许 鑫

（呼伦贝尔学院 内蒙古呼伦贝尔 022150）

实施文档一体化管理推进呼伦贝尔学院档案信息化建设

许 鑫

（呼伦贝尔学院 内蒙古呼伦贝尔 022150）

随着经济的发展以及时代的进步，实施高校档案一体化已经成为顺应技术发展的必然趋势，使用文档一体化，可以推动高校档案信息化的建设。随着计算机在日常生活中的广泛应用，它为实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设提供了技术支持，使得档案的利用率得到了极大的提升，本文对文档一体化管理推进高校档案信息化建设的重要意义做出讨论，并提出有利于推进呼伦贝尔学院档案信息化建设的建议。

文档一体化；管理；呼伦贝尔学院；档案信息化；建设

随着时代的发展，信息技术在生活和工作中的运用已经越来越广泛，而档案发展的重要标志就是互联网在档案信息化中的运用。网络的应用为档案信息化提供了便利的条件，从而促进了档案信息化的发展。实施档案一体化管理，是高校档案信息化管理的必然结果，我校亦然。

一、文档一体化管理及高校档案信息化的相关概念

1.文档一体化的相关概念

文档一体化是将档案与文书有机结合，管理文件归入档案的过程，以用来保障文档的完整性。

文档一体化的运用，能够保证手机的道的信息完整而准确，并对从信息的收集到归档进行系统化的管理，实现资源共享，并使得材料的使用更为快捷方便，在减少成本的基础上提升了档案管理的工作效率。文档一体化能够规范档案管理工作。

2.高校档案信息化的相关概念

用最新的信息技术来保护档案，这是高校档案信息化的显著特征之一。高校档案信息化一方面要求应用信息技术，另一方面也要求相关档案管理人员能够满足档案管理工作的要求。为了实现信息的公开，高校档案的信息化是档案管理推进的必然趋势，其对于档案的信息管理有这非同寻常的进步意义。高校档案信息化满足利用者的需要，形成了一个完整的服务体系，相关部门为利用者提供了信息平台，使得利用者对于信息档案的使用更为便捷。因此，档案管理人员应转变观念，明确对于档案信息化的概念，完善自身素质。

二、文档一体化管理对我校档案信息化建设的意义

1.适应社会生产发展的需要

随着时代的发展，社会竞争日益激烈，与此同时，学生的就业情况也十分紧张，“毕业等于失业”的情况已经越来越多。运用文档一体化推进我校档案信息化建设，就是利用现代信息技术，创建在一个在线的信息平台，将学生的信息放置在平台上，使得企业招聘人员能够更好的浏览学生的情况，扩大了在校学生的就业率。此外，文档一体化的运用，使得学生查阅资料更为便捷，大大提高了学生的学习能力

2.优化档案管理模式，提高档案管理能力

传统的档案管理模式并不利于档案管理，也不能适应时代的发展。文档一体化管理运用最新科技，使得管理人员能够利用计算机信息技术，对收集得到的文档和信息进行归档，真正的实现规模化管理。

3.实现资源共享

从前，我校档案管理一直是封闭的状态，在信息化日益完善的今天，在档案一体化管理使用信息化技术，能够科学管理各类资源，为各界人士查阅学校档案形成良好的途径，打破以往封闭的管理路线，真正的实施资源共享。

三、呼伦贝尔学院文档一体化管理的档案信息化建设的途径

1.建立呼伦贝尔学院档案信息化一体管理的机构

文档一体化管理是对从文件收集到归档的管理。因此，应建设相应的档案管理机构，进行对文件的专门收集以及应用计算机进行归档。弱没有相关机构，则会使整个活动处于分散的状态，对于档案的完整性不能够形成保障。因此，相关人员应成立管理机构，对呼伦贝尔学院档案进行一体化管理。

2.提供相应的技术和设备支持

我校档案的管理需要相关专业人员进行操作，要实现我校档案新华一体化管理，就需要学校提供相应的技术条件。因此，我校应引进先进设备，聘请专业人士，对我校档案进行一体化管理，在技术和设备上保障我校档案的一体化。

3.开设相应的信息平台

要实现高效档案信息一体化，需要学校创设网络平台，方便使用。学校可以在网站上开设连接，方便学生浏览，组织相关技术人员进行保护，防止不法分子对高校档案信息的恶意运用，造成不必要的麻烦。

4.加强管理人员的素质

在实施文档一体化管理推荐我校档案的信息化建设当中，管理人员至关重要，其素质的高低影响着实施文档一体化管理推荐我校档案信息化建设的水平。因此，学校应用自行培养的方式，保障相关档案管理人员的素质。或者利用聘请高素质人才的方式对我校档案进行管理。

5.加强文件管理的标准化

实施文档一体化管理推进我校档案信息化建设，能够在文件管理和档案管理之间形成密切的关系，将二者放在同一个系统之中，做为连接子系统的过程。由于这种前后相承的关系，文件管理影响着档案管理的发展。因此，我校应加强文件管理的标准化，为文档一体化管理服务。

6.建立统一的管理业务规范

档案管理系统需要投入巨大的人力物力，系统建设是一个密集的工作，相关部门应建立信息系统。因此，在设计过程中，应确保字段的标准化，这是文档一体化的基础，也是网络数据交换的保证。除此之外，从纸张到文件以及各种装具，应采用国家统一规格编号。文书处理部门在对文件进行分类时，要严格执行国家相关法案以及规定，同时应考虑到部门归档的一致性。要严格岗位培训，让相关工作人员认识实施文档一体化的必要性以及重要意义，增强相关人员对于推行文档一体化的自觉性，掌握相关知识。除了要对相关工作人员进行培训，还应对领导这进行文档一体化的培训，使得管理者加深对文档一体化的重视程度。

7.加强文档一体化软件的统筹规划

当前，一些档案处理部门的软件不能相互应用，缺乏通用型，阻碍了文档一体化的实施。因此，对于文档一体化软件的开发，应树立前段控制思想。前段控制就是将管理放在文件设计极端进行考虑。在文档一体化的设计中，应推广兼容性强、只能程度高的系统，使得文档的运转更加快捷，形成满足现代环境的技术保障。除此之外，各部门应根绝各自的只能，按照标准的要求，制定文档一体化的保管方案，对各种信息进行统一。

8.加快办公自动化进程

如今，计算机网络应用已涉及到多个领域，伴随着电子文件的涌现，工作效率大大提升，也改变了以往单一的纸质文件为主的情况。档案数量增长，利用量和范围不断扩大，需求量也不断增加，面对不同用户的不同要求，工作者应采取新的管理方法来解决问题，在实现资源共享的过程中，利用计算机技术来满足档案信息化建设的需要。办公自动化软件的应用，减轻了档案的磨损，满足了各部门对档案的需求，提高了档案的利用效率，由于其诸多优越性能，为高校档案管理提供了有利的条件。

四、结语

社会的发展决定了我校档案已经不再适应如今的节奏。而文档一体化管理我校档案信息化建设也是为了满足时代需求而建立的，这种管理模式适应时代的发展，同时减轻了档案管理人员的工作压力，节约成本，使得档案管理更加系统。

[1]武晓莉.对档案信息化问题的思考[J].中共山西省直机关党校学报,2008(04).

[2]王洪涛,赵鸿博.强化档案管理 提升服务水平[J].档案与建设,2009(12).

[3]孙雪梅,吴春娥.浅析电子文件对档案工作的影响和管理措施[J].世纪桥,2009(15).

The implementation of integrated archives management of archives informatization construction Hulunbeier University

Xu Xin

(Hulunbeier University, Hulunbeier Inner Mongolia, 022150, China)

With the development of economy and the progress of the times, the implementation of college archives integration has become an inevitable trend of technological development, the use of document integration, to promote the building of College Archives informatization. With the wide application of computer in daily life, it is the implementation of document integration management informatization construction of University Archives provides technical support, the rate has been greatly improved the use of archives, this paper advances the important significance of information construction of University Archives of document integration management is discussed, and put forward to promote the informatization construction of Hulunbeier University archives advice.

integrated archives; management; Hulunbeier University; archives informatization; construction

G271

A

1000-9795（2014）05-0452-01

［责任编辑：陈怀民］

2014-03-13

许 鑫（1975-），女，内蒙古呼伦贝尔人，从事档案信息化建设方向的研究。