高校图书馆中微观制度衔接设计研究∗

2015-05-13赵玉玲李永茂常州机电职业技术学院图书馆江苏常州213164

图书馆学刊 2015年9期

赵玉玲　李永茂（常州机电职业技术学院图书馆，江苏常州213164）

高校图书馆中微观制度衔接设计研究∗

赵玉玲李永茂
（常州机电职业技术学院图书馆，江苏常州213164）

[摘要]自“制度图书馆学”诞生以来，图书馆制度研究日趋火热，总体上侧重于宏观、中观层面以及微观层面的业务规章、管理规章方面，而对于如何将宏观、中观制度无缝衔接到运作制度去执行的中微观制度研究不多。针对图书馆制度研究现状，通过对图书馆制度的解析，提出中微观制度，分析了中微观制度设计原则、依据与方法，并结合实例进行具体分析。

[关键词]图书馆制度中微观制度微观制度制度设计规章制度高校图书馆

[分类号]G252

*本文系常州机电职业技术学院2013年社科类课题“骨干院校建设背景下图书馆创新服务研究与实践”研究成果之一。

图书馆具体制度研究由来已久。自蒋永福先生2005年提出“制度图书馆学”以来[1]，图书馆学界关于宏观和中观层面的研究日趋火热[2-4]。近年来，图书馆制度研究集中于图书馆制度基础理论、制度文化、制度创新、制度建设、公民权利与制度设计、制度历史、制度环境以及行业准入制度、学科馆员制度等方面[5-7]。关于图书馆制度的研究侧重于宏观、中观层面理论研究，在微观层面则侧重于具体业务制度、规范，如超期罚款、图书采访、资源管理（过刊、排架）、外包加工、责任制和单项管理制度，对于如何将宏观、中观层面制度落实到微观制度去执行的中微观衔接制度研究不够。

1中微观衔接制度的提出

1.1图书馆制度层次

图书馆制度建设可以分为宏观（国家政府）、中观（行业）、微观（机构）3个层面[8]。宏观对应国家政府高层制度设计，中观对应图书馆行业指导（工作）委员会、学会、协会等（以下统称为行业协会）的协调指导，微观对应各图书馆层面的制度规章[9]。三者之间的关系为：国家政府用法律、行政手段做出制度安排，处于制度设计的顶层，规定了图书馆的来龙去脉以及生存发展的大框架，是粗线条。具有官方或半官方性质的行业协会居中协调，肩负着“上传下达，业界规范，内沟外联”的责任，即负责落实国家政策，制定行业规范，协调指导行业发展，反映基层呼声，对外谈判、考察、维权等，既承担着上下层级间沟通，平级间交流，也承担着基层之间的沟通，负责将粗线条细化为可执行的行业规范。基层图书馆是中、上层制度存在的基础，负责落实中、上层制度规范，对内落实职责规范，践行中上层意志；对外提供服务，最终实现国家制度安排[10]。层间关系见图1。

图1　图书馆制度三个层级

1.2微观层次制度解析

对作为机构的图书馆的微观层次制度可以进一步细分，细分的依据是宏、中观制度即国家政策法规和行业规范标准。宏、中观制度决定了图书馆职责，图书馆职责决定子部门职责、设置及其人员岗位职责。部门职责和岗位职责落到实处，实现对外输出图书馆服务，但这需要运作制度支撑。缺乏部门职责和人员职责，图书馆制度体系缺乏实施主体，将只剩一纸空文，无法落到实处；而缺乏制度体系支撑，部门职责和岗位职责将缺乏执行与评判标准，服务质量无法保证。图书馆微观层次制度解析如图2所示。

图2　图书馆微观制度体系

图书馆微观层次制度可以从总体上进一步细分为两个层次：一是由管理制度、业务规章、服务规章规范组成的制度，我们称之为运作制度。二是由图书馆职责、子部门职责、人员岗位职责和岗位工作细则组成的制度，我们称之为中微观制度。

图书馆运作制度按照适用对象和范围可以分为3类：一是对内的人财物管理制度体系，包括人员管理（包括岗位、用工、考核、奖惩、培训进修等）、财产保管（书刊、办公用品、设备设施）、安全卫生等；二是规范图书馆业务的规章规范（如采购、编目、加工、排架、数据安全等）；三是对外服务规章、规范（如文明服务规范、服务效率、证件管理、借阅、赔偿规则等）。学界对此研究较多，笔者不再赘述。

中微观制度由部门职责（包括图书馆职责和子部门职责）、人员岗位职责和岗位工作细则组成，起着联结中宏观制度与运作制度的桥梁纽带作用。体现在两方面：一是对上落实国家层面的宏观制度和行业层面的中观制度，体现国家意志和行业要求，主要通过图书馆职责和子部门职责来实现；二是对内通过逐层细化，明确责任要求及业务制度依据，主要通过人员岗位职责、工作细则规范实现。简言之，中微观制度实现宏观制度、中观制度与作为机构的图书馆的基层运作制度的有机结合，属于中微观衔接制度。

2中微观制度设计

中微观制度设计包括作为整体的图书馆职责、下设子部门职责、人员岗位职责和岗位工作细则。职责设计的总原则是分层授权，逐级负责。即将图书馆职责按照自顶向下的原则进行层层划分、授权，各级分别对所领受职责负责。

2.1部门职责与岗位职责含义

《当代科学学辞典》对“职责”的解释为：“指职位的责任。是经营管理组织理论中的基本概念。在管理组织体中职责是单位之间连接的环，有了它，组织体的上下左右才能协调工作，完成总体目标。”[11]

部门职责的含义有两层：一是图书馆作为一个整体部门的工作职责（以下简称图书馆职责），二是图书馆内设部门（以下简称子部门）的工作职责（以下简称子部门职责）。部门职责用于解决设立这个部门（或子部门）干什么的问题。人员岗位职责（以下简称岗位职责）用于解决部门工作职责如何实现，具体由哪个或哪几个岗来落实，该岗位应承担什么样的职责或任务的问题。两者结合起来决定了图书馆向读者提供什么样的服务。

2.2图书馆职责设计

图书馆在高校只是一个部门，但其存在和发展的依据是国家法规和行业规范，因而图书馆职责制定不能自说自话。图书馆职责的确定来源于两个方面，一是“规定动作”，即国家法律法规和行业指导规范，如《高等职业学校设置标准》（教发〔2000〕41号）、《普通高等学校图书馆规程（修订）》（教高[2002]3号）、《普通高等学校图书馆评估指标（征求意见稿）》（国家教育部高校图书情报工作指导委员会，2003.2.12）、《普通高等学校基本办学条件指标（试行）》（教发〔2004〕2号）、《高职高专院校人才培养工作水平评估方案（试行）》（2004.06）、《全国示范性高职高专院校遴选标准》《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010~2020）》等。如《全国高职高专院校图书馆建设指南》（教育部高等学校图书情报工作指导委员会高职高专工作组，2011.12）即属于中观层次行业领域的“规定动作”。对高职高专图书馆定位、图书馆任务和图书馆建设做出了明确规定[12]。二是“自选动作”，即各馆根据自身承担的任务和特色自我定位，如建设“石油特色馆藏”“西南文献中心”等。

各馆在制定图书馆工作职责的时候，应兼顾宏观、中观层次的要求，同时加入自身特色部分，构成各馆工作职责。

2.3子部门职责设计

图书馆职责决定子部门设置及其工作职责。作为整体的图书馆职责是大纲，总揽全局。其职责由子部门分工但全部承担。用图论表示两者之间的关系为：图书馆职责用I表示，子部门职责分别用A1、A2……An（n表示内设部门个数）表示，则有

（1）式表示，子部门职责是图书馆部门职责的子集，即内设部门设置在于分担图书馆整体部门的职责，这也是图书馆内设部门设置的依据，进而揭示了按岗定人而非按人定岗的合理性所在。

（2）式表示，各子部门职责的总和应等于图书馆职责。如果子部门职责之和小于图书馆职责，出现图书馆应当做却没有子部门承担的工作，说明部门设置不当或子部门职责不完整、工作任务不饱满。

2.4人员岗位职责设计

部门职责（包括图书馆职责和子部门职责）需要具体岗位的人来承担，对部门职责进一步推演，进而确立人员岗位职责。岗位职责执行的依据、质量及效果需要通过业务、管理、服务规章来细化落实。

根据按岗设人的原则，图书馆每个岗位都有其人，每个人未必都有其岗。有岗无人即空岗，若非其人正在招募中，说明该岗位设置不合理，不合理的原因可能是任务划分不合理，即其岗位任务已由其他岗位承担了；也可能在做图书馆“顶层设计”时认为应当有但当下没有合适人手承担。

图书馆人员从总体上可以分为两大类：管理者、普通职工（以下简称员工）。管理者又可以划分为高层管理者（馆长、副馆长、书记、副书记，以下简称馆领导）、中层管理者（办公室主任、副主任，以下统称办公室主任）、基层管理者（子部门主任或负责人，以下简称部主任）。

在业界，对图书馆领导、员工的职责认定已经比较成熟。笔者重点论述部主任和办公室主任职责设计。

2.4.1部主任职责

图书馆内设子部门主任的岗位职责是由其所处的地位和角色决定的。总体而言，具有四重角色：

①管理研究者角色。作为承上启下的基层管理者，需对本部门劳动纪律、工作质量、安全卫生、效益负责。就人员安排而言，不建议馆层面一竿子插到底、直接干涉子部门人员任务分配，而应放权让部主任去调配，馆层面改为考核子部门工作任务完成及工作质量情况。同时作为部门管理者不能得过且过，应不断思考研究问题，想法设法提高部门工作质量和效益，成为“研究型管理者”，因而，统计分析、研究本部门业务是其工作任务之一。

②质量监控者角色。质量包括两方面，一是“产品生产质量”，如图书采选质量、图书粗加工质量、图书编目数据质量、借阅服务质量、回答读者咨询质量、数字资源建设质量等。二是“时间效率”。阮冈纳赞“图书馆学”五定律之一就是“节约读者时间”[13]。因而，时间效率应成为图书馆服务质量的一个指标。时间效率主要指工作时间节点，比如读者荐购的图书多久能入库供借阅、归还的图书多久上架、读者咨询的问题多久能回复、查新查收查引需要多长时间等。

③馆长助理角色。其优势在于：首先，将“馆长——办公室主任——部主任——员工”四层垂直结构化为“馆长——办公室主任、部主任——员工”扁平结构，方便上传下达，提高管理效率。其次，分担宏观上看属于办公室的事务。同时培养部主任处理全馆事务的能力，一旦遇到办公室主任突然有事，图书馆事务有多方支撑、能正常运转，此时，作为馆长助理的效能显现。

④劳动者角色。部主任是基层干部，同时也是基层劳动者，应大处着眼、细处落实，通过承担部门具体事务来实现“去官僚化”角色，避免沦为群众眼中“无所事事的官僚”。同时充分参与本部门具体工作可以起到熟悉部门业务、示范引领作用，对于工作研究与开展也有助益。

要做好上述4种角色，要求部主任应做到以下几点：

①提高工作效率，及时、准确完成工作任务。馆领导和办公室要考核任务量、工作质量和工作效率。

②制定、完善部门制度、工作规范、流程、岗位要求，落实工作任务，理顺工作关系，让部门按部就班运转。高效率高质量的管理在于破除“人治”，实现制度化的运作。

③落实制度规范执行，定期或不定期检查执行，检查的方式可以是实地走访、查材料、谈话听汇报、看数据。发现问题及时纠偏，指导员工正确的做法并持续跟进。

④部主任应研究部门发展与图书馆发展。这就要求部主任应有胸怀，甘为人梯，帮助员工成长；其次，既能用人之长，更能容人之长，允许员工能力比自己强，特别是为其创造充分发挥才能的空间，同时要敢于奖勤罚懒，营造公平、正义、正气、团结、舒畅的工作氛围，则人人恪守本职，个个争先创优。如此，部主任才能实现从事务型领导向研究型领导转变。

2.4.2办公室主任职责

办公室主任作为图书馆中层管理者承担着承上启下、内沟外联的角色。上对馆领导负责，负责将馆领导、馆务会或全馆理念、决议、工作任务落到实处；下对全体员工负责，了解基层情况，反映员工呼声，上传下达，反馈沟通。对内，处理综合事务，协调子部门业务；对外，承接校内其他相关部门或组织规定的任务，与校外其他图书馆间业务沟通。

图书馆办公室人员包括馆领导、办公室主任及办事员。高职院校图书馆领导一般配置一名馆长，部分馆配有一名副职。馆综合办公室一般配置办公室主任一人[14]。故不能认为除了各子部门业务工作外，其余工作必须由办公室人员即馆领导和办公室主任亲力亲为承担。馆领导负责对外为图书馆争取良好的发展环境、对内总揽全局，掌握图书馆人财物，监督但不参与或很少参与具体事务，因而不能赋予其过多的细节、事务性工作。剩余的工作也不能全压在办公室主任的肩上，现实和精力都不允许。

图书馆办公室作为教辅部门（有的学校归入行政后勤部门）的综合服务部门，人手少却依然“麻雀虽小五脏俱全”，本身事务较多：计划制定、执行跟进与总结，通知公告、纪要、收发文、会议会务，领导下达任务的完成或分解，规章制度制定、修订，绩效考核检查监控，安全卫生，职工学习组织，档案管理，办公用品管理、外宣等；面向校内支部及其他部门的工作配合，包括党建、人事、评估、工会活动、学工助理管理、选修课报送、绩效考核、管理评审、分析报告等；面向校外图书馆纵向系统的各类通知、活动、项目、数据统计等。同时还要参与阅读推广、信息素养教育教学工作等。

因而，对办公室事务进行分工就显得非常重要。除了上传下达、内沟外联的责任外，对其他具体事务可以划分层次：事关全局的具体事务由办公室主任承担，比如规章制度管理、审修、计划总结及其执行、绩效考核监控及申报、全局数据统计分析、发文等。各部主任作为馆长助理，应配合、分担办公室其他事务处理。在制度、管理到位的情况下，报销、资产管理、办公用品保管、考勤统计等，可以交由其他专人负责。

2.5岗位工作细则设计

岗位工作细则包括工作规范、工作流程，用来解决“怎么做”的问题。它既不同于岗位职责，也不同于具体业务规则，而是介于两者之间。以图书借阅管理岗为例，在该岗位工作细则中可以提出归还图书的上架时限要求，这个既不在排架规则中，也不在人员岗位职责中。

2.6中微观制度与微观制度关系

部门职责（包括图书馆职责和子部门职责）——解决部门“做什么”，是该部门设立的依据和存在的载体。不涉及“怎么做”“做得怎么样”问题。

人员岗位职责——解决所隶属的部门工作职责如何实现，具体由哪个或哪几个岗来落实，该岗位应承担什么样的职责或任务的问题，解决人员“做什么”的问题。

岗位工作细则——解决该岗位人员“怎么做”的问题，比如归还图书上架时限、图书交接要求、工作流程。

而“依据什么来做”的问题，则由微观制度中的业务规章、服务规章来承担，比如排架规则、图书加工规则、文明服务规范等。“做的怎么样”由微观制度中的管理制度如工作质量标准、考核、奖惩措施等来解决。

3中微观制度设计实践

笔者依据上述原则，对本馆微观层次制度包括中微观制度和运作制度进行了设计。本馆规章制度建设自2009年下半年起历经5年多艰辛探索，终于在2013年完成体系框架建构和部分规章梳理，包括沿用、修订和新增3种类型。为方便读者理解，下面分别给出相应例子。但限于篇幅，有的仅给出要点。

3.1图书馆职责的确定

图书馆职责的依据是国家法规和行业规范。作为骨干高职院校图书馆，本馆在全面综合考虑相关规章规范的情况下，参考《全国高职高专院校图书馆建设指南》确立图书馆职责包括：负责建立具有本校特色的馆藏文献资源保障体系，负责文献阅览提供、资源推广、资源开发和参考咨询工作，开展师生信息素养教育，开展阅读活动、读者活动和读者调查研究，参与区域文献信息保障体系建设，开展图书馆学术研究与交流，关注行业及本地经济建设、社会发展并为之提供文献信息服务。

3.2子部门职责的确定

子部门职责由两部分组成：一是通用部分，二是各子部门特色工作部分。通用部分也就是各子部门共性的部分，包括安全卫生、学术研究，只是各部门立足本部门工作，研究应有所侧重。各子部门特色工作是该部门设立的基础。以研究工作为例，馆办公室侧重作为整体的图书馆建设研究与业务拓展工作；资源建设部负责文献资源建设研究，定期统计分析，提供决策参考；读者工作部负责读者阅读利用研究，创新读者服务，提高书刊利用率；参考咨询部开展用户调查研究与信息服务开发研究工作；技术部负责图书馆新技术应用与开发研究。

3.3人员岗位职责确定

①部主任岗位职责由共性工作、子部门特色工作、分担办公室工作三部分构成，其要点见表1。

②员工岗位职责由共性和个性两部分职责组成。共性部分包括责任区的安全、卫生等，个性部分则由各岗位具体任务决定，如总服务台服务岗负责读者咨询解答、借阅证管理、还书、缴费、图书预约、催还等工作，图书借阅服务岗负责图书借阅、排架、馆藏利用咨询、书刊入库验收、图书修补、剔旧、学工助理指导等。

3.4岗位工作细则确定

岗位工作细则相当于岗位工作指南，介于中微观制度的岗位职责和运作制度的具体业务规则之间，在履行岗位职责任务、遵循业务规则规范基础上，增加了实践操作性强的步骤与指标，如依据规章、填写的工作表单、时限节点等。

岗位工作细则也由共性要求和个性要求组成。以图书借阅服务岗为例，共性部分包括安全卫生、按时开闭馆、挂牌上岗、工作机开双屏等，个性化要求则对新入库图书、归还图书、暂存架上图书分别提出上架时间节点，规定新书验收手

4　结语

图书馆微观层次制度可以进一步细分为中微观制度和运作制度。良好的中微观制度起着“桥梁纽带”“落地生根”的作用：它一方面将宏观制度、中观制度落到机构图书馆之实处，另一方面衔接着机构图书馆的业务、服务、管理规章等运作制度，促其生根成长，不断优化图书馆及其服务提供，实现阮冈纳赞所说的“图书馆是生长着的有机体”[13]。

本馆按照中微观制度设计原则进行了设计实践并投入应用。实践表明，设计良好的中微观制度既能体现宏观、中观制度的要求，又能层层递进，最终通过人并依据管理制度、业务规章、服务制度等运作制度落实到实践上，具有一定的实践性和可推广性。

参考文献：

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