吴静

【摘要】城市建设的快速发展，使与之相辅相存的档案工作与之同步发展成为城市建设发展中的重要环节。怎样使两者同步而发挥档案管理工作的最大经济效益成为当今的重中之重。本文通过分析当前建筑工程档案工作存在的现状及存在的问题，作出相应的对策。使之档案工作为建设社会主义和谐优质社会而服务。

关键词：建筑工程，档案管理，重要性

城市建设的发展日新月异，大量的建筑工程档案，一文一字记载着这个每个工程的发展过程。它不仅是城市发展研究的依据，更是城市经济建设与社会生活中的凭证与参考价值的体现。建筑工程档案管理创新与发展是一个相对的、动态的、发展的概念范畴，在不同时期都被赋予不同的核心内容，新时期档案管理创新与发展是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容。

1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足

对建筑工程中的档案资料进行管理，实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长，因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多，且分散面广，由于动态管理而使人员流动性高，相关责任较难落实。

1.1资料收集不够全面

例如，某些工程上的设计有变更，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。

1.2资料不够准确

资料上的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，而引起不必要的麻烦，便填了一些留有余地的数据。

1.3资料收集与整理不够及时

对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。

2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点

2.1注重收集未被采纳的方案资料，这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。

2.2注重收集设计基础资料

设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。

2.3注重完整、准确的竣工图纸

档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉獵各专业，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。

3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施

3.1与工程建设同步，进行全程监控

3.1.1及时对相关人员进行培训，提高工作质量

一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，其能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。

3.1.2立项时应当加强资料监控

工程项目在立项、审批、勘察之前，相应的管理部门并没有成立，自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散，同时，招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集，久而久之，会使收集上述文件的难度加大，甚至可能导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入档案的收集以及整理，由专人负责。

3.1.3对新设备的检验加强监控

新设备到货后，随之会有相应的图纸资料，值得注意的是，进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置，而国产设备所提供的使用手册又不足，这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度，就可能丢失设备资料。所以，必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行，对开箱权限予以明确。

3.1.4发挥合同的法律效应

档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作，将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款，明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围，使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视，这样以来，就以法律形式保证了归档工作的落到实处。

3.2建筑工程档案的管理措施

3.2.1建立现场办公制度

要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作。

3.2.2加强工程档案管理队伍建设

在建筑工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质。首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定，且对档案管理人员进行大量业务指导和培训，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。

3.2.3加强档案管理法制建设，提高依法治档的意识

目前工程档案法规主要有《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线管理办法》，我馆要严格依法治档，及时催交收集不按时归档的 建设档案，对档案丢失、伪造、及未及时移交的现象提出书面的整改意见。

3.2.4 竣工验收备案与档案管理工作相结合

工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期监督机制是十分必要的。

3.2.5 推进工程档案信息化建设，实现网络化的信息运输

“数字化档案馆”被更多的加入日程，完善纸质档案文件级目录数据库和声像档案目录数据库建设；逐步实现档案的全文数字化、档案的在线接收、在线管理。档案馆在自己建立的网站上举办展览，开放档案目录，公布政府部门的现行文件，开展档案的全文检索和阅览服务，接受社会广大群众提交的查档预约单，及与用户之间的互动和交流，将有效满足利用者的需求。

4 结语

建筑工程档案管理工作在城市建设中发挥着极其重要的作用，有着极其重要的基础性地位，是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。同时，保证建筑工程档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

[1] 石晓波. 工程档案管理中的实践创新[J]. 浙江档案，2006；09

[2]李忠谋.城市建设档案工作五十年回顾.城建档案.2001-01.

[3] 黄丽华. 浅谈工程建设项目的档案资料管理[J]. 科技资讯.2008；32