左凤敏

摘 要：本文就电子档案的利用与管理工作论题，说明了电子档案的内涵；指出了电子档案利用的方法；阐明了电子档案整理程序及电子档案管理措施；论述了电子档案提供利用的方法。

关键词：电子档案；利用；整理；管理

1 电子档案内涵

是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更方便。但这必须建立在电子档案所依赖的枝术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能够实现。

2 电子档案的利用

电子档案这一新生事物越来越被广泛的利用到各个领域当中，作为档案管理者就必须认清电子档案性质，搞好电子档案在档案工作中的利用。

2.1 讲求真实、合法是电子档案利用的前提

从电子档案的可修改性我们不难看到这一点，纸质档案虽能修改但没有电子档案更好修改，一旦修改后不易留下任何痕迹，更难分辨其真伪。针对它的这一特性我们档案工作者在电子档案的利用当中就要更加遵守职业道德，真实、合法的保管电子档案使电子档案具有档案必有的原始性和真实性，真正的成为合法参考的凭证和依据。

2.2 掌握电子档案的操作方法

學习计算机基础知识，从而熟练掌握计算机的基础应用与操作，以便做好电子档案的保存与管理。掌握WORD等文档、表格处理软件的应用以及相关数据编缉与处理软件的应用，便于做好电子档案的原始信息整理与编辑工作。掌握并熟练应用本单位所使用的档案管理系统。学习计算机的病毒防护知识，电子档案的原始信息的采集有时靠各个部门利用邮箱、载体等形式集中传过来，难免会感染一些病毒，那么我们就必须掌握计算机的病毒防护知识，通过对计算机病毒的防护来减免各种病海对我们档案库的感染与侵入，保证电子档案的完好性。

2.3 做好电子档案的初期整理

电子档案整理的好坏，影响电子档案的使用性和考察性，这就要求档案工作者必须务实、认真、仔细地做好电子档案的整理。作为一名档案工作人员不能只停留于以前的工作程序和方式，要不断的加强档案管理知识的学习，扩充档案管理方面的新知识，以便更好的统筹规划档案库，以有利于对电子档案的分层分段与初期编辑与整理。必须对所在的单位，做好各种档案的归类。我们需要注意的是单位的主体人决定文书电子档案的整理与规划。例：本人所在的单位属于职院，它的主体人是学生和教师，而一般企事业单位的主体人是单位的职工，所以在整理文书档案时一定要搞清单位的主体人。那么我们就以职院学生口的电子档案为例大致作以介绍。学生口电子档案的整理要紧扣三个环节，即学生的入学、在校、毕业。

2.4 保证电子文件的原始性以及法律凭证作用

电子文件信息与载体的分离性、内容的易改性，使得其凭证作用产生疑议。为此，需要对电子文件的原始性赋予新的解释：对一份电子文件来说，只要它内容是原来的，是原作者撰写或制作出来的，以后从未更改过，就应当承认它是原始的，不管它的形式如何变化。这样我们就抛弃了文件形式的原始性，只要文件所含信息是真实情况的记录，就视其有原始性。为确保提供所利用电子档案所具有的最初的原始性，对于电子文件本身所存在的局限性，要采取有效的手段予以克服。为其凭证性、有效性提供保障。第一，技术途径是保证电子文件真实性和凭证性的基本前提。第二，法律是保证电子文件真实性和可靠性的最有力的武器。只有确定了电子文件的法律地位，才有求得电子文件法律凭证作用的解决。第三，有效的管理是保证电子文件真实性的重要措施。根据国际档案界和国家档案局制定的有关电子文件管理方面的相关的一些法规与指导，各负责管理的档案部门在结合实际的基础上科学的规定出电子文件的产生、归档、鉴定、保管及利用等一系列的制度确保其原始性。

3 电子档案整理程序

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案等分类管理然后再按项目归档。简单介绍以下三种：基建档案：基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫拊，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。设备档案单位引进技术和购置各种设备时，商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，而且单位的管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附E电子文件内容说明和注意事项。科研档案：科研档案要先根据科研项日进行分类，再根据科研项目里的相关内容进行规划分层归档整理。

4 电子档案管理措施

电子档案有许多不同于传统纸质档案的特性，决定了其在保管与维护方面的特殊性。电子档案管理其实就是如何保护所存信息能被长久或永远地安全利用，这是一项经常性、系统性的工作，也是一项技术性工作，必须采取综合措施。由于电子文件的特殊性，载体损害、设备故障、操作失误、病毒入侵、黑客攻击、网上篡改、技术淘汰都可能对电子档案的完整安全造成威胁。

1.实现电子档案的可靠性、安全性管理。 一方面应用支撑环境能够通过数字证书、电子印章等先进技术保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值。另一方面要有安全机制保证电子档案封装、传输过程、整理、归档过程、保管和利用过程中的信息安全。要实现对电子档案安全级别的划分和标志，并根据不同的级别和权限进行访问控制。

2.实现权限的灵活、方便管理。 系统能够采用CA和数据加密技术实现用户对数据访问的身份控制。权限体系能够适应税务系统不同的组织机构设置、适应不同的管理模式。能够实现权限的分级管理、共享使用、分组共享、分别配置和临时发放等。

5 电子档案提供利用的方法

1.提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之同的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。是利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询的一种方法。可为利用者提供技术支援，可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这种方法的可能性，由档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少来决定。

做好电子档案的利用与管理，是一个值得重视的新课题，做好这方面的工作，就能准确、快捷、安全、完整地向用户提供各种方式的服务，满足用户的需求。