速的形势下，对工程档案要求越来越高，借助档案资料，能够更好地了解企业的过去，把握现在，规划未来。档案是历史的第一手资料，它见证各种事实关系，和反映一个单位的历史面貌。本人从事档案工作多年，深刻体会到档案管理的重要性，其中路桥建设项目档案管理贯穿项目建设的全过程，是建设项目管理的重要组成部分。本文在完善与提高档案水平的同时，结合自己多年的档案管理实践，从工程档案的定义、档案的管理和作用出发，分析了如何提高路桥建设工程档案管理并提出建议，特与同行探讨。

【关键词】工程；档案

1.工程档案的定义

工程档案是将工程项目在工程建设活动中形成的技术资料和文件材料，按照项目档案组卷要求，经系统整理排列著录编目而形成并归档的，具有参考价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料。

2.档案的管理

2.1檔案管理的基本流程

档案管理包括档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及档案利用等八个环节。

2.2档案管理的基本原则

2.2.1统一领导、分级管理的原则

具体内容主要包括三个方面：（1）按照规定，国家级档案分别由各级、各类档案保管机构集中管理；（2）全国档案工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；（3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理。

2.2.2维护档案的完整与安全原则

档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡有保存价值的档案都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区直至整个国家真正有保存价值的档案完整。安全是指档案不丢失，内容不泄密。

2.2.3便于社会各方面的利用原则

便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。

3.档案的作用

3.1行政作用

档案记载了机关、团体或个人过去活动的所有状况，其中包括行政职权的法律依据，开展事务的过程及结果，工作的经验及教训等，这些资料都可以成为某个机关或团体开展行政工作的重要参考依据。正如谢伦伯格所说：“档案是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具。”档案拥有大量的信息资料，可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导提供大量的工作和业务管理证据及咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、可以为决策、处理各种问题提供参考依据。

3.2业务作用

档案涉及的内容非常广泛，尤其是记载了各行各业建设和生产活动的情况、成果、经验和教训，这些资料都可以成为当前开展生产建设时重要的咨询研究、统计监督的情报信息。实践证明，充分利用这些档案资料，对促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3.3文化作用

档案是人类文明的产物，是人类文化的积淀和延续，它蕴含了大量的文化信息和社会发展规律，许多史学家都是借助档案成就了著名的历史文化著作。

3.4法律作用

在政治、军事、经济、外交等活动中，档案的作用依然显著，尤其是在解决领土争端等方面，档案的法律作用表现得十分突出；另一方面，在维护权益方面，档案可以起到非常重要的法律证明作用。

3.5教育作用

档案可以成为宣传教育的生动素材，因为它包含着历史知识、文化信息，人们可以通过它更加直观地了解事件真相，起到一定的教育作用。

3.6查凭作用

许多档案都可以为事件的真实虚伪、存在与否起到凭证作用。如行政公文、学历学籍、宅基旧址等等，都可凭档案查询。

4.提高路桥建设工程档案管理的建议

4.1健全制度，实行岗位责任制

完善管理办法，根据公司档案管理的需要制定规定或指南，做到有章可依。在形成档案的各有关部门之间建立严格的档案管理渠道，实行参建单位项目档案领导人责任制。

4.2完善基础设施，改善档案保管环境

档案保管设施设备符合国家有关要求。档案库房、阅览室、办公室实行三分开，库房面积要满足现存档案的需要，并留有发展的需要。

4.3维护路桥建设工程档案的完整与安全，依法制定文件材料立卷归档细则

工程一开始，建设单位要根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及交通部《公路工程档案编制办法》，制定工程材料立卷归档细则，以正式文件下发给参加建设的设计、施工、监理 、质监等单位，明确规定各参建单位的归档内容和范围，包括专业队伍阶段性工作完成后，撤离前的资料整理和交接，这样可以改变以往建设项目的参建单位无专人负责、无专柜保管、无制度约束的无序档案管理状况，为各参建单位文件材料的收集和档案工作人员的督导提供了有利的条件，并为竣工材料的积累打下坚实的基础。

4.4加强学习，提高档案管理人员的业务素质

高速公路工程档案管理人员应充分认识到路桥建设路工程档案管理的重要性、艰巨性，突破旧的管理概念和固有的模式，学习研究国家基础建设方面的政策、法规，增强法制观念和依法办事能力，严格执行路桥建设工程档案管理职责，积极参与路桥建设工程档案管理的各项活动，在实践中锻炼、提高自身的业务素质和专业技能，使路桥建设工程档案更好地服务于路桥建设建设的需要。同时，要抓好建设单位有关人员的档案业务培训，培训工作应放在工程开工阶段进行，并作为路桥建设工程档案工作的重点和突破口，通过对路桥建设工程项目各参建单位的项目部、驻地办经理和档案人员的档案业务培训，提高其档案意识，明确其档案管理分工职责使其主动参与项目档案的管理与控制。切实提高档案管理人员的业务水平和档案管理水平。

4.5加强督导，严把竣工验收关

路桥建设工程档案要达到完整，齐全成套，档案人员必须从工程一开始就严格把关，把工作做到前面，要了解工程进展情况，主动配合参建单位，深入现场调查研究，对工程档案工作实行全过程的跟踪，要积极督促配合设计、施工、监理、质监等部门对工程档案的真实性、准确性进行严格把关。在工程竣工验收时，严格执行有关的法律、法规。重点检查隐蔽工程验收记录是否有监理人员签章，监理人员的签字是工程监理的依据；其次是大量的设计变更是否齐全、是否在施工过程中就在施工图上修改到位；特别要注意的是，一项工程有总承包和分成包单位的，要严格审查各分包单位承建部分的竣工图是否与总图一致，是否同一标识，是否相互衔接，只要有一个分包单位的文件材料达不到要求，就不予以验收。

5.结束语

工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。 [科]

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