曹梅

[摘 要]随着社会对医疗服务要求不断的提高，管理水平和服务功能的强化及发展，对医院办公方式产生极大的推动作用。以江苏省宜兴市人民医院为例，其信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的规模。要想取得更大的发展，就必须最大化地运用电子信息网络技术，提高医疗管理的技术水平，才能够创造较好的经济和社会效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。

[关键词]医院；信息化建设；办公自动化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.17.125

1 当前医疗管理中存在的问题

对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态，以作出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏系统的通道，给医院内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。

目前医院都存在着一些问题，由于医院中部门繁多，传统的管理方法往往会造成以下不良现象：①签核程序烦琐，工作相互干扰；②人工操作难免疏忽与意外，造成遗失、延误、缺席等；③制度制定后不易迅速执行；④制度调整更加困难重重；⑤人事组织异动，“适应期”较长；⑥难以掌控工作进度，更无法分析流程合理度；⑦纸张表单难以查询；⑧制度执行人为影响大，效率、质量低下。亟须在个人办公、信息中心、收文管理、发文管理、事务申请、档案管理、会议管理、电子邮件、待办事项、日程安排、资产管理、办公用品、公共信息、阳光采购、车辆管理、人事管理、系统管理等实现办公自动化。

2 我院办公自动化的应用

我院现在的OA是在医院网站上登录，登录后分为个人事务、行政事务、公共信息、HIS接口等功能模块。

（1）在行政事务的公共信息上，主要是实现了通知的功能，给全院职工发布通知、信息，比如院部学习内容、考试资料等。这一点，我院OA已经基本实现，但还存在权限问题，我们的通知都是放在公共事务里，全院查看，在这一方面，我院的OA可以细分权限，通过AD里的组来查看和自己有关的资料，或者发通知的人员可以选择自己文件的查看者，如此就可以做到个人版面精简，只查看与自己相关的文件，也做到了保密性。

（2）个人文件夹柜：作为网上的文件柜，员工可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、科研资料等各种资源有序的存放在这里，进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间。

（3）文件传送：传送的医院正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员，提高文件的快速传送，提高各科室的工作效率。这就避免了在全院使用QQ，有的科室有QQ，有的科室不允许安装QQ，带来的不便。有了OA的文件传输功能，就很好地解决了这一问题，便于各科室的交流，节省来回送材料的时间，提高工作效率。

（4）远程办公：提供的移动办公、网上办公功能，即使医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。可以将医院内的成功案例、先进经验、技术方法等知识资源在这里共享，便于大家共同学习，交流病例，快速提高。当然，这需要设置权限以保护机密资料安全。

（5）工作：行政事务里，近段时间新添加工作流程和公文管理两个模块。工作流程现在是信息科和医务科2个科室已经使用起来，在OA里走软硬件申请的流程和医疗整改的流程，从OA上使用，可以节约纸张资源，人力，而且其中加入了“手机提醒”功能，能及时快速的通知经办人，从而加快办公效率。运行一段时间后，小有成效。由此，我院可以在这方面进行延伸应用，尤其是行政科室和临床科室的各流程上。同时档案管理、调动分配管理、离职管理及各种查询统计，可以实现对单位员工人事信息、岗位调动变化的管理查询功能，考勤管理由签到、签退、请假、销假、加班申请、统计查询等模块组成，可以对单位员工的考勤情况一览无余，实现工作效率和可靠性的有效提高。

3 办公自动化系统的功能

OA办公自动化对医院发展突出的四个功能：整合医院网络资源，通过网络技术将医院的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用；加快信息流通，职能部门下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节；规范办公流程，建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让医院充满活力，促进医院持续发展；提高办事效率，通过OA管理部门可以有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，信息流通速度成倍提高。

（1）医院领导能实时查阅自己所需要查阅的资料。例如：想查看某人的人事信息，只需要打开电脑，进入我们的系统，它的一些相关信息就可以查询到。或者给人事科长发封邮件，让其将资料发到自己邮箱中，能快速而准确的规划自己的任务安排工作。

（2）能查看下属所管辖的各个科主任的工作计划或者工作汇报信息。医院领导能通过系统听到医院各个层次的员工的意见或者建议，与普通员工一起参与网上讨论与学术探讨。政务公开，可指定职务代理人，将自己的行踪公之于众，或者指定自己不在时普通事务的处理人员，避免因人不在而导致某些审批项目受到耽误的情况发生。

（3）科室主管能查看下属所管辖员工的工作计划、工作汇报或工作日志。能快速而准确的规划自己的任务安排工作，作为中层管理人员，他们的任务来自几个方面：院领导的指派，其他部门主管的委托、自己部门下属的汇报，及自己的任务安排。对下属工作人员指派任务监控具体项目的进度，实现网上的普通事务处理和电子审批操作。对一些普通的公共事务，且由本部门员工提出的申请进行审批，如部门大事记的登记归档、部门公告的发布审核工作等。

（4）普通员工能通过电子邮件向领导反映问题和表达自己的意见，快速便捷的获取信息和资料。到自己喜欢的论坛与人进行交流和沟通，学习到更多知识和内容。看到领导给自己下达的明确的任务书。实时监控自己的申请项目和需要他人审批的内容，如自己的请假申请已经递交，要等领导和人事处的批复。平常对此将无法知道结果，而现在只要打开电脑就知道领导是否已经同意。很多文字和书面的任务完成简单方便，如领导要求院长办公室的某人将人事部门今年的用车情况汇报一下。

（5）新员工可以通过系统中的新员工快速导航，找到自己岗位的职责说明书。对于新人需要查看的全院性的规章制度，部门规章制度等信息可以随时调阅查询。自己所要办理的各项手续，到什么部门，联系人是谁等都可以查询到，这样亲切而周到的环境能让员工迅速融入集体中来。

4 结 论

通过医院对办公自动化系统的应用将工作人员从烦琐、无序、低端的工作中解放出來处理更有价值、更重要的事务，整体提高了医院办事效率和对信息的可控性，使医院管理趋于完善，提高执行力，最终实现医院市场竞争力全面提升的目标。通过OA系统的实施，能全面贯通医院内部经脉，通过对各办公要素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为医务工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要的是给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。所以，我院的OA应从功能和职工应用上加以提高。

参考文献：

[1]杜方冬，孙振球，饶克勤.我国医院信息化发展水平的评价[J].中国卫生统计，2010（1）.

[2]李鹏，李昕.对我国医院信息化建设面临问题的思考[J].中国病案，2013（6）.