郑亚静

[摘 要]文章从对档案信息化建设入手，分析了现状并提出完善档案信息化建设的对策。

[关键词]档案；信息化；现状；对策

随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我们的工作提供了极大的便利。对于计生档案管理者来说，档案管理信息化将成为今后档案管理工作的趋势。但目前计生档案管理信息化建设的现状不容乐观，普遍存在自身管理水平不高、档案信息化建设进程缓慢等问题。作为一名计生部门档案管理工作者，通过近几年对计生档案管理信息化建设的现状了解，并结合工作实际，对计生档案管理信息化建设的现状加以分析并就如何做信息化建设提出相应对策。

一、现状分析

1.领导缺乏应有的重视。就目前计生档案管理现状看，大部分计生部门领导对于档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发展规划，没有从战略高度去认识档案管理信息化建设的重要意义和作用。一些计生部门领导只把精力和眼光投入到计生工作管理上，对计生档案管理工作关心甚少，支持不够，从而导致计生档案管理工作出现经费奇缺，领导不重视，从而导致档案管理者对档案管理松懈，信息化管理无从谈起。

2.档案信息化建设认识不足。由于计生部门领导没有正确认识档案信息化建设的重要意义，片面的以为信息化就是单纯的数字化，以为只要用计算机实现目录管理就是实现了档案管理信息化，对档案管理信息化建设到底要解决什么问题、怎么解决问题却不知从何下手，不知所以然，从而使档案信息化建设得不到领导的理解和支持。

3.档案信息化基础薄，底子差。要以往的档案管理以收集纸质文件为主，对电子档案的管理还处于初级阶段，甚至不知要存什么，收集什么，待需要存档时有的电子文件已丢失；即便收集了电子文件，但由于保存的方式落后，只维持档案日常的简单管理，没有使用专用档案管理系统软件，查阅起来十分不方便；目录数据库不健全，大多计生部门只存有单一的文书档案目录数据，对其他表册数据不在存档范围，导致一些重要数据丢失严重。

4.档案管理信息化人员素质有待提高。档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。然而目前大部分计生部门在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的人员兼管，往往力不从心。

二、几点对策

1.加强重视和领导，理顺管理体制。计生部门领导应把档案信息化建设纳入计生部门现代化建设的整体规划中，加大对档案信息化建设的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。健全领导体制，从组织上保证档案工作顺利开展。明确专兼职档案人员，定期听取档案工作汇报，帮助解决实际问题。同时应将档案人员的培训以及系统的维护费用列入到相应项目的预算中，使得档案信息化建设正常运转。还应建立相应的考核制度，把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中。

2.提高认识，转变观念。新时期的计生部门档案管理人员必须树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念，积极参加档案业务培训，努力提高自己的业务能力，了解和把握信息化发展对档案事业的影响和要求，充分认识档案信息化在计生部门现代化管理中的地位和作用，拓展档案信息资源开发利用和管理的工作思路，提升档案工作能力和服务水平。同时，档案人员也要加强宣传，争取领导支持和提高社会对档案信息化工作的认识。

3.加强档案信息化基础业务建设。具体措施为：（1）制定规章制度和操作规范。应建立一个完善的规章制度体系，对文件的产生到永久保存（或销毁）的整个过程都要进行全程管理，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，规范重要场所（如机房、库房等）的出入规则等。（2）加强电子档案管理。电子档案的收集整理，首先应面对计生部门工作实际，拓宽收集内容，严格执行归档制度和操作规程，从业务流程上加以梳理。其次应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程监督指导。（3）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。利用计算机进行档案管理，其优点是：以“件”为单位的立卷方法便于文书档案的立卷、接收、鉴定；在档案的保管期限进行调整时，可以利用计算机进行检索工具的调整、删改；具有遗漏文件的补漏增缺、保持文件的历史原貌和利用档案资料检索简便、准确率高、文档贮存保密等优点。（4）结合实际，做好档案信息资源建设。信息资源是档案信息化建设的物质基础，因此，档案工作人员不但要加大档案编研力度，满足社会对档案信息的需求，同时要深化档案信息化的建设，丰富室藏资源。

4.建立一支具备信息化管理能力的档案管理队伍。档案管理队伍的素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此档案队伍计算机技能的提高是档案部门的重中之重。档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的自然科学知识、计算机知识，熟练操作计算机，掌握档案管理软件的使用方法。同时，档案工作者应加强责任心，正确认识信息化管理档案的意义、特点，自觉增强工作质量意识。

计生部门档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其他档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息管理技术恰以其方便、快捷、开放，为计生部门的档案管理开启了新的窗口。因此，大力推进计生部门档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大人民群众、推动计生部门发展的必由之路。