文/胡峰力

日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘书收到的文件及邮件，接听的电话，阅读的报刊，浏览的网页及形成的会议记录等。面对每天接触的各种纷繁复杂的信息，作为秘书，应有效地处理这些信息，保障信息工作得以顺利开展，使之为领导的决策发挥积极作用。苏珊是某公司的执行秘书，她是怎样进行信息工作的呢？

一、着眼领导工作，做到有效辅助

秘书是近身服务于领导的工作人员，其工作定位必然是以领导为服务对象，以领导及其工作为核心。可以说，秘书辅助领导日常工作是一个常态，因而，那些上传下达、左右疏通、撰写文稿、会议准备、文书处理、电话处理等信息工作都是围绕其间的必要环节。秘书信息工作的基本途径理应是着眼领导工作，做到有效辅助。

这里是秘书苏珊对信息处理的几个有效做法。一是根据主管的口授笔记迅速整理出将上会讨论的事项；二是捡拾出必须由主管过目的航空信件；三是整理备忘录置于主管的签字卷夹内；四是将查阅的资料附在来信之后，置于主管的“速件”卷夹内；五是在行事历上记下主管交办的明天的事项。我们看到，苏珊的一系列务实做法，正是本着为领导服务的宗旨，根据领导的实际工作需求，跟进信息工作。面对一个日理万机的主管，苏珊秉持的信息工作理念是：熟悉并适应主管的行事风格，熟悉公司的业务流程，为主管处理各项事务尽铺垫及善后之责。

毋庸置疑，领导日常工作的每个环节无不和秘书的信息处理紧密相关。譬如，当领导表示出某种意图时，秘书应当注意领会和把握其主要精神，并以此为信息处理的切入点，最终形成决策所需的文本，为解决今后的实际问题搭桥铺路。又如，当领导有外出考察任务时，秘书应当及时传递辅助信息，这其中除了制订明确的计划外，还应竭尽所能提供考察地的相关背景资料，以保障领导出行的实效性，提高其工作效率。

二、放眼日常事务，做到未雨绸缪

作为秘书，除了接听电话、收发文件、迎来送往、参加会议等冗杂的日常事务外，还要经常面对工作中随时可能出现的各种特殊状况。可以说，信息大量涌入、高度密集。一个职业秘书对此应有足够的心理准备，以科学的预见和充分的实战经验，使自己立于不败之地。所以，秘书信息工作的第二个途径应该是放眼日常事务，做到未雨绸缪。

对此，苏珊有这样的说法，“不要以为我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”“对于会议议程表，我通常都在较实际需要时间提前几天，以防临时赶不及。”在苏珊的案头始终准备着一本笔记簿，翻在空白的一页，以备不时之需；她会将进餐时与客户的谈话要点记下，留供主管参考。苏珊对信息处理得未雨绸缪，带来的是整个工作的有序推进，创造的是卓有成效的办公室文化。

现代管理日趋复杂，无形之中给秘书的信息工作带来了各种挑战。就以开会为例，召开一次会议，其间的策划、组织、协调、写作、主持等过程最能考量秘书的信息处理能力。这主要表现在：一是根据领导意图和工作方向确定会议主题；二是根据会议内容制定会议议程；三是准备会议文件；四是做好会议通知；五是根据会议要求合理调配各种资源；六是应对会议其间的各种信息疏漏情况；七是会议期间做好记录、编写简报；八是会后撰写会议纪要。如此林林总总，秘书对各种会议信息的处理非但任务重，责任也大。

因此，信息工作要求秘书能通过日常工作做个有心人，练就体察世事、预测准备的内功，正所谓“于无声处听惊雷”。

三、主动承担任务，做到有效沟通

主动处理信息、谨慎传递信息，力求信息工作的畅通，这是对秘书的又一项考验。苏珊曾说过这样一段工作感言：“我想首先是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的主管是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。”

秘书信息工作的第三个途径应该是主动承担任务，做到有效沟通。苏珊在这方面也为我们树立了榜样。她的信息处理亮点表现在：一是对阅读的各种信息都会有针对性地进行摘录；二是在重大节庆日，会亲自致电、或撰写贺信及贺卡发给重要客户；三是随时就各类问题与部门负责人沟通。

从苏珊的做法可以看到，虽然秘书并没有义务牺牲自己的私人时间去额外地投身于工作，但如果秘书主动承担任务，那样既是对自身的打造，也是一种积极的境界，更是实现有效沟通的基本前提。可以说，信息处理的良性循环便是打通管理的各种关节，理顺工作思路，使组织内的成员朝着共同的愿景努力。

当领导工作遇到疑难问题时，秘书应积极主动地思考“我能为领导做些什么”，提供解决问题的建议信息，为领导分忧；当决策执行受阻时，秘书更有责任通过调研和协调，积极沟通上下左右，直到决策得以顺利贯彻执行。

四、重视信息反馈，做到适时跟进

秘书日常对信息的深刻理解、综合处理及合理利用是秘书活动的基本职能，也是秘书活动中的必然内容。由于秘书信息工作受历史与自身认识能力的局限，对社会及单位的新精神、新动向、新政策、新经验等“新鲜信息”的掌握总会有不到位的情况，这在一定层面上影响了解决问题的力度。为此，秘书信息工作的第四个途径应该是重视信息反馈，做到适时跟进。

例如，苏珊接到了盛怒之下的B客户的电话，是有关账目方面的问题。她在问明原委后，和有关部门联系明确结果，时隔不到两个小时便打电话将核对结果反馈给B客户，使他达到满意为止。同时，还将这一事情的经过记下来准备告知出差在外的主管。苏珊的这个做法凸显了信息反馈的重要性，一方面及时处理了问题，另一方面维护了企业的形象，也为以后此类问题的解决积累了宝贵经验。

又如，苏珊在开会时两度被电话打断，回到办公室后，除回复一紧急电话外，还检查档案，获取必要的资料，仔细回复了另一个电话。苏珊对这些看似平常的电话业务从来都是认真处理，妥善解决。

的确，作为一个职业秘书，对这种细节问题绝不可小觑，因为秘书对信息的处理是于细微处见精神。从苏珊的工作中，我们可以认识到，积极主动，化繁为简，讲求实效，理应是职业秘书信息工作努力的方向。