张晓莉

“书到用时方恨少，档案用时到处找”，这句顺口溜一方面反映出人们对人事档案托管和保存粗心大意、不够重视，另一方面也暴露出纸质人事档案不易久存、查询困难的弊端。当人们不断追问“档案去哪儿了”时，档案管理部门也在积极探寻管理的信息化途径，寄望通过“载体”的升级换代，实现人才信息化的高效服务。

纸档弊端之一：经年累月，不知档归何处

8月2日，58岁的冯家德一大早就赶到成都市青羊区社会保险事业管理局，为了寻找丢失多年的个人档案，他已数次前去咨询。

冯家德是四川资阳人，年轻时入伍，退伍后档案回到资阳市武装部，而他则在成都安家。中途，冯家德曾回资阳武装部，将自己当兵的档案转到了成都。至于提档的时间、原因以及档案的最后归属，冯家德全都说不清楚。

冯家德患有肝腹水，已丧失劳动能力，生活全靠爱人打3份工维持。到今年9月份，他就交够15年社保，两年后就可按月领取退休金。一次，冯家德从战友口中得知，军龄可以折算成工龄，他非常高兴：“如果我的4年军龄折算成工龄，退休后每个月的工资就能多一些。同时，我也希望我的军龄能得到国家的认可。”

为此，冯家德专门向青羊区人力资源和社会保障局咨询，工作人员告诉他，只有找回人事档案材料才能认定工龄。可二十多年来，成都发生了巨大的变化，就连冯家德家所在的行政区划都由当年的金牛区变为青羊区。冯家德奔走于金牛区和青羊区政府武装部、街道办事处以及社区，还是没能找回自己的档案。

冯家德不甘心，第三次来到青羊区人力资源和社会保障局，他拿出自己所能提供的全部材料：一本发黄的退伍军人证明书和一本同样泛黄的硬面抄笔记本，笔记本的扉页上写着：“奖励冯家德同志：在第3次戴防毒面具实弹射击中成绩优异。”但工作人员告诉他，国家相关法律和条款规定，办理工龄认定必须要看原始依据，也就是人事档案。没有档案，即使有复员证以及相关部门的证明也不行。

这个消息令冯家德非常沮丧，不过工作人员也给他指出了一个找回档案的方法：回到入伍武装部，找到当年入伍的花名册，复印后由当地武装部盖章，并带上复员证等佐证材料后即可办理军龄转工龄业务；如果武装部也找不到这些最原始的痕迹，他还可以通过当年所在县团级以上部队，以及公安迁户的一些原始凭据来办理工龄认定手续。

抱着最后一线希望，冯家德继续踏上他的寻档之旅……

每年，像冯家德一样四处寻找人事档案的人不在少数，然而，并非每个人都能满意而归。在成都市档案局，仅今年上半年就有1125人次前去寻档，其中90%的人是为了办理退休，但只有664人次找到档案，仍有近半数人查找无果。尽管根据2010年出台的相关文件，自2011年1月1日起，无档案人员也可以参加社会保险，以养老保险实际缴纳年限来办理退休手续，但其档案里面记录的可以视同缴费的年限则无法统计。

在百度搜索引擎上输入“老年人档案丢失无法退休”几个字，相关结果多达七万二千余条，其中甚至有老人因人事档案丢失、年过65岁仍无法办理退休手续的例子。对于这些失档老人来说，辛苦工作了一辈子却无法享受养老待遇，实在有失公平。因此，国家除需完善立法防止此类现象发生外，推动人事档案向信息化管理升级亦是大势所趋。

纸档弊端二：不易存放，造假频现

从初中时起，我们就开始“填写”自己的档案，并被告知：“这个档案要伴随你们一生，必须认真填写。”档案里存放着一个人各个时期的学籍卡、成绩单、各个岗位工作评语、获奖证明、党团材料以及参加社会重大事务的社会评价。可以说，人事档案承载了一个人的职业生涯轨迹和职业信誉记录。也正因此，加强档案的信息化建设，对于开发人力资源有着重大的意义。

传统的纸质档案不仅不易保管，还存在着查询和流转效率低下、存放用地紧张的情况。以北京市为例，截止今年6月底，全市公共管理档案机构的档案存量就已达到171万份。面对不断激增的档案量，不少档案库一再扩容，但还是“档满为患”，有的档案管理机构甚至要以高价外租场地救急。在北京市人力资源和社会保障局2014年的财政预算表中，就开列出档案库房租赁费55万元。而在天津市人才服务中心，流动人员档案共计22万余份，平均每年提供人事档案相关服务11万册次，且这个数字还在以10%-15%的速度增长。

此外，近年来，全国多地出现干部人事档案遭篡改现象：2013年，山西太原市质量检验协会原秘书长王红英，请人为其改写档案，将出生日期改小两岁；梅州市技师学院副院长钟立篡改档案中的工作履历，违规获取公务员身份……其实，我国早在唐代时，铨选官员就要核对其人事档案——甲历，若发现甲历不实，定要严加惩处。为了防止甲历作弊，唐朝政府严格用印与印章保管制度。这些做法，曾对今时的人事档案管理发挥了重要的借鉴意义。然而，由于纸质人事档案内容信息上的不对称和形式上易作假等弊端，篡改人事档案已成为部分人达成私欲的途径之一。

面对纸质档案带来的种种不便，人事档案信息化的呼声日益高涨。数次全国档案事业发展五年计划都曾提及人事档案管理信息化，试点接收电子档案进馆，加快现有档案的数字化进程。北京师范大学档案馆专家认为：一方面，应该实现档案的信息化和网络化，符合条件的用人单位可以通过档案管理平台账号，及时、快捷地查询意向人选不涉及隐私的档案信息；另一方面，国家有关部门应推动高校毕业生档案与中国人民银行征信、诚信档案、学籍信息等系统整合。

纸档信息化，打牢职业信用“基础桩”

所谓纸质档案信息化，主要是在保管好纸质档案的基础上，对人事档案进行扫描等处理，将信息全部录入计算机，形成与实物档案内容对应一致的全真电子档案。2012年12月，成都市人事档案率先在国内正式实现信息化，档案管理工作人员可以直接进入数字档案库中查询档案，开具证明时更加方便快捷。

除成都市外，人事档案信息化也已在不少城市“试水”，北京、上海等地将传统纸质档案信息化的工作正在紧锣密鼓地进行。

纸档“上网”一般要经过以下步骤：先将档案封皮贴上带有电脑可识别的条形码，再按照严格的先后顺序，将档案内的全部材料进行分类整理。这部分工序非常复杂，首先要将档案材料列明清单，内容包括十大项，如履历材料、自传、鉴定考核、审计、学历学位和专业、政审、党团材料、奖励处分材料、录用

或任免、退休等。之后，工作人员按照清单顺序对材料进行排序。整理完毕后，就进入最后一道工序——扫描，将纸质档案转化成影像材料，录入电脑。

当扫描工作完成后，统一的人事档案查询管理系统也将上线，届时，这一信息平台可以进行实时数据传输，甚至实现一地存档、多地服务，档案的检索和查询也将更加迅速快捷。

现阶段，多数人事档案管理工作还停留在对以往个人历史信息记录的维护上，对内容的补充和更新不够及时，人员的继续教育、德能勤绩、收入、经济审计、组织考察等重要内容几乎无可查证，导致部分人事档案材料跟不上个人经历的变化，档案内容单一，缺乏动态管理。当纸档逐渐被电子档案替代后，档案作为人们职业信用“基础桩”的目标将不再只是个憧憬：在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时，实现档案的动态管理和补充。

据北京市朝阳区职介中心相关负责人介绍，实施人事档案信息化管理后，各相关办事机构都被赋予不同的权限，查看档案、增加档案信息都必须通过网络设置权限完成，而且对于档案信息只许增加不许删改。只要档案被篡改，对照电子档案就很容易被查出，有效地控制人为涂改的几率。“以往接收档案时，只要内容齐全就可以接收，但现在还要进行纸质档案和电子档案的比对，二者一致才能接收。电子系统上线后，已经发现了两起涂改档案事件，都是将之前未从事过的工种加入档案以达到提前退休的目的。”

不可忽略的是，尽管人事档案信息化在一定程度上提高了档案的安全性，但在个人档案信息化的过程中，信息泄漏仍成为最突出的问题，往往会给个人和用人单位带来许多不必要的麻烦。2013年2月，中国人寿保险公司个人信息泄漏，80万份保单可上网任意查询。可见，信息化是把“双刃剑”，若保密安全措施不到位，个人信息泄漏，后果不堪设想。因此，在人事档案信息化管理进程中，构筑起强大的信息安全网络必不可少。

在一“网”打尽的语境下，纸档欲何往？人事档案的电子化虽不可避免，但人事档案作为社会公共管理中不可缺少的一种信息载体，尤其是有些盖章文件需要留存原件。因此，还不能完全消灭纸质档案。

实现人事档案从纸质到信息化升级，远不是“打通最后一公里”那么简单。要实现上述目标，除了需要强大的资金做后盾，建立起必要的软件系统，档案管理机构以及具备档案保管资质的企事业单位还要形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制。如此，人事档案管理工作才能在信息化建设中顺利升级。