□王建顺 赵国来 徐海波 陈 喆

中油管道物资装备总公司（以下简称“物装公司”）隶属于中国石油天然气管道局，具有独立法人资格，以管道工程项目采办及物流贸易为发展核心。随着管道局各种工程承包模式和业务范围的不断拓展，物装公司也面临着各种机遇和挑战，业务量的不断增多不仅给物装公司带来了持续增长的营业收入，同时也对公司的管理水平提出了更高的要求。

一、项目管理中的岗位安排和工作内容

在工程项目采办和物流贸易工作过程中，物装公司以项目建设管理为业务运转中心，按照计划与准备、实施与控制等进行全方位统筹考虑。依据管理流程，统一对接委托方需求、集中合同结算、文档管理等职能，分专业计划督导业务运作。此种矩阵型组织机构运作强化了专业性、集中性管理，提高了采购专业化水平，但在缩短采购执行时间、提高工作效率方面有待进一步加强。

二、信息化工作存在的问题

管道局电子商务平台系统经过两期建设，工程项目物资管理、电子招标等功能已投入使用。工程项目文件传递、进度控制及合同结算系统正在开发过程中，其信息化水平已滞后于当前管理需求，目前，在工作中主要暴露出以下几个方面的问题。

1.项目文件纸质传递影响工作效率

按照目前的采办分包模式，物装公司采购物资属于代购行为，与委托方之间有频繁的文件联络（接收请购单——采购请示报批——采购请示批复——潜在供应商澄清——项目或设计答复——采购评委请示——采购评委批复——采购结果推荐——采购结果批复），而公司部门间的工程项目文件传递仍停留在纸质打印版，需要文控工程师往返于各部门投递并手签处理意见或结果，工作效率较低，并存在因采办工程师不在工位而几次往返的情况，文控和采办工程师的工作效率都无法把控，不利于工作节奏的控制。

2.进度工程控制岗工作不到位

物资采购是EPC工作中的重要一环，工程物资是否及时开展采购或按时到场，对工程建设的整体进度有着决定性的作用。如何使相关方了解即时的采购状态信息（实际与计划对比、招标或谈判进展、技术协议和商务合同签订情况、生产及发运状态等），进度控制岗正是此项工作的责任者，是展示这些关键信息的平台。在当前的实际工作中，进度控制工程师根据文件流转获取实际采办信息、对比计划并提前预警，但多数进度控制工程师因工作习惯或业务不熟练等原因，反复向采办工程师询问工作进展和状态，给采办工程师工作带来很多不便，两者工作效率均有降低。另外，多数项目经理也按原有工作习惯直接找采办工程师了解情况或协调解决问题，这也无形中增加了采办工程师的工作量，由此产生的沟通难度进一步显现。

3.合同结算系统效率低

买卖合同结算是采办工作的关键内容之一，良好的付款结算，可以创造良好的采购氛围。当前，物装公司的合同付款需要在电子商务平台中完成合同基本信息录入、计划价编制、到货通知录入、中转站验收等工作，随后供货商提供发票、项目资金已拨付和编报资金计划等按步骤完成后（招标项目还需核实招标代理服务费和履约保证金交纳情况），由合同结算工程师手工填写付款申请单，然后再往返于各相关领导和部门间签署付款意见，最后递交财务对外付款，这样就存在付款台账手工记录、人员利用率不高和工作效率低的情况。

三、文件传递和进度控制、合同结算系统的实施构想

基于以上情况，矩阵式组织机构意味着复杂的业务网络，沟通协调工作量较大。因此，针对工程项目运作中出现的问题，建立覆盖工程项目采办管理全业务流程的信息系统，组建物装公司工程项目文件传递和进度控制、合同结算平台，或在电子商务平台中加入功能模块已是必然要求。各模块功能根据采办管理和物流贸易发展趋势重新定义，并将涉及到的业务流程优化重组，完善文控传递、进度控制及合同结算等业务管理。

1.优化进度控制平台功能

建立进度控制模块，可实现文件流转、文件审批和进度控制需要，支持对文件模板的管理、文件流转后提醒和进度跟踪、代办事项督促等功能。

（1）文件网络化流转、审批可参照OA系统功能运行。当外部来文时，文控工程师接收文件后上传到系统，系统根据预设的工作分工和公司管理要求，逐层批示后流转给相应部门和具体岗位员工落实。当内部发文时，具体岗位员工拟好文件后上传到系统，系统根据预设的工作分工和公司管理要求，逐层审批后流转给文控工程师，文控工程师下载后对外发出。

（2）在文件流转和工作过程中，以工作包为单位记录进度和状态。首先，根据预设的文件模板，为相应文件进行节点标识，如将委托文件标识为收到数据单，对采购结果推荐和批复做相应标识，通过文件的网络流转，系统便可自动读取和记录进度；其次，采办工程师负责在系统中填报供货商生产和发运状态，到货后系统自动提取电子商务平台中物资验收入库情况；再次，现场工程师负责填报指导安装、调试运行等信息。在以上自动记录和填报的基础上，系统对采办进展自动汇总，形成相应的日报、周报等采办动态报表。

（3）在以上功能实现的同时，在此模块中设置工作提示、预警和督办等功能。若相应工作未在计划时间内处理，则系统自动抓取计划时间节点向具体岗位员工和其部门领导发送捷时通消息和手机短消息提醒，并将代办事项由系统自动推送至其电脑桌面，保证进度可控。如在规定时间内相应工作仍未按时完成，则推送至公司领导办公桌面，进行更高层级的督办。

（4）系统可实现文件查询和分类统计功能，同时记录每项工作的处理时间，用于查询文件或者划分责任以及实现相关岗位的定量绩效考核。

2.合同结算流程优化

建立合同结算模块，可与目前电子商务平台中的合同基础信息管理、物资入库验收等功能衔接，实现合同结算和支付等功能。

（1）合同基础信息管理、物资入库验收仍按照现行方式操作。由采办工程师负责合同信息（包括合同编号、物资名称、规格数量、单价、总价、付款条件和比例、质保期、供货商开户信息等）、到货通知的录入，由中转站统计员负责按照合同约定完成系统到货验收。

（2）系统到货验收确认后，系统在结算模块中根据合同基础信息自动生成待结算的到货验收付款单据，包括合同编号、物资名称、规格数量、单价、总价、付款比例、供货商收款账号等条目；合同结算工程师审查付款单据，录入供货商发票信息，摊入运杂费等（如需要）。

（3）安装调试款和质量保证金可参照上述原则，在相应工作结束后，由公司现场项目经理在系统中点击发起，自动生成安装调试或者质保金付款单据。

以上单据生成并经合同结算工程师审查后，系统根据预设的工作分工和公司管理要求，逐层流转给相应领导审批，最后财务人员直接从系统中打印付款单据并对外付款。

3.引入电子签名密钥和移动办公

在以上进度控制及合同结算系统中，为方便操作，可引入电子签名和公章签发工具，对相关权限人员配备电子签名密钥。密钥对文档的安全完整保存具有全面的保证。同时，因管道建设的流动性，公司领导出差频次较高，可开发基于android和ios手机操作平台的APP移动办公系统，使移动办公成为可能。

综上所述，通过以上文件传递和进度控制、合同结算系统的模拟实施分析和预测，可大幅提高物装公司的项目管理水平和工作效率，降低组织内部的沟通成本。一是有效降低传统办公成本，提高采办工作效率和工作质量。二是节省人力资源投入，减少目前的文控工程师、进度控制工程师和合同结算工程师人员数量，将人员精力全部投入到采办物流工作中。三是实现工作任务的可追溯和闭环管理。四是促进各岗位绩效考核的准确度，实现定量考核。

通过信息化操作实现业务的自动化管理，从技术手段的进步持续促进企业资源规划管理水平更上一个台阶，有利于提升物装公司的竞争力和项目承载力。