吴士杰

(天津海运职业学院，天津 300350)

基于J2EE架构的协同办公系统的需求分析与实现

吴士杰

(天津海运职业学院，天津 300350)

结合学院办公管理的具体需求，利用J2EE开发技术构建“协同办公系统”的整体架构，介绍了系统的开发技术、架构设计、模块的界面及功能等。该系统功能较为完善，包含公文、事务、会议、个人、公共服务等多个模块，具有简单易用、灵活自定义、多层次安全设计、稳定可靠的特点，便于系统维护和扩容的优点。

分布式事务管理；J2EE架构；协同办公

中国现有高职院校1200余所，中职院校10000多所。计算机是所有院校必备的技术工具。据不完全统计，职业院校拥有计算机达30万台左右，绝大多数院校在使用计算机进行学校教育和管理。按照《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》和《中国职业教育发展规划要求》，“到2020年，基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系，促进教育内容、教学手段和方法现代化。充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。加快终端设施普及，推进数字化校园建设，实现多种方式接入互联网”。尽管由于受到诸方因素的影响，实现学校的教育信息化将是一个很长的历史过程，但从节约能源、充分发挥计算机使用效率考虑，这项工作已提上日程。

随着学院不断的发展，现有单一的办公自动化系统在使用过程中，由于受时间、部门、区域之间的限制，带来了诸如信息无法共享、信息与业务流程相互脱节等问题。如果要解决这些“信息孤岛”，需要开发一套以动态组织为行为主体，以工作流为传导模式，以任务为处理模式的协同办公系统。本文结合学院办公自动化的具体需求，完成了基于J2EE架构的协同办公系统的设计，针对公文流转、事务管理、会议管理、个人办公等功能模块进行分析研究，建立起一套统一、规范、灵活、高效的协同办公系统，为办公管理提供有力的支持，进而提升工作效率和决策的准确性。

一、系统的需求分析

系统所要实现的目标是帮助各部门快速构建起一个安全、可靠、易用的文档一体化办公环境，实现公文处理的自动化，同时作为内部通讯和信息共享的平台。从而解决了受时间、地域、部门之间的限制所带来的“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”这三大问题。

(一)系统性能的需求分析

本系统在性能方面有如下需求：

1.协同性。本系统要在学院内部创建一个共同协作、结合紧密、动态调整的协同办公体系环境，实现学院内部各部门、各人员之间的协调一致。

2.应用深入性。系统除了完成简单的公文流转和文档处理，还可以完成和学院后台构件的数据整合。并且，还可以扩展财务管理、教学管理、人力资源管理等方面的模块功能。

3.知识性。协同办公系统不仅仅是学院办公自动化的工具，它还要为学院搭建一个高效的知识管理平台，对学院各种结构化及非结构化的知识信息进行有效地管理、分析和存储。并且，将这些知识信息及时地传递给需要的人员，从而创建一个知识性的体系组织。

4.可重用性。在整个系统的研究设计过程中，为了实现降低研发成本、缩短研发时间的目标，本着“重复使用软件开发的生命周期”的设计思想进行研发，及当前系统的组件可以在今后的开发项目中进行再利用。这样既满足了系统功能的扩展，又实现了组件重复利用的最大化。

(二)系统功能的需求分析

协同办公系统需要解决以下几方面的问题：

1.用户界面统一风格，给用户提供一个集成化的、统一的办公环境。

2.支持自动传递信息，解决了磁介质或纸介传送的问题，实现了办公效率和安全性的有效提高。

3.具备工作流的处理过程和追踪功能，解决部门间的协同问题，完善每一个办公环节，推动部门间的协作效率。

4.提供集发布信息与处理信息为一体的信息平台，解决以往信息采集、信息处理和信息发布几个环节相互分离的问题，降低了不必要的交接环节，提高了办公的便利性。

5.具备及时信息提醒功能，有效避免了工作延误的情况，保障了各项工作的及时完成。

因此，从学院办公管理的实际需求出发并结合协同办公系统应用的特点，从以下几方面进行考虑：

公文管理：是学院日常办公中的重要组成部分，它由原先的人工传送文件，转变为网络化的自动流转，包括公文的收发和通知等模块。公文的分发流程，严格按照拟稿、审批、复核、存档等顺序进行，并具有查询和打印的功能。公文的内容按照严格的权限控制实行，与公文无关的人员不能随意进行查看和修改。对于等待签发的公文，将对签发人采用催办的形式进行通知。收文流程包括文件登记、传阅、领导批复、办理、归档等，并具有查询和打印功能。

个人办公：用户不仅能够管理个人的通讯录和日程安排，还可以追溯个人的工作历程。同时还应该具备催促、提醒用户完成重要工作的功能。

事务管理：提供学院日常办公事务的网络管理模式，皆在缓解管理人员的工作压力，提高工作效率。

会议管理：主要是为了规范学院各项会议流程，统一会议管理形式，将不必要的会议进行删减，缩短会议的进行时间，以此提高会议质量。

公用信息：在办公过程中，需要为用户发布各类通知、公告、新闻以及学院的各项规章制度等信息。所以系统应当能够提供发布新闻、公告等公共消息的功能，它也是学院信息发布的主要平台。

系统管理：对于系统的管理，应采用较为完善的安全机制来保障系统的运行，并采用基于角色的访问控制，有效防止非法用户访问系统资源和合法用户非法使用资源。只有通过身份验证，用户才能使用与自己相应权限的功能。一旦用户被系统管理员分配了相应的角色，该用户就拥有此角色的所有操作权限。同时具有相应权限的用户可以对工作流进行定义，并且监控、跟踪整个工作流程。

二、系统的总体设计

(一)系统的总体架构

图1所示，是结合系统功能需求和性能需求的具体分析，“协同办公系统”的设计模型图。本系统主要的核心目标是支持办公管理的应用服务，在互联网应用技术基础上，采用分布式事务管理的设计理念，并结合各客户端的应用需求，实现对公文流转、公共服务、会议管理、事务管理等各功能模块的管理。系统的设计模型共分为四层，其中最底层为数据层，主要针对信息数据、基础数据和知识数据进行数据交换和保存。与数据层相关联的是J2EE应用服务器，它的主要功能是将同步管理、功能管理、运行状况等方面的系统服务提供给上一层的工作流引擎和应用服务层。工作流引擎是系统的核心理念，它不仅创建并管理着工作流的实施，而且能够解释工作过程的定义，以及调用各种外部IT的应用，最终实现与工作流参与者的相互交流，双方面互动。最上层为应用服务层，它包括为用户提供办公服务的各功能模块，如公文管理、事务管理、会议管理等。用户可以通过学院的门户网站或Internet/Intranet来实现日常办公的各项应用。

图1 系统模型

(二)系统的功能设计

本系统是根据学院实际的业务流程所开发的，其主要的功能是实现公文管理、会议管理、事务管理及个人办公、公共服务等日常办公需求。该系统采用分布式事务的管理思想，结合先进开放的B/S技术，建立起可覆盖全院各级部门的一站式办公信息管理系统。该系统大大提高了公文流转及日后检索的工作效率，用户可通过校内的Intranet或Internet进行登陆，真正实现了无纸化办公。

该系统共分为六个大模块，十四个子模块，功能模块如图2所示。

图2 功能模块图

三、协同办公系统的设计与实现

(一)系统的开发环境与开发工具

本系统的开发工具采用Java2 SDK 1.5.0，开源软件为Struts 1.2，开源框架为Spring2.0，对象关系映射框架为Hibernate3.0，模板引擎框架为Veloeity 1.4。安装Linux网络操作系统平台，并采用Tomcat5.0以上版本的应用服务器和Oracle 11g的数据库服务器。为了便于学院内部各部门、各人员之间能够随时随地进行沟通及协同工作，只需要在客户端安装IE浏览器即可进行使用，对客户端的软硬件环境并没有其他特殊的要求，这一点充分体现了J2EE架构跨平台技术的特性。

(二)系统数据库的设计

数据库是将相关数据存储在一起的集合，这些数据是为多种应用服务的，并且无有害的或不必要的冗余。本系统采用了Oracle分布式数据库系统，分布式数据库是数据库领域中的一个分支，它是数据库技术与网络技术相结合所产生的结果。随着科学技术的不断发展，传统的关系数据库产品已经逐步被计算机网络及多任务操作系统为核心的分布式数据库产品所取代，并且，分布式数据库正在向B/S模式发展,逐步进入商品化的应用阶段。该系统中所涉及到的几类数据主要包括：客户信息、文件信息、印章信息、会议信息、表单功能等。

四、系统界面简介

因为篇幅有限，所以通过图例来描述该系统的部分功能界面。

(一)登录界面

用户只有通过身份验证才能够登录系统，并且用户的使用权限、应用服务和管理界面，都是系统管理员事先所设置好的。登录界面如图3所示。

图3 系统登录界面

(二)用户管理界面

系统管理员登录进入后，在组织机构设置中选择点击进入其界面如图4所示。选择一种用户类型，给用户类型添加用户角色，用户类型的维护要在基础数据的用户类型中维护。

图4 用户管理界面

五、结束语

通过以上的论述，我们可以看出，采用本文开发方式设计的协同办公系统，大大提高了学院的办公效率，对人力、物力、财力的改善与节约产生至关重要的作用。在符合学院发展方向的前提下，其满足了学院管理工作的需求，不论是日常办公还是业务办公，都可以通过该系统实施，使工作流程得到简化。在设计系统的同时，一方面考虑到实际资金的投入，可以做到成本的节约，另一方面考虑到系统使用的可持续性，为系统未来的升级、扩容奠定了基础。

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[6]姚丽华，于广州.基于动态JSP技术的Web应用软件开发[J].信息与电脑(理论版)，2013，(03).

Requirement Analysis and Implementation of Cooperative Office System Based on J2EE Architecture

WU Shi-jie

(TianjinMaritimeVocationalCollege,Tianjin, 300350)

Combining with the concrete requirement of college office management, “Cooperative Office System” is designed using J2EE development technique. The development techniques, design of the architecture, the user interface and functionality of modules etc. are being introduced. The functions of the system are fairly complete, including modules like document, transaction, meeting, personal and public service etc. The system has features like easy to use, customization, multilevel design as well as stabilization, easy to maintain and capacity expansion.

distributed transaction management; J2EE architecture; cooperative office system

2015-03-05

吴士杰(1978-)，男，天津市人，天津海运职业学院讲师，主要研究计算机信息管理及网络技术。

TP391

A

1673-582X(2015)04-0093-05