档案管理工作优化方向分析

2015-07-12刘欣晋冀鲁豫烈士陵园管理处

科学中国人 2015年20期

关键词：档案优化管理

刘欣晋冀鲁豫烈士陵园管理处

档案管理工作优化方向分析

刘欣
晋冀鲁豫烈士陵园管理处

摘要：文章首先针对当前档案管理工作过程中存在的不足，以及信息化进程中的突出问题展开必要的说明和分析，而后进一步在此基础之上就如何更为有效地推动档案管理工作优化进行了讨论，对于切实推动档案管理工作向前发展有着一定的积极价值。

关键词：档案；管理；优化；发展

所谓档案管理工作，即包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究以及档案提供利用等一系列工作环节在内的诸多档案相关任务的总和，这一系列活动的根本价值在于从实际的工作过程中获取到系统性的档案资料，并且形成对于当前工作以及未来工作的有效指导和思想影响和推动。就目前的状况看，随着信息化相关技术的深入发展和应用，档案管理工作的效率已经得到了显著提升，但是在这个过程中，档案管理工作同时也在面临新时代的新挑战，其突出出来的相关问题亟待重视。

一、当前档案管理工作现状以及分析

从档案资料本身的角度看，常规存在于组织环境中的档案包括人事档案以及工作档案两个主要部分，但是对于具有纪念职能的诸如陵园组织而言，由于承载了一定的历史文化职能，因此包括某些非物质文化遗产在内的档案，也是构成其档案体系的重要环节，不容忽视。

现阶段我国是以部门为单位进行档案管理工作的，由档案专业人员将相关档案进行分化、收集、保管和整理，为组织以及社会工作的开展提供档案资料，服务于组织未来的发展。整个档案管理工作体系经过多年的发展已经日趋成熟，但是在当前信息化时代之下又呈现出一些与以往不同的特征。

首先盲目信息化已经成为当前档案管理工作的突出问题之一。主要是考虑到信息化技术在当前社会环境中发展日趋成熟，因此在档案管理工作中的应用也渐渐深入。但是档案管理工作的信息化进程是一个漫长的过程，在这个过程中，当前的突出问题在于对信息化技术的过分追求，反而可能会使档案管理工作人员无法端正信息化技术本身的手段性地位，从而造成对于档案管理工作本身目标的迷失。在这个过程中的另一个主要问题在于，对于信息化手段的过分追求还会造成档案管理工作信息化系统本身的造价虚高，以及在投入使用之后的不适用等问题的发生。

其次，从信息流动的角度看，档案资料想要实现其自身的价值，无论是对于当前组织工作的进一步指导，还是对于历史的忠实反映并且形成思想层面的传播，都必须实现信息流动的闭环状态。但是就目前的情况而言，档案信息的流动仍然呈现出极强的开环性特征。就当前的档案管理工作而言，通常能够在档案本身材料的搜集和整理环节形成一定的体系化特征，必要的规范建立也比较能够跟上。但是对于档案资料的使用环节，普遍存在一定的缺失，而这种缺失直接导致档案资料本身的价值无法得到有效发挥。

二、切实推动档案管理工作优化

考虑到档案管理工作本身对于推动组织发展的积极价值，以及其自身细节工作的展开效果，综合当前存在的突出不足，必须采取对应的措施，切实加强档案管理工作的进一步有序进行，推动整个档案工作体系实现全面优化。具体而言，有如下几个方面的工作，可以作为档案管理工作的优化着手点：

1.切实提升档案管理工作团队质量

工作人员的综合素质，是直接影响到档案管理自身质量的重要环节，因此唯有切实有效地面对工作人员的自身特征展开对应的分析，并且提供必要的培训和指导，才算得上是有的放矢的实现了工作人员素质的提升。对于这一方面的问题而言，首先应当注重素质提升评价的闭环信息实现，即形成评价、培训和再评价的循环工作，这是进一步获取档案工作人员素质状态的有效依据，也是能够展开进一步有效培训工作的基础。除此以外还应当注意对参与到档案建设过程中各个环节的工作人员都应当给予必要的培训，其中不仅仅包括专业的档案工作人员，还应当包括档案产生的各个细节部门人员。只有每一个环节的工作人员素质都能够得到保证，才能产生和建立起切实可靠的档案资料体系，也才能服务组织的深入发展。

2.加强档案利用环节建设

对于当前的档案管理和体系建设工作而言，一个极为重要的问题在于，相关工作人员以及部门已经充分认识到一个完整和完善的档案体系需要诸多部门的共同参与建设，也正因为如此，目前在组织环境内部才能够存在如此完备的档案体系。但是综合而言，档案的价值还在于其能否对于组织未来的工作产生一定的指导价值，或者其自身蕴含的历史意义以及相关思想能否实现有效的散播，并且形成一定的影响力。因此针对这一方面的需求，应当深入加强档案利用环节建设，对于档案资料的需求群体作出切实深入的分析，以最为便捷的方式为不同的群体提供适用和方便的档案信息访问方式，唯有如此才能切实帮助实现档案资料的自身价值。

3.拒绝盲目信息化

对于信息化相关技术以及管理体系而言，其存在对于推动档案管理工作效率，优化档案资料的存放和数据的有序结构等方面发展均有毋庸置疑的积极价值。但是必须认识到，信息化应当是以服务档案自身价值实现为总体目标的手段，其自身的途径地位不能改变。在这样的思想指导之下，展开对于相应信息化技术的合理选择，要求能够做到对于档案管理工作的有效支持，但是应当是基于档案管理实际需求的技术选择。这其中必须避免对于信息化相关技术的盲目追求，避免造成整个信息系统过高造价，以及不必要的浪费。