文/李维娜 苟俊杰 郝智慧

人事档案是反映个人思想品德、专业技能和业务素养的重要材料，是全面考察和了解一个人的有效依据，是个人成长和实践经验的真实的历史记录。一切事物都是发展变化的，人事档案的管理也不例外，传统的党政机关管理干部人事档案管理模式已无法适应当今社会的发展，因此只有随着社会发展的脚步并依据新形势、新环境及时发现存在的问题，不断发展完善，人事档案才能为社会、为个人提供更优质的服务。

一、建国以来人事档案工作所取得的成就

1949年中华人民共和国成立后，随着新中国人事制度的建立与发展，人事档案管理工作也受到了高度重视。中央华北局组织部制定的《关于保管干部档案的两项规定（草稿）》明确了各级组织部门保管干部档案的范围，而中共中央组织部于1952年和1956年先后下发的《中央组织部关于转递干部档案材料的通知》和《中央组织部关于转递干部档案材料应注意事项的通知》则使具有我国特色的干部档案转递制度得到确定。20世纪五、六十年代《干部档案管理工作暂行规定》和《关于建立学生档案的通知》通过，我国干部人事档案和学生人事档案相继取得了可喜的成绩，进一步促进了我国人事档案的发展。

十一届三中全会以后，我国人事档案工作得到恢复和整顿。1980年中共中央组织部召开了第二次全国干部档案工作座谈会，会上讨论修改了《关于加强干部档案工作的意见》《干部档案工作条例》《干部档案整理办法》等文件，为此后干部档案管理步入新的发展阶段起到了重大作用。20世纪80年代中后期，随着改革开放的深入，我国用人制度发生了重大变化，为了适应当时人事档案管理的需要，1990年12月中共中央组织部召开的第三次全国干部档案工作会议通过了新的《干部档案工作条例》及《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》，使干部档案工作更加规范化。1996年12月，中共中央组织部、人事部发布的《流动人员人事档案管理暂行规定》促进了流动人员人事档案规范化的发展。进入21世纪后，中共中央组织部于2005年11月召开了第四次全国干部档案工作会议，对干部档案收集归档规定和干部履历表两个文件根据新时期的工作需求进行了修订。次年，中组部又发出了《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》，从而使得干部档案的真实性得到维护，也促进了全社会对人事档案权威性的关注与重视。2009年，中央组织部又根据当时干部任用、考核工作中的现实情况发布了新的《干部人事档案材料收集归档规定》。

总之，经过建国后60多年的发展，我国的人事档案工作取得了重大发展，干部档案、学生档案和流动人员人事档案、企业职工档案等都得到较好的管理和发展。

二、当前人事档案工作所面临的新环境与新需求

（一）人事档案工作面临的新环境。

随着我国经济的飞速发展以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作环境发生了重大变化，面临着更多新的挑战。我们只有认清人事档案工作所处的新环境、了解社会对人事档案工作的新要求，适时地加以创新改革，人事档案管理的工作才能更好地适应社会的发展，更好地发挥其作用。

1.新的制度环境。在过去的计划经济时代，人事档案管理实行的是“集中统一、分级管理”体制，这种体制是时代的产物，适应了当时社会的发展。而如今，我们国家早已开始实行市场经济，人员流动性大大增强，人才竞争日益激烈，在这样的社会背景下，原有的封闭式的管理体制束缚了人才的合理流动，因此，20世纪90年代之后，“人才服务中心”“人才交流机构”等各种机构开始涌现，为流动人员提供人事档案的安置处所，使人事档案的社会化管理体制得到发展，成为传统的封闭式管理体制的有力补充。至今，人事档案代理制度下的各种机构已逐步成熟，它们在激活用人机制，促进人才合理流动及加大人力资源开发的力度方面起到了重要作用。

2.新的管理环境。以往的人事档案管理工作主要是针对干部、学生、工人这三大类群体，特别是干部人事档案，是组织上在干部人事管理工作中形成的干部个人各方面材料的集合体，是历史地、全面地考察了解和正确选拔干部的重要依据，一直以来都是人事档案管理的重中之重。然而，随着社会的发展，人事档案的门类逐渐开始增多，特别是流动人员的大量增加引发了大家对“流动人员档案究竟应该何去何从”这一问题的热议。人事档案门类的不断增加，使管理对象呈现复杂化的特点，在管理人事档案的过程中，要注意依据不同人员的特点确定具体的管理要求，无论是从该类人事档案所必须包括的材料内容还是从具体的管理方法上都要根据现实情况加以区别，以具体反映不同职业人群的特色和不同行业的用人需求。

3.新的技术环境。20世纪90年代以来，人类科技发展日新月异，尤其是计算机技术的飞速发展，使得一切领域都受到了巨大影响，带来了革命性的变化，人事档案的管理工作也不例外。以往的传统的纸质档案无论是在检索还是利用方面都存在很大弊端，完全依赖人工检索所需档案的办法在如今这样一个信息大爆炸的时代已经行不通了，依靠计算机技术将档案数字化后进行保管，检索者可以通过链接好的文件直接进行标题式检索会大大提高利用效率，这样不仅可以节省利用者的时间，同时也有利于档案工作人员更好地管理档案。此外，随着我国档案信息化建设的推进，人事档案同样可以在办公自动化系统中生成，应用人事档案管理系统管理，人事档案的载体不再是单调的传统的纸质，而是呈现多样性的特点（如光盘、磁带等介质）。人事档案的管理方式、管理手段因技术环境的变化正发生着重大变革。

总的来说，面对新的管理环境、制度环境以及新的技术环境，传统的人事档案管理观念、体制、模式、方法已不再能完全适应现代社会发展的需要，人事档案管理工作必须与时俱进，积极迎接挑战，探索适应新时期要求的管理模式与方法。

（二）人事档案管理面临的新需求。人事档案是人才信息的缩影，通过人事档案可以了解一个国家、一个地区或一个系统、一个单位人才的数量、专业素质等各方面的详实信息，因而人事档案是了解人力资源情况的重要工具，是进行人才预测、制定人才培养计划的可靠信息库，对于个人来说则是落实相关待遇、维护其合法权益的重要保障。在市场经济条件下和现代文明社会中，人事档案的功用实际在不断扩大，无论是社会组织还是人事档案的相对人都对它越来越关注。

1.提供全面而真实的信息。新的发展环境下，社会对人事档案管理工作的新需求首先就是能够利用到具有较高价值的人事档案信息，具有较高价值的人事档案信息是兼具全面性与真实性的信息。符合社会需求的人事档案应是内容真实并充实的信息集合体，不仅如实反映人事档案相对人的姓名、年龄、经历等自然状况，还要包含能凸显该人员业绩、诚信守法等方面的信息。只有在原有的人事档案内容基础上，注意收集补充能动态记载个人特长、业绩、公德操守、信用等内容的信息，才能提高人事档案的可信度和利用价值。

2.服务快捷方便。新环境下我国人事档案管理工作不仅要服务于政府机构、组织,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供保障和创造条件,切实保障广大人民的根本利益。当前社会整体对人事档案的利用需求大幅度提高，信息化社会人们要求能通过先进的技术手段提高获取信息的速度和方便程度，如何革新管理手段以及服务方式，快速回应社会对人事档案信息的合理利用需求、为利用者提供便利成为衡量人事档案管理工作优劣的一项重要标准。

3.保障个人知情权。人事档案的个人知情权，这里主要是指当事人合法拥有的对人事管理部门保管的有关自己的档案材料状况及其利用情况等进行知晓的权利。近些年来，因原单位在当事人人事档案中记录了“不实之词”，或塞进“缺乏事实根据的对当事人不利的材料”等，造成对当事人的伤害，由此引起的档案纠纷、争议甚至诉讼的事件，频频在各媒体曝光。近年来随着民主政治的推行，政府信息的公开，增强人事档案透明度的呼声越来越高，这是人们要求尊重个人人格、尊重公民权利的表现。适度地公开人事档案的内容，是保障个人知情权的重要措施，有利于维护社会公平，保障档案相对人的权益不轻易受侵害。

三、人事档案管理工作的发展趋势与对策

新的社会背景下，要想保证人事档案管理工作的健康发展，必须首先认清人事档案管理工作的发展趋势，通过对新环境下社会需求的研究与人事档案工作未来发展趋向的科学预测，才能有的放矢地制定具体的发展对策。

（一）人事档案管理工作的发展趋势。总体而言，人事档案管理工作将体现出信息化、专业化、制度化的发展趋势。

1.信息化。人事档案管理工作的发展趋势之一就是人事档案管理工作的信息化，人事档案管理工作的信息化是以网络、通讯、计算机技术广泛应用为主导，以人事档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，人事档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系，它需要不断发展的软硬件基础设施、真实有效的人事档案数据、法律法规标准、技术标准、专业化的管理人员、服务功能强大的网络平台来支撑，信息化是人事档案管理工作在科学技术迅猛发展态势下的必然选择，有利于解决传统管理模式下存在的管理模式保守、管理理念滞后、技术手段落后等突出问题。

2.专业化。由于管理的现代化与科学化要求，未来的人事档案管理人员队伍必然朝着专业化的方向发展。以往的人事管理工作中，对管理人员强调政治素质，对其专业技术要求比较低。但是在信息化社会，要胜任人事档案管理工作的发展需要建设一支具有现代科学技术知识和业务知识的人事档案管理专业人员队伍。许多单位对原有的工作人员进行现代管理技术、专业技能的培训，丰富他们的专业知识、提高其操作能力，这些实际表现出了对专业化人才的迫切需求。人事档案管理工作复杂繁琐，新环境下，要提高人事档案工作管理水平，必须建构专业化的高水平的管理人员队伍。

3.制度化。以往的干部档案、国有企事业单位人员的档案都免费存放在相应单位并不收取任何费用，但社会中众多流动人员却只有缴纳一定的费用才能在人事档案保管中心寄存自己的人事档案，这种有失公平的情况是导致 “弃档”现象的重要原因之一，我国人事档案管理机构作为一种公共服务性信息管理机构，负有管理人事档案的职责，对人事档案加以管理也是出于国家对人力资源进行管理的需要，因此，人事档案管理工作理应纳入政府公共服务范围，实现人事档案管理公益化。

（二）人事档案管理工作的发展对策。为更好地开展人事档案工作，促进人事档案管理工作的发展，就上述论述的人事档案管理工作面临的各种新环境、新需求以及发展趋势，我们应从以下几方面入手，对我国人事档案管理工作的改革提出有效发展对策。

1.完善人事档案材料内容。随着社会的发展，人事档案管理工作中要努力保障人事档案内容的真实可靠性，从收集、鉴定、归档等各个环节对其内容的质量都要严格把关，并对出现的问题予以及时纠正等。此外，还要完善人事档案的内容，依据不同社会群体的特点，充实能够反映其专业技术特长、从业经历、工作实绩、遵纪守法等方面的材料，从而更好的发挥人事档案的参考凭证作用，也只有这样，人事档案才能满足新的社会背景下新的社会需求。

2.建立开放式的管理模式与服务方式。服务性是人事档案工作赖以生存与发展的基础，传统人事档案工作主要注重人事档案的收集、整理、保管、传递等，但是时代的发展不断地赋予了人事档案管理工作新的内涵，主动化、人性化、开放化的服务模式成为社会迫切的需求，人事档案管理工作要紧随社会发展采用相应的现代管理手段与方式，公开部分非保密性的人事档案信息，促进人事档案信息资源的合理合法的开发利用，依据我国当前用人制度的特点，将传统的封闭管理模式向现代化的开放式管理转变，这样不仅有助于整个社会人力资源的合理流动，同时也为人事档案管理的发展奠定了坚实基础，与社会发展的新趋势相一致。

3.完善监督机制，建立问责制。人事档案的真实可靠性是其本质特征之一，要想减少或者杜绝人事档案“造假”等现象，必须完善监督机制，建立问责制。通过监督机制的建立，扩大档案形成程序的透明度，制定严格的审查手续，可以设立专门的评估机构，定期或不定期监测人事档案材料的真实性、合法性和实用性，并能对个人或用人单位就材料真假提出的异议做出鉴定，使社会、个人和用人单位之间应形成相互监督、相互制约的互动机制；其二，要建立好责任追究等问责制度从源头上遏制虚假材料进入人事档案，对违规行为进行严厉的制裁和打击。