高校固定资产管理账账及账实不符问题研究

2015-08-15华杰

行政事业资产与财务 2015年21期

华杰

（珠海市新中大软件有限公司中山分公司广东·珠海 528437）

保障高校教学以及科研等工作顺利进行的重要因素就是高校的固定资产，同时其也是国有资产的重要组成部分。目前在高校固定资产管理中，相对较为严重的就是账账和账实不符的问题。账账主要是指高校管理部门固定资产实物账和财务部门固定资产价值账；而账实主要是指固定资产实物账与实物。在高校固定资产管理工作中，一定要保证账账相符和账实相符，这对于高校发展有着很大的促进作用。

一、固定资产的概念以及分类

高校所指的固定资产含义与国家所指的固定资产涵义稍微有所出入，高校的固定资产是指高等院校在规定的标准基础上，所持有的设备使用期限>一年，而且高校所持有的设备在使用期限内需要保持原有设备的形态，如单位未达到标准，但是使用期限>一年，则仍可作为固定资产来进行核算和管理，高校的固定资产一般包括房屋建筑以及其他的陈列设备等。

二、导致账账不符以及账实不符的原因

导致高校固定资产管理账账不符以及账实不符问题的原因有很多，高校固定资产管理制度的不完善、制度落实的不到位等，这些都会引起此类问题的发生。以下对原因进行了具体的分析：

（一）对固定资产报废情况记录不详

当高校的固定资产出现设备报废或者无法使用的情况时，资产管理部门并没有按时的进行固定资产的报废登记，这不但导致在接下来的一系列程序中无法和财务部门进行相连接，更会出现账账不符或者账实不符的现象发生。

（二）新购固定资产相关手续具有时间差

例如在购置基建项目设备的时候，由于基建项目时间相对较长，但是设备一般都是分批购置的，有时候会出现设备到了，并且已经进行了验收，资产台账已经登记，资产也投入到了使用当中，但是购置设备的发票还没有收到，因此相关部门不能办理报销手续，从而造成了账账不符的现象。

（三）制度落实不够到位

对于一般高校来说，其会隔很长一段时间对固定资产进行盘点，这会导致一些丢失、毁损等固定资产不能得到及时登记，从而出现账实不符的问题。从管理的角度来说，出现账账不符和账实不符问题，其都是主观上的原因造成的。很多高校都有比较完整的固定资产管理制度，但是该制度的落实往往不够理想。人们的管理行为会受到很多方面的约束，其中最主要的原因是管理人员的主观意识，他们是否自觉的执行和落实制度，这对于固定资产的管理是非常重要的。

三、账账不符、账实不符的解决措施

要想有效的解决账账不符、账实不符的问题，就必须建立完善、科学的管理系统，该管理系统必须要与高校的实际情况相连接，同时要将信息化技术的优势发挥出来，使高校固定资产管理实现数字化。在日常的管理过程中，可以将管理制度、管理责任以及管理措施有效的结合起来，并且对其进行数字化程序管理，从而有效的监督固定资产管理工作，杜绝管理人员工作不认真的现象，使他们能够按照规章制度进行操作，如果他们没有按照规定进行，那该管理系统也不会接受相关人员的操作，这样能够保证固定资产管理的规范性和高效性。具体来说，运用信息系统进行资产管理，可以做如下控制。

（一）标识控制

要想更好的根据信息网络系统管理固定资产，就要保证高校的固定资产都有一个唯一不可替代的身份，这也是管理固定资产的基础。固定资产管理部门对每一件资产登记报账，进行报账后，系统将会自动生成固定资产的标签代码。当固定资产的电子卡片信息形成后，一旦固定资产的存放位置发生变化，固定卡片的信息都会自动进行更新变动，并将更改的日期进行记录。所以，通过标识控制的做法，将固定资产电子卡片的信息与日期进行连接，这样在网络系统中可以随时查到资产的相关信息。

（二）入账控制

管理部门要保证高校购买的资产能够及时、准确的进行入账，并且，当高校资产进行购买之后，财务部门要根据所购买的发票进行查询、核对。并且，财务部门必须要求报账人提供入账通知单，以此保证财务部门的账表与固定资产管理部门的账表相一致。

（三）报废控制

当高校中的固定价格资产需要报废时，固定资产的管理人员可以利用条形码进行读取，将报废的设备进行二维码扫描之后，读取的二维码信息会自动录入到信息管理系统之中。

（四）清查控制

负责固定资产管理相关人员在工作过程中需依据本校固定资产管理要求相关操作。管理人员要在管理系统中设定固定资产的清查周期，要想使账实相符，就需要在清查周期结束时，管理人员必须要执行清查程序，如不进行清查，系统将会自动锁死，对业务也无法进行处理。因此管理人员必须要及时的对固定资产实物动态进行掌握和控制，与此同时，该动态也将在系统里得到记录。在盘点固定资产的时候，可使用移动条形码读码器，利用条形读码器对每一件固定资产标签条码进行扫描，读码器将读到的信息传到系统中，系统将会对已读条码的固定资产做出已清点的标记。只有利用条码器读取过的固定资产，系统才会确认该资产已进行清点，这也就真实的确保了清查程序的执行情况。

（五）对账控制

管理系统需要定期的对固定资产清单进行打印操作，清单打印后才允许对系统进行操作。清单将记载上个月固定资产的增减以及报废数量的信息，该清单将会送往财务部门，财务管理人员会以清单进行对账。财务人员在每个月的财务系统做结账业务的时候，财务系统将会自动询问工作人员是否已经将固定资产实物账与价值账进行对账，财务管理人员需确认已对账后，财务系统才会对这个月进行结账操作。在进行结账操作后，一旦发生固定资产价值与实物账不符合，财务人员需与固定资产管理人员互相配合查找原因，原因一经查证需马上进行更正，例如可以将一些因时间差导致的资产台账已登记入账，但是尚未到财务报账造成的账账不符，应该编制一个资产调节表作为一个对账依据。只有这样才能保证账账相符、账实相符。