基于数据透视表的实验室管理
2015-01-09段雷
段雷
摘 要：分析了数据透视表的优点，并列举了一些实例，验证了数据透视表应用在实验室管理中可以提高工作效率、保证工作质量，具有很好的应用价值。
关键词：数据透视表；源文件；资产管理
中图分类号：TP317.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）32-0268-03
在实验室管理中，包括资产管理、实验预约登记、开放性实验安排、实验成绩记录、仪器设备维修等工作需要进行大量的数据记录、计算、统计工作。很多工作需要通过EXCEL工作表来完成，同时实验室与其他如国资处、教务处、后勤管理处等部门需要进行大量的不同形式报表的数据传递。如果这些数据的处理都通过人工录入、造表，则工作量非常大。且在造表时，很容易出现漏写，错填等失误，造成记录不一致，不全面等情况。
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，可以迅速分类汇总、比较、计算大量的数据，尤其可以通过源数据进行不同项目，不同格式的分类汇总。得出不同的统计数据，使得分析、组织复杂的数据更加快捷和有效。使用数据透视表，可以创建一个交互式表格，自动提取、组织和汇总数据。例如：计算平均数、标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。根据不同部门的需要，将纷繁的数据转化为有价值的信息，创建满足各种需求的报表，以供研究和决策所用。
一、实验预约表的分类汇总
实验室管理中，预约实验，制订实验课表是重要的教学工作，在每学期初，任课教师要将实验计划报至实验室，以便制定学期实验计划，安排仪器，人员，调整时间。该报表数据量很大，时间也从第1周到第20周，跨度很大，如图1所示为学期实验课表源文件（部分），在实验室管理中，需要制定周计划，同时还要将实验地点，人员标识清楚，因此对该表需要进行处理。
使用数据透视表可以很方便地对此表进行处理。比如，按照图2所示布局方法，以周次为页、以星期和节次等为行数据，可以立即生成每周的实验课表，而且表格按照星期、节次顺序排列，非常清楚。
如果要查看第12周的实验课表，可以在周次选取框中选择第12周，如图3所示为周次选取框。
图2 布局
图3 周次选取框
生成的第12周实验课表如图4所示。
图4 第12周实验课表
为了方便各实验室准备仪器和实验材料，还可以将同一个实验室的实验归并到一起。这时，只需将实验中心及室名项移至行选项的第一项，如图5所示为调整后的布局。
图5 调整后的布局
经过调整后，得到按不同实验中心排出的实验课表。如图6所示。
图6 按不同实验中心排出的实验课表
如果需要各实验员察看自己负责的课表，可以将实验员项排在行选项的第一项，经过调整布局，可以得到如图7所示的实验员课表。通过这个表，实验员可以清晰地了解本周自己的实验任务。而且如果时间冲突，也很容易显示出来。如图7所示，在星期1、星期2的9—10节，两个实验课不同的内容、不同的地点，却安排了同一名实验员，发生了冲突。依此表可以发现问题，即时作出调整，避免教学事故发生。
图7 实验员课表
在学期末统计各实验员工作量时，也可使用这样的布局方式，周次选择全部即可得出各实验员的全部工作量。如果不需要显示细节，则可以隐藏明细数据，只列出每周的课时以及学期总课时。如图8所示的实验员课时统计表。
图8 实验员课时统计
为防止实验漏排、错排，还要汇总每个班级有实验环节的课程，经过统计各周各门课程的安排，与大纲相比较，以班级为页选项，以课程为第一行选项，并统计每门课程的实验学时总和。如图9所示的班级实验课表。
图9 班级实验课表
为了方便各位任课教师了解自己的实验课情况，可以将任课教师设置为页选项，以课程为行选项第一项。如图10所示的任课教师学期实验课表。任课教师可以方便地查看自己每门课程的实验项目、实验时间、地点等内容。
图10 教师学期实验课表
二、资产管理
学校的实验资产分布于各个系部，系部下面又包括不同的实验中心、实验室，大量的资产存放在实验室中，由于管理的需要，经常需要不同的统计方法。使用数据透视表可以对这些数据进行分析、整理，从而对资产情况有清晰的了解。如图11的某系资产源数据表。
资产源数据表项目很多，数据量也很大，在工作中许多统计工作都要以此表为原始依据。采用数据透视表可以很方便进行管理，比如要统计数控中心I实验室的仪器设备，可以设置布局，如图12所示。虽然原表格中项目很多，但可以根据需要只选择少数统计的项目。
图12 布局设置
得到的表格如图13所示。
图13 数控中心I仪器设备统计
通过这个表格，可以对某实验室的设备基本情况如名称、型号、领用人、价格等内容有清晰的了解，便于实验仪器的管理工作。
如果需要查看某人名下保管的仪器设备，可以将领用人设置为页选项，点击相应人名，可以立即查看其名下资产，如图14所示的各人名下领用的资产清单。
图14 各人领用资产清单
数据透视表的名字来源于它具有表格透视的能力，即从大量看似无关的数据中寻找相互关联的关系，以便从不同角度查看数据。数据透视表应用在实验室管理中，使许多复杂问题简单化，并极大地提高工作效率，保证工作计划的准确，使实验室工作更好地完成。
参考文献：
[1] 韩小良，陶圆.Excel数据表从入门到精通[M].北京：中国铁道出版社，2008.
[2] 邓芳.Excel高效办公数据处理与分析[M].北京：北京人民邮电出版社，2012.
[3] 张勇.Excel数据透视表在开放教育学籍数据统计中的应用[J].电脑知识与技术，2014，（5）：3050-3052.
[责任编辑 王 莉]endprint
摘 要：分析了数据透视表的优点，并列举了一些实例，验证了数据透视表应用在实验室管理中可以提高工作效率、保证工作质量，具有很好的应用价值。
关键词：数据透视表；源文件；资产管理
中图分类号：TP317.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）32-0268-03
在实验室管理中，包括资产管理、实验预约登记、开放性实验安排、实验成绩记录、仪器设备维修等工作需要进行大量的数据记录、计算、统计工作。很多工作需要通过EXCEL工作表来完成，同时实验室与其他如国资处、教务处、后勤管理处等部门需要进行大量的不同形式报表的数据传递。如果这些数据的处理都通过人工录入、造表，则工作量非常大。且在造表时，很容易出现漏写，错填等失误，造成记录不一致，不全面等情况。
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，可以迅速分类汇总、比较、计算大量的数据，尤其可以通过源数据进行不同项目，不同格式的分类汇总。得出不同的统计数据，使得分析、组织复杂的数据更加快捷和有效。使用数据透视表，可以创建一个交互式表格，自动提取、组织和汇总数据。例如：计算平均数、标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。根据不同部门的需要，将纷繁的数据转化为有价值的信息，创建满足各种需求的报表，以供研究和决策所用。
一、实验预约表的分类汇总
实验室管理中，预约实验，制订实验课表是重要的教学工作，在每学期初，任课教师要将实验计划报至实验室，以便制定学期实验计划，安排仪器，人员，调整时间。该报表数据量很大，时间也从第1周到第20周，跨度很大，如图1所示为学期实验课表源文件（部分），在实验室管理中，需要制定周计划，同时还要将实验地点，人员标识清楚，因此对该表需要进行处理。
使用数据透视表可以很方便地对此表进行处理。比如，按照图2所示布局方法，以周次为页、以星期和节次等为行数据，可以立即生成每周的实验课表，而且表格按照星期、节次顺序排列，非常清楚。
如果要查看第12周的实验课表，可以在周次选取框中选择第12周，如图3所示为周次选取框。
图2 布局
图3 周次选取框
生成的第12周实验课表如图4所示。
图4 第12周实验课表
为了方便各实验室准备仪器和实验材料，还可以将同一个实验室的实验归并到一起。这时，只需将实验中心及室名项移至行选项的第一项，如图5所示为调整后的布局。
图5 调整后的布局
经过调整后，得到按不同实验中心排出的实验课表。如图6所示。
图6 按不同实验中心排出的实验课表
如果需要各实验员察看自己负责的课表，可以将实验员项排在行选项的第一项，经过调整布局，可以得到如图7所示的实验员课表。通过这个表，实验员可以清晰地了解本周自己的实验任务。而且如果时间冲突，也很容易显示出来。如图7所示，在星期1、星期2的9—10节，两个实验课不同的内容、不同的地点，却安排了同一名实验员，发生了冲突。依此表可以发现问题，即时作出调整，避免教学事故发生。
图7 实验员课表
在学期末统计各实验员工作量时，也可使用这样的布局方式，周次选择全部即可得出各实验员的全部工作量。如果不需要显示细节，则可以隐藏明细数据，只列出每周的课时以及学期总课时。如图8所示的实验员课时统计表。
图8 实验员课时统计
为防止实验漏排、错排，还要汇总每个班级有实验环节的课程，经过统计各周各门课程的安排，与大纲相比较，以班级为页选项，以课程为第一行选项，并统计每门课程的实验学时总和。如图9所示的班级实验课表。
图9 班级实验课表
为了方便各位任课教师了解自己的实验课情况，可以将任课教师设置为页选项，以课程为行选项第一项。如图10所示的任课教师学期实验课表。任课教师可以方便地查看自己每门课程的实验项目、实验时间、地点等内容。
图10 教师学期实验课表
二、资产管理
学校的实验资产分布于各个系部，系部下面又包括不同的实验中心、实验室，大量的资产存放在实验室中，由于管理的需要，经常需要不同的统计方法。使用数据透视表可以对这些数据进行分析、整理，从而对资产情况有清晰的了解。如图11的某系资产源数据表。
资产源数据表项目很多，数据量也很大，在工作中许多统计工作都要以此表为原始依据。采用数据透视表可以很方便进行管理，比如要统计数控中心I实验室的仪器设备，可以设置布局，如图12所示。虽然原表格中项目很多，但可以根据需要只选择少数统计的项目。
图12 布局设置
得到的表格如图13所示。
图13 数控中心I仪器设备统计
通过这个表格，可以对某实验室的设备基本情况如名称、型号、领用人、价格等内容有清晰的了解，便于实验仪器的管理工作。
如果需要查看某人名下保管的仪器设备，可以将领用人设置为页选项，点击相应人名，可以立即查看其名下资产，如图14所示的各人名下领用的资产清单。
图14 各人领用资产清单
数据透视表的名字来源于它具有表格透视的能力，即从大量看似无关的数据中寻找相互关联的关系，以便从不同角度查看数据。数据透视表应用在实验室管理中，使许多复杂问题简单化，并极大地提高工作效率，保证工作计划的准确，使实验室工作更好地完成。
参考文献：
[1] 韩小良，陶圆.Excel数据表从入门到精通[M].北京：中国铁道出版社，2008.
[2] 邓芳.Excel高效办公数据处理与分析[M].北京：北京人民邮电出版社，2012.
[3] 张勇.Excel数据透视表在开放教育学籍数据统计中的应用[J].电脑知识与技术，2014，（5）：3050-3052.
[责任编辑 王 莉]endprint
摘 要：分析了数据透视表的优点，并列举了一些实例，验证了数据透视表应用在实验室管理中可以提高工作效率、保证工作质量，具有很好的应用价值。
关键词：数据透视表；源文件；资产管理
中图分类号：TP317.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）32-0268-03
在实验室管理中，包括资产管理、实验预约登记、开放性实验安排、实验成绩记录、仪器设备维修等工作需要进行大量的数据记录、计算、统计工作。很多工作需要通过EXCEL工作表来完成，同时实验室与其他如国资处、教务处、后勤管理处等部门需要进行大量的不同形式报表的数据传递。如果这些数据的处理都通过人工录入、造表，则工作量非常大。且在造表时，很容易出现漏写，错填等失误，造成记录不一致，不全面等情况。
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，可以迅速分类汇总、比较、计算大量的数据，尤其可以通过源数据进行不同项目，不同格式的分类汇总。得出不同的统计数据，使得分析、组织复杂的数据更加快捷和有效。使用数据透视表，可以创建一个交互式表格，自动提取、组织和汇总数据。例如：计算平均数、标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。根据不同部门的需要，将纷繁的数据转化为有价值的信息，创建满足各种需求的报表，以供研究和决策所用。
一、实验预约表的分类汇总
实验室管理中，预约实验，制订实验课表是重要的教学工作，在每学期初，任课教师要将实验计划报至实验室，以便制定学期实验计划，安排仪器，人员，调整时间。该报表数据量很大，时间也从第1周到第20周，跨度很大，如图1所示为学期实验课表源文件（部分），在实验室管理中，需要制定周计划，同时还要将实验地点，人员标识清楚，因此对该表需要进行处理。
使用数据透视表可以很方便地对此表进行处理。比如，按照图2所示布局方法，以周次为页、以星期和节次等为行数据，可以立即生成每周的实验课表，而且表格按照星期、节次顺序排列，非常清楚。
如果要查看第12周的实验课表，可以在周次选取框中选择第12周，如图3所示为周次选取框。
图2 布局
图3 周次选取框
生成的第12周实验课表如图4所示。
图4 第12周实验课表
为了方便各实验室准备仪器和实验材料，还可以将同一个实验室的实验归并到一起。这时，只需将实验中心及室名项移至行选项的第一项，如图5所示为调整后的布局。
图5 调整后的布局
经过调整后，得到按不同实验中心排出的实验课表。如图6所示。
图6 按不同实验中心排出的实验课表
如果需要各实验员察看自己负责的课表，可以将实验员项排在行选项的第一项，经过调整布局，可以得到如图7所示的实验员课表。通过这个表，实验员可以清晰地了解本周自己的实验任务。而且如果时间冲突，也很容易显示出来。如图7所示，在星期1、星期2的9—10节，两个实验课不同的内容、不同的地点，却安排了同一名实验员，发生了冲突。依此表可以发现问题，即时作出调整，避免教学事故发生。
图7 实验员课表
在学期末统计各实验员工作量时，也可使用这样的布局方式，周次选择全部即可得出各实验员的全部工作量。如果不需要显示细节，则可以隐藏明细数据，只列出每周的课时以及学期总课时。如图8所示的实验员课时统计表。
图8 实验员课时统计
为防止实验漏排、错排，还要汇总每个班级有实验环节的课程，经过统计各周各门课程的安排，与大纲相比较，以班级为页选项，以课程为第一行选项，并统计每门课程的实验学时总和。如图9所示的班级实验课表。
图9 班级实验课表
为了方便各位任课教师了解自己的实验课情况，可以将任课教师设置为页选项，以课程为行选项第一项。如图10所示的任课教师学期实验课表。任课教师可以方便地查看自己每门课程的实验项目、实验时间、地点等内容。
图10 教师学期实验课表
二、资产管理
学校的实验资产分布于各个系部，系部下面又包括不同的实验中心、实验室，大量的资产存放在实验室中，由于管理的需要，经常需要不同的统计方法。使用数据透视表可以对这些数据进行分析、整理，从而对资产情况有清晰的了解。如图11的某系资产源数据表。
资产源数据表项目很多，数据量也很大，在工作中许多统计工作都要以此表为原始依据。采用数据透视表可以很方便进行管理，比如要统计数控中心I实验室的仪器设备，可以设置布局，如图12所示。虽然原表格中项目很多，但可以根据需要只选择少数统计的项目。
图12 布局设置
得到的表格如图13所示。
图13 数控中心I仪器设备统计
通过这个表格，可以对某实验室的设备基本情况如名称、型号、领用人、价格等内容有清晰的了解，便于实验仪器的管理工作。
如果需要查看某人名下保管的仪器设备，可以将领用人设置为页选项，点击相应人名，可以立即查看其名下资产，如图14所示的各人名下领用的资产清单。
图14 各人领用资产清单
数据透视表的名字来源于它具有表格透视的能力，即从大量看似无关的数据中寻找相互关联的关系，以便从不同角度查看数据。数据透视表应用在实验室管理中，使许多复杂问题简单化，并极大地提高工作效率，保证工作计划的准确，使实验室工作更好地完成。
参考文献：
[1] 韩小良，陶圆.Excel数据表从入门到精通[M].北京：中国铁道出版社，2008.
[2] 邓芳.Excel高效办公数据处理与分析[M].北京：北京人民邮电出版社，2012.
[3] 张勇.Excel数据透视表在开放教育学籍数据统计中的应用[J].电脑知识与技术，2014，（5）：3050-3052.
[责任编辑 王 莉]endprint
