王占伟

人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好、工作经历与主要业绩等情况的原始记录，真实地记录并反映着一个人的成长轨迹和发展、变化的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表，是个人经历、思想演变、家庭与社会关系的反映；历年的鉴定，则真实地记载着个人不同时期的表现和组织的评价，是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证；政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的信息，是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的真实记录。现代社会越来越强调以人为本的管理理念，一切为了人的发展服务，一切服务都是为了人，已经成为当今乃至未来社会发展的常态，也是人类社会日渐文明的具体体现，因此，大胆而积极地借助于现代信息技术，积极建设符合现代社会管理以及人才发展实际的高水平高标准的人事档案管理工作系统，不断提高人事档案管理工作效率，提升档案管理水平，为人才的科学发展和可持续发展提供便利，应当是人事档案工作的首要任务。那么，人事档案工作主要包括哪些具体内容呢？对于如此繁复的工作又该如何科学管理呢？

1.初始阶段的建档管理。建立单位、部门员工以及领导干部等各类档案的基础数据库，主动与上级组织与人事管理部门的系统网站相链接，及时、适时录入、导入人事档案基本信息，实现对人事档案基本信息的统一维护和集中管理。

2.信息库建成后的归档管理。信息库建成后并非仅满足于建成一个庞大的“仓库”，而是要对信息库进行分类，建立不同级别的子信息库。基础信息库就如同根目录，子信息库就是根目录下的若干个二级、三级、N级子目录，这就如同一个大仓库是由无数个功能各异的小仓库组成的一样。人事档案的归类要及时有效，包括及时收录、记载那些调出调入、学习培训、反思总结、成长进步之类的动态的有价值的新信息，做到万无一失，准确无误。

3.不断优化人事档案综合查询即检索功能。建设并有效管理人事档案，目的是便于对本部门人事工作的科学管理，即建设不是目的，发挥其检索与查阅功能才是根本目的。基于现代信息技术条件下的人事档案检索功能，在使用上，一般是不会出现问题的，但是，保证检索任务的迅速、便捷，即最大程度地发挥检索功能，才是我们人事档案管理工作的重中之重。

4.人事档案的查阅与借阅。目前，我们的人事档案管理实际上是存在着两套储存系统的，基于现代信息技术条件下电子信息档案系统和传统的文字记录系统，这是因为无论任何发达的技术，在其为人类所应用之时都不可避免地会产生一些意想不到的负面作用，比如因技术问题导致的信息丢失、失密、篡改等等。那么，无论是哪一種形式的查阅与借阅，其实都是有一定的限制的，并非查阅者所期许的那样，这是因为出于管理与保密的需要，尤其是保护相关人员的隐私权。这就要求人事档案信息管理者必须处理好信息公开与信息保密的矛盾，既要最大限度地满足信息查阅者的预期，又要最大程度地保护好查阅人以及其他人、管理部门的合法权益以及隐私权。

5.人事档案的调出与借出管理。因为上级组织的管理需要，无论是电子信息档案，还是纸介文字信息档案，都有可能被调出或者是被借阅，这就要求管理者首先必须履行相关的管理制度，执行保密原则，履行调阅与借阅手续，直接管理者要及时记录档案的借出、归还等信息，并对档案借出信息的查询与统计等进行及时的记录，调出者与借阅者双方履行相关手续的信息及时记录，上一级监管者及时审核并评议，准确无误后签字归档。

6.人事档案的服务管理。由于上级管理部门以及本部门工作的需要，尤其是现代社会里日益频繁的经济活动、日常生活以及工作变动等实际的需要，人事档案信息其实是始终处于活跃状态的，其经常被用来证明身份、工作经历与资历等的，这就要求管理者经常性地提供档案信息服务。但是，这种服务实际上是有着底线的，而非任意而无原则地提供服务。除了公检法司部门因为工作需要而出具相关证明可以直接调阅人事档案信息之外，任何人其实是没有权利随意调阅保密级别较高的相关信息的，如果确实需要相关信息，管理者与使用者必须依法履行相关手续，严格执行相关制度。唯有在这样的前提下，管理者所提供的服务才是合法合理的，才是有效的。

7.纸介档案的定期盘点与管理。为了有效留存真正有价值的信息，无论任何时代，纸介信息档案都要必须存在。定期盘点纸介档案信息，就是将档案库存实物与计算机存储的人事档案信息定期进行核对，并根据实际业务进行系统中数据的修改和处理，协助业务人员快速完成对库房档案的清点、核对、修改、统计等工作。在二者核实准确无误后，我们管理者还要及时地将实物的照片、影响等数字信息加密归档留存。非但如此，核查者与检查者还要彼此还要反复核实，共同签字，即执行相关的管理制度。例如，对本部门工作人员的进修与学习所取得的各种证件，管理者一方面要及时敦促其入档存储信息，一方面又要及时地帮助其备份相关证件的实物与数字信息，及时在信息库里链接有关培训的背景和出具证件的单位信息，特别是查询系统信息等，以防止干部、有关人员在填写未来个人履历时弄虚作假，即从源头上杜绝弄虚作假现象。

8.人事档案处理工作。作为人事档案信息的管理者，我们要及时对因调离工作、离退休、死亡等各种原因需要将档案转移到其他保管机构或本馆内的其他保管地方的档案进行处理。对于电子档案信息来说，在相关制度允许以及相关手续合法的条件下，我们要及时做好相关信息转出工作，并且及时做好备注说明。对于纸介档案信息，我们要依法移交，严格执行有关制度，而且要建立起回访制度，即在定期与接收单位沟通核实所转出档案的送达与接收情况。