孙红梅

摘 要：档案部门的重要职责就是服务。档案工作的潜力在服务上，优势在服务上，出路在服务上，发展更在服务上。本文从中国核动力院二所出发，阐述了新时期在档案服务建设的基础上做好档案管理工作的一点建议。

关键词：档案服务；档案管理

最佳服务是企业的生命，是创造利润的法宝，也是竞争的雄厚资本。而档案是企业科技、生产活动的真实记载，是企业文化与智慧的结晶，做好档案服务工作，是档案事业发展的必然要求，也是企业创新再发展的有力保障。

1.什么是档案服务

档案服务是以馆、室藏档案信息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。档案服务的过程是档案部门提供档案信息给利用者使用以实现档案价值的过程。

2.如何做好档案服务？

2.1 明确服务对象，调整服务内容，开展有针对性的服务

本所科技档案服务面向全所人员。其服务对象主要包括科研人员、项目管理人员、所领导三类。科研人员是应用科技档案服务最频繁的一类，主要包括档案查询、档案借阅、档案全息浏览、档案接收、档案借阅与全息浏览的审批、文件编校审流转等，因此在提供档案服务时，应该多了解科研人员的需求，对这些需求进行分析。在对以上服务的功能进行设计时，不仅应考虑科技档案管理工作的实效性，还应结合科研人员的使用偏好、对科技档案的利用程度等需求进行设计。项目管理人员所需的科技档案服务主要包括：档案查询及发文情况查询，用于在项目进展过程中，根据项目的进度对其所管理项目的文件生成、存档及分发情况进行实时监控。因此，在对档案查询及发文情况查询的功能设计中，应充分体现项目管理人员的利用需求及偏好。所领导在科技档案服务中运用的功能主要包括：项目分类树查询、对档案的查询，以及对文件生成、借阅与浏览的审批等功能上。主要用于在对全所纵横向所有科研项目的开展情况进行宏观的把控，为本所的发展趋势与发展方向进行决策。因此，在对科技档案的功能设计时应对以上三类人员的需求进行充分的调研，针对不同的服务对象，调整服务内容，进行相应的功能设计，开展有针对性的服务。

2.2 树立“主动服务”观念，变“被动服务”为“主动服务”

传统的档案服务中档案人员处于被动地位，用户需要什么，档案管理人员就提供什么，是一种被动的档案服务。随着知识经济时代的发展，档案服务也应由被动服务转变为主动服务。档案本身不产生效益，但是如果对档案中的知识加以总结并合理利用就可能会产生巨大的经济效益与社会效益。档案人员应树立“主动服务”的观念，主动发掘有价值的档案，可根据用户的使用频率，工作内容，所研究项目的相似性，项目的难易程度等，为参与项目的用户提取当前項目研究过程中最需要的档案并建立项目档案专题知识库，使档案得到最集中、最有效的运用，以使科技档案产生的效益得到最大化。

2.3 运用现代信息技术手段，丰富与完善档案服务方式

由于数据库技术、网络技术、现代通信技术的应用，本所以往传统的档案手工工作被计算机管理所替代，从文件的生成、流转、收集、归档、分发、利用、保管、鉴定、销毁等几乎所有的档案管理工作都可在计算机中进行处理。科技档案服务的方式也由单纯的复制、借阅等服务发展到利用档案数字化、数据库建设、网站设计技术等为用户提供网络化的信息资源服务。用户在自己的计算机上访问档案部门的网站，运用简单的搜索，便能在本地获取自己需要的信息资源。

本所档案服务的方式还可增加档案展览服务，由档案管理人员对档案部门保管的大量照片档案、声音档案、及视频档案等采用信息化技术进行处理，开设档案展览专区，以图形、声像的形式呈现在档案网站上，以供用户阅览与使用。

2.4 加强档案服务制度建设，以制度促服务

制度建设是做好档案服务的保障，使档案服务有章可循，有据可依。档案服务制度建设的内容应包含以下几方面：

（1）提供档案服务的类型，包括文字档案、图片档案、光盘数据档案、声像档案等，并建立档案目录数据库、全文数据库、视频档案数据库等，为用户提供多种形式的档案服务，以满足用户的各种需求。

（2）提供档案服务的方式，包括纸质档案借阅、纸质档案复制、电子档案全息浏览、档案展览等各种形式。

（3）档案服务的流程制订，包括接受各种档案服务方式所需要的申请、审批流程，文件归档与分发、档案借阅、电子档案全息浏览及全息审批、光盘数据存档与利用、电子文件生成、会议文件的复制、使用、分发及销毁、科研项目及固定资产项目档案的验收与组卷流程等。

2.5 建立透明的沟通渠道与反馈机制，实现全员监督

用户对档案利用的效果，直接或间接影响着科研工作的质量与效率，因此，档案人员应做好档案服务的反馈工作，与用户建立透明的沟通渠道，对服务的反馈进行分析，并及时调整服务的策略。具体要求如下：

（1）档案部门可在档案网站上公布各科研项目的档案负责人，并在人员有变动时及时进行信息更新，一旦用户在接受档案服务的过程中遇到任何问题，便可尽快与相应的项目档案负责人取得联系，使问题在第一时间得到解决。

（2）档案部门可将档案管理的各业务流程，尤其是与档案服务相关的业务流程发布在档案网站上，用户点击相应的业务，便可迅速了解各业务的办事流程，而不用再打电话到档案部门来咨询，这样不仅节约时间，还可提高档案服务与科研管理工作的效率。

（3）建立用户的服务反馈模块，实现全员监督。用户可将对档案服务的需求、满意度评价、对档案工作的建议等，通过该模块反馈给档案部门，档案部门应定期对用户的反馈内容进行收集、分析，并根据反馈的情况调整服务的策略，改进档案服务工作，以提高档案管理工作的有效性。

3.结语

档案工作的服务性是档案工作的客观属性之一，档案部门作为社会信息服务部门之一，是社会分工的需要和人类文明发达的结果。在信息社会化和社会信息化不断发展的历史进程中，档案工作已经并将日益显示出其独特的作用。作为档案工作者，应充分认识档案工作的服务性，努力创造档案服务的新形式，开拓档案服务的新领域，实现档案管理的知识服务，从而为加快我国社会信息化进程做出贡献。