档案信息化的安全问题及策略

2014-11-11叶楠赵清秀

黑龙江史志 2014年6期

叶楠+赵清秀

[摘要]信息化技术和网络技术广泛运用使档案信息化成为现当代档案机构发展趋势。目前，很多档案机构已经通过网络技术建立自己的档案信息网，从而为人们生活提供便利。然而，由于缺乏法律管制、管理人员缺乏保密意识、网络环境不安全等因素，使档案信息化出现严重安全问题。本文主要介绍档案信息化的概念与特征，阐述档案信息化安全问题并提出应对策略。

[关键词]档案信息化；安全问题；策略

引言

我国科学技术的快速发展，促使信息化技术和网络技术广泛运用于各个方面，档案机构也运用网络技术建立自己的网站，在网站上建立档案目录中心、全文中心等档案信息搜索栏目，以便人们快捷又准确的查询所需的档案信息，档案信息化已经成为档案机构工作的发展趋势。由于缺乏法律管制、管理人员缺乏保密意识以及网络环境不安全等因素，使得档案信息化出现严重的安全问题，档案信息化的安全管理成为档案机构十分重视的问题。

1.档案信息化的概念和特征

1.1档案信息化的概念

档案信息化是指档案信息利用计算机以数字符号的形式进行管理和保存[1]。也就是说，档案信息经过计算机中的软硬件对档案信息进行编辑处理，档案信息可以转变各种文本文件、网页信息、计算机图形、图像、视频等形式，利用磁带、移动硬盘、硬盘、光盘、网络硬盘、专用的存储卡等储存设备进行储存和管理的过程。

1.2档案信息化的特征

档案信息化具有以下几个特征：

1.2.1档案信息化以计算机设备为制作载体

档案信息化必须以计算机设备为载体，档案信息输出入、档案信息管理以及远程输送都是利用计算机设备和网络技术实现，所以，计算机设备是档案信息化的前提。

1.2.2档案信息形态和结构多样化

档案信息利用计算机设备中的各种软硬件将档案信息转变为各种文本文件、图形图像、视频、音频等形式，而档案信息储存格式也可以相互转变，如：PPT文件可以转为PDF储存格式，因此，档案信息的形态和结构变得多样化。

1.2.3档案信息化易控、易变和易失

档案信息是利用计算机中各种软硬件编辑文字以及处理成图形图像、视频、音频等形式。因此，档案信息也可以利用计算机设备以及网络技术轻易改动，例如，档案信息用word软件制成的图表可以用Photoshop软件对图表进行修改。档案信息化的易控性、可变性就导致档案信息化具有易失性[2]。

2.档案信息化安全问题

档案信息化主要存在以下几个方面的安全隐患：

2.1档案信息化管理制度不健全

目前，我国针对信息安全制定了一系列相关法律法规，然而这些法律法规制度并不完善，而有些档案机构对档案信息管理制度并不重视，采取的管理措施比较单一，机构内部管理工作人员信息安全意识淡薄，导致档案信息丢失、破坏和泄露。

2.2档案信息化储存易修改或丢失，难保存原始信息完整

由于档案信息数字化需要利用计算机设备完成，通过磁带、移动硬盘、硬盘、光盘、网络硬盘、专用的存储卡等载体进行储存，而这些储存设备对档案信息的复制、修改以及删除都是永久性且不留痕迹，导致档案信息难以完整保存原始性。此外，档案信息化工作人员的素质低下会影响档案信息的完整保存甚至泄露信息，档案储存设备管理不善也会导致档案信息的丢失或者无法读取信息。

2.3档案信息化在传输过程中易破坏和泄露

由于档案信息数字化需要网络技术的支持，然而网络环境本身就存在很多安全隐患，档案信息容易遭到网络中病毒、木马程序、黑客、垃圾邮件等因素的破坏和泄露，从而导致档案信息的丢失。

3.档案信息化安全问题应对策略

针对档案信息化安全问题提出以下几方面策略：

3.1国家完善相关法律法规，档案机构制定严格管理制度

国家要将现有的信息安全法不断的完善，保护档案信息安全。档案机构要重视并制定严格的档案信息的管理制度，从而减少档案信息丢失、破坏和泄露情况。

3.2档案机构注重档案管理人员职业道德素质培养

加强档案信息管理人员的保密意识，对档案信息的保密程度作出严格的鉴定并且保密，同时，管理人员也要是计算机技术人才，维护网络安全，防范网络中病毒、木马程序、黑客、垃圾邮件等不安全因素，从而保护档案信息的安全。

3.3档案信息在网络发布注意信息保密性

由于网络环境的不安全性，档案信息在网络公布要保证信息安全，就需要对发布的信息进行筛选，没有保密价值的档案信息可以在网上发布，涉及个人、单位、商业等重要保密信息只提供阅读目录，并采取访问权限、身份认证等保密措施进行保密，涉及国家秘密禁止发布，从而保证档案信息不被非法访问、篡改、丢失、泄露[3]。

结束语

科学技术的不断发展使信息技术和网络技术会更加广泛的运用到各个方面，信息安全问题会提到越来越高的重视。在高科技日益发展的环境下，信息安全系统没有绝对的安全，只有相对的安全，制定严格的信息管理、提高管理人员的信息安全意识和职业道德以及不断更新网络保密系统，从而减小信息安全隐患，保障信息安全。