孙敏

摘要：高校会计档案是高校档案中重要的组成部分，是记录和反映一所高校教学、科研、行政管理、后勤服务等重要经济活动，是高校在会计核算专业活动中形成的具有一定的保存价值的会计文件。然而长期以来由于高校会计档案基础薄弱，管理手段落后，资金匮乏等原因制约了会计档案管理发展，使高校会计档案管理已越来越不适应新形势下的需求。因此，改革过去传统思维模式，开拓新的会计档案管理方法已是势在必行。本文从“观念新型化、方法现代化、目标科学化、组织系统化、制度全面化、人才素质化”六大方面来阐述一下高校会计档案工作的改革和完善。

关键词：高校会计档案 创新 档案管理

1 高校会计档案管理存在的现状

1.1 会计档案制度不完善。高校会计档案因蕴藏着十分丰富的经济、财务、资金来源和利用方面的数据和信息资源，是高校重要的史料和证据。根据《中华人民共和国会计法和档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定，高校会计档案管理工作必须做到制度完备，存放有序，安全保密、归档及时、专人保管，并且对会计档案的保管期限，销毁制度、移交等方面都做出了比较全面和细致的规定。然而，目前各高校还没有一套完整、严格的会计档案检查制度，存在着一定程度上立法滞后和财务安全隐患。比如对二级财务部门的会计档案收集、归档，都没有要上升到制度上约束。对会计资料的复制、借阅也都没有形成相关制度，或存在工作随意性漏洞，监督不到位的现象。笔者认为，当前档案管理意识比较淡薄，管理制度不完善等普遍存在一些问题，需提高认识，这样不仅直接反映出一个学校财务水平的高低，也对高校教育改革和发展都有深刻意义和影响。

1.2 会计档案整理不规范，利用效益低。会计档案是一门专业性、技术性、政策性很强的工作，财务部门应设立专职人员，提高对会计档案管理重要性的认识。现在，很多高校存在整理出来财务档案案卷质量不高，装订不规范，归档不及时等现象，有的高校存在“重数量、轻质量”，不管是什么内容都归档，根本就未对会计资料认真审核、鉴别和细化，归档后也不进行整理和分类，造成了档案管理的不规范，削弱了会计档案的参考凭证作用。因此建立规范化的会计档案室，配备综合素质高、具备系统财务专业知识和档案管理相关知识和经验的人员，是非常必要和及时的。按照会计档案规范要求，档案人员要对会计资料制定科学规范的分类编号方法和归档时限，并依次按会计档案分类编号规则整理出帐表，凭证及其他资料进行摆放，做到准确立卷，编制清册，及时归档，同时建立会计档案保管清单，移交清单，借阅登记制度。财会档案人员应定期学习会计档案管理和整理业务知识，进行多途径，多形式培训教育，以不断提高档案管理水平，增加法律意识，为单位财务审计工作和领导决策层提供便利服务，为学校制定发展方针和战略，查证经济问题，防止贪污舞弊起到至关重要的作用。

1.3 电子会计档案管理不同步。目前不少高校只存放纸介质会计档案，如今会计电算化已在我国各个领域广泛应用，伴随着会计软件的不断成熟，会计电算化产生大量文本程序文件，备份文件等，新的会计档案信息载体却没有及时备份、拷贝、归档。会计电算化档案管理工作没有同步进行。比如，对以胶片、磁盘、光盘等介质保存的数据档案应按有关规定阳光不能直射，温度应适宜，以磁介质存储数据应定期更换再拷贝，当软件需变更或再升级时，要及时备份数据归档等，要定期检查会计档案是否有防潮防雷防蛀、防水、防辐射、防病毒等现象。

1.4 会计档案的鉴定销毁难，需建立建全销毁制度。根据《会计档案管理办法》规定，结合高校财务会计工作中的实际特点，来判定会计档案的价值，对于保管期满的会计档案，如具有考证或有长远利用价值应单独立卷，装订成册外，其余的会计档案可按规定和程序申请鉴定后，由学校档案部门会同学校财务机构，严格审查共同提出销毁意见，编制会计档案销毁，在销毁前应按清册内容认真核对和清点。为保证会计档案销毁的严肃性，还需有审计部门人员参加监督，而在现实工作中，由于种种原因导致当前高校会计档案鉴定销毁工作普遍滞后，这样就造成档案库房拥挤，档案资料超龄存放，大有无人来销、无人敢销的局面。这里反映出的问题一是因为档案数量庞大，开展工作需要花费大量的人力、物力、财力。二是鉴定销毁工作还无切实可行的操作方法。从而形成了事实上的销毁审批难局面，影响档案整体工作质量和管理利用效率。因此做好会计档案鉴定销毁工作，高校要制定切实可行的鉴定销毁制度，使鉴定销毁有据要查，规范可行。对于超过一定期限未能清缴的债权帐务，应提前作好单独立卷工作。切实提高会计档案的整体管理工作的质量和效果。真正有利于减少人力、物力、财力的浪费。

2 加强高校会计档案管理的建议

高校会计档案工作是一项不断发展的工作，要开拓适合现代高等教育需要的会计档案工作新模式。笔者认为应在会计档案管理上加强做好如下几点。

2.1 建立建全制度化建设，实现管理规范化。①建立会计档案工作的长效机制。高校会计档案工作是一项长期的、连续性的会计基础工作。而会计人员是会计档案整理的第一责任人，高校应制定责任制、目标激励体制，实现会计档案人员真正爱岗敬业，才能从根本上实现会计档案工作的大发展、大提高。②建立完善的会计档案日常检查制度。会计档案的齐全、完整、准确，是保证会计信息质量的关键。而会计档案价值的发挥来源于长期的日积月累与扎扎实实的基础工作。要及时检查并督促各二级财务部门按统一口径，进行有目地收集、整理并及时归档，以保障高校财务主管部门会计档案的完整、系统。③建立完善的会计档案调阅与使用权制度。高校财务部门应建立建全会计档案的查阅、复制登记审批程序和规章流程制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。严禁会计档案随意乱放乱丢、复制、拷贝等现象发生。严格的档案调阅审批程序和权限规定将有效地规范会计档案的利用效率，同时也增强会计档案的安全性和保密性。④建立完善的会计档案的内控制度。完善保管、保密工作。应建立以内部管理控制、财务控制和审计控制为核心的制度体系，以经济责任制度、追究责任制度、不相容职务和岗位为关键控制点的具有相互牵制、相互监督的会计档案工作管理机构，通过自我约束，形成一整套周期性自查、自评、自建的长效机制。有效杜绝和防范会计档案工作上的违规、违纪行为，以此达到会计档案工作的内控和自我保障。endprint

2.2 加快会计档案信息化、标准化、现代化建设。会计电算化已成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。为更好的服务于高校财务部门，提高工作质量与工作效率。各高校要以研发、推广和应用规范优质档案软件为档案工作现代化切入点，实现从会计档案的整理、分类、归档、查询、汇总、统计、全过程的档案一体化流程，不断实现会计档案工作技术创新。其次强化会计档案保护的软硬件平台建设，不断完善与优化会计档案保护的环境与条件，达到有效保护档案的目地。高校应充分考虑和高度重视会计信息化平台建设，一是研究会计档案编目和检索工具，改革并加强其编目和检索工作，分别编制案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等检索工具索引。建立高效实用、全面的高校会计档案电子检索系统。二是档案要建立会计档案数据库，以便于实现档案资源的网络建设和信息资源交换与共享，其次对重要的、利用频率高的原件要加以数字化，以加快档案数字化进程。并做好深加工和综合分析，通过将高校会计档案信息量的收集、整理、分类、存储、计算、分析等全过程有机结合起来，以便于提供更全面、更完善的信息服务。第三是要建立科学的会计档案信息化综合评价指标与体系。高校会计档案工作不能局限于一般会计信息提供利用保管上，应向主动开发、利用会计档案信息资源、努力提高信息质量及服务方式多样化转移。重视贯彻成本-效益的原则。通过推进会计信息化建设完善，逐步形成衡量会计信息的标准。使会计档案信息在高校宏观控制和微观管理中的作用得以充分发挥。从而获得高效、高质量的经济效益。强化会计档案经济效益，主动提供服务。

高校会计档案工作是在高校各项经济建设活动中形成的原始记录，是高校经济活动的产物；在市场经济条件下开发利用高校会计档案、发掘会计档案中的高校经济信息，为维护高校正常的经济秩序并应用于高校经济建设、创造与提高高校经济效益都是非常重要的。

参考文献：

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