刘海丰

（石家庄农业学校 河北石家庄 050041）

论述人事档案材料的收集与整理

刘海丰

（石家庄农业学校 河北石家庄 050041）

随着经济的发展和对人才需求的进一步增加，人事档案管理工作的重要性日益突显，但是在当前的人事档案管理工作中依然存在着不足之处，还需要进行进一步的完善。人事档案材料的收集与整理作为人事档案管理中最为基础也最为重要的工作，研究人事档案材料的收集与整理中存在的主要问题，并根据存在的问题提出相应的改善建议，对于进一步提升我国的人事档案管理工作具有重要意义。

人事档案 整理 收集 人事管理

一、人事档案材料的收集与整理的重要性

人事档案材料的收集和整理是人事档案管理中的重要内容，对于人事档案的管理具有重要意义。通过对人事档案材料的收集和整理，能够及时的将相关的人事档案进行规范化管理，提升人事档案管理工作的规范性。人事档案材料的收集和整理的重要性主要有以下几个方面：首先，对人事档案进行及时的收集和整理，有利于相关人事档案的使用部门对所需要的人事档案进行查阅；其次，对人事档案材料进行收集和整理，可以避免人事档案在管理的过程中出现泄漏，有助于对人事档案信息的保密，避免因为对人事档案管理的不善造成相关档案信息的泄漏，给档案的当事人造成不必要的损失，有助于做好人事档案管理的保密工作；最后，通过对人事档案材料的收集与整理，有助于统计部门直接使用人事档案中的相关信息进行统计工作。人事档案中存在大量的统计工作需要的原始信息，对人事档案材料进行及时的收集和整理，能规范人事档案的内容，便于统计部门合理的使用人事档案中的信息。总体而言，人事档案材料的收集和整理是人事档案管理中最为基本也是最为重要的工作，对于规范化人事档案管理具有重要意义。

二、人事档案材料的收集与整理中存在的主要问题

1.档案管理意识不足

在我国当前的人事管理中，个人的人档案由专门的人事管理部门负责，对于个人而言，在实际的工作中并不能接触到自己的档案，加上我国相关部门对档案管理工作重要性的宣传不到位，很多人并未意识到档案对于他们生活的重要性，在工作和学习中，不重视档案管理，对于大量需要及时的进行收集与整理的人事档案材料不及时的交给人事档案管理部分进行管理，导致在当前的人事档案中，很难通过人事档案对个人的实际情况做出客观的判断。人事档案管理的意识不足，一方面导致相关公民个人的档案不能客观的反映出其具备的能力，另一方面，对我国评估和管理人才带来了一定的阻碍，使相关部门在使用档案或者进行统计工作时，不能采集到较为客观的统计信息，对当前的档案信息的开发和利用带来了不利影响。

2.人事档案材料的收集与整理方法有待提升

随着科学技术的不断发展，特别是计算机网络技术运用范围的不断提升，在当前的教育学历信息、公民身份信息等领域的管理中，都实现了信息化的管理，但是，当前我国的人事档案管理工作却长期得不到改进，仍然采用传统的管理方式，并长期得不断改进。虽然信息化的技术在人事档案的管理工作中已有部分应用，但是运用的领域却较为有限，对于提升人事档案材料的收集和与整理帮助有限，限制了我国人事档案管理工作水平的提升。在当前人事档案材料的收集与整理过程中，大量的人事档案材料依然是纸质版的，对于公民个人的人事档案，也都统一装在特制的档案袋中，不仅不利于快速的检索档案中的信息，也限制了档案材料收集和整理的工作效率，不利于我国人事档案材料的收集与整理工作的顺利开展。

三、改善人事档案材料的收集与整理的建议

1.增强档案管理意识

针对当前我国人事管理中出现的公民个人对人事档案管理的重要性的认识不足而给人事档案材料的收集与整理带来的不便，应当通过以下途径增强公民的档案管理意识：一方面，加大人事档案重要性的宣传工作。通过媒体途径，加大对人事档案重要性的宣传工作，让更多的人了解人事档案，并重视人事档案的管理工作；另一方面，在学校开设人事档案的管理课程。对于当前的人事档案材料的收集与整理工作而言，学校是大多数公民的生成人事档案的重要的部门，通过在大学开设相关的人事档案管理课程，让学生了解人事档案的重要作用，并熟悉相关人事档案材料的收集与整理的工作流程，让学生在毕业后能够对其人事档案保持应有的关注，并及时的将相关人事档案材料交给人事管理部门，充实自己的人事档案。通过相关的宣传和开设人事档案管理的课程，提升公民对人事档案的关注，并了解人事档案材料的收集与整理过程，增强档案管理意识，提升人事档案管理质量。

2.开发信息化的人事档案材料收集与整理系统

我国人事档案的管理发展最终目标是将所有的人事档案都信息化和无纸化，只有实现了人事档案管理工作的信息化，才能实现人事档案材料的收集与整理的信息化，才能提升人事档案材料的收集与整理的工作效率。在开发信息化的人事档案材料收集与整理系统的过程中，应当根据我国当前的人事档案的管理情况，采用分阶段实现的方法进行开发工作，首先，需要开发人事档案材料的收集与整理的计算机辅助系统，运用计算机辅助系统协助当前的人事档案材料的收集与整理，通过该系统能够及时的发现相关公民的学习和工作变化情况，对于相关公民未及时提供相应的人事档案材料的情况进行及时的提醒，以协助人事档案材料的收集与整理工作；其次，在人事档案材料的收集与整理由计算机辅助系统协助处理的基础上，开发与管理公民信息的其他信息系统互联互通的信息系统，实现与公民的学历认证系统、公民的身份信息系统互联互通，并完全实现人事档案管理的信息化，通过相关的信息系统自动的进行人事档案材料的收集与整理，及时的充实相关公民的人事档案。

结语

人事档案材料的收集与整理对于人事档案管理具有重要的作用，及时的收集和整理人事档案材料，可以使人事档案的使用人方便的查阅人事档案，并能做好人事档案的保密工作，也能协助统计部门开展统计工作，但是，在当前我国的人事档案管理工作中，由于档案管理意识的不足以及人事档案材料的收集与整理方法的落后，严重的影响到了人事档案管理的工作效率，针对当前人事档案材料收集与整理工作中存在的问题，应当增强公民的档案管理意识，开发信息化的人事档案材料收集与整理系统，改善人事档案材料收集与整理中存在的问题。

［1］贠蕊娥.人事档案材料收集与鉴别工作中存在的问题及建议［J］.企业改革与管理，2015，04：85.

［2］朴仁玉.浅谈职工人事档案管理的规范化［J］.办公室业务，2014，23：103.

［3］付丽萍.当前人事档案管理工作存在的问题及对策分析［J］.才智，2015，01：336.