毛立臣

【摘 要】应收账款管理是建筑施工企业的重要管理内容，也是经营管控的难点，其原因是多方面的，如非长期合作即是原因之一，客观造成债务人多，原因复杂，清欠难度大，清收成本高。面对煤炭行业经济下行的深刻影响，如何有效管控施工企业的应收账款，本文进行了有效探索，账籍管理方法在作者企业经营中也发挥了较好地作用。

【关键词】应收账款；账籍；清收；资金链

一、研究背景

受全国宏观经济增速趋缓和能源结构变化等综合因素影响，煤炭行业已结束本轮较长地发展周期，煤炭企业微利经营即将到来。如果煤价继续走低，有些煤矿将出现亏损，经营困难局面短期内难以改变。作为煤炭行业中的煤矿施工企业，经营形势将更加严峻，应收账款快速增长，造成矿建施工企业资金周转困难，甚至出现资金链断裂，经营难以为继。如何做好应收账款管理，是矿建施工企业重要的经营管理内容。加强以债务人为对象的账籍管理不失为较好地应收账款管控方式。

二、研究内容

煤矿施工企业的产品具有特殊性，一般工期较长，对安全和技术质量要求较高，施工期间的工程款支付层级较多，与施工期相比时间长，完工后保证金预留比例大、质保期长，施工企业的应收账款，就是因提供建筑、安装等施工和劳务而应向建设单位收取的工程款。由于涉及到建设方、监理方、施工方或分包方，签证、决算和审计等多个环节，工程款发生坏帐的可能性较大，从而增加应收款项的管理成本和回收成本，因此，对应收账款进行有效的分析，加强基础资料的收集和整理是企业财务管理的一项重要内容。

（一）账籍的建立及内容

应收账款账籍依户建册，一户一册，以形成应收账款的事实为依据，欠款人为户头，分别进行造册登记，采取活页式管理。账籍分为表格（见附表）与文字两大部分。文字部分包括应收账款形成的原因、欠款人自然情况与还款能力、超过约定预留金额的说明、责任人清欠状况、特别事项说明、清欠责任人变更及责任人落实奖罚兑现情况说明等。

（二）账籍的管理

设立账籍管理员，账籍管理员在每月财务结账后，按户头与财务对账，确保各户名下的应收账款余额与财务一致。并且定期对账籍户数进行整理，根据账期划分A、B、C、D四级管理。债务人信誉好，偿债能力强、能够依照合同约定的信用期结算，欠款余额逐渐下降的应收账款为A类；债务人具备偿债能力，却无端制造争议拒付部分货款或杂费，或欠款余额正在上升的应收账款为B类；债务人资产或经营情况发生重大变化致使偿债能力下降，或因改制、分立、合并等导致债务主体变更，或有转移隐匿资产现象，或恶意拖欠货款，以及账龄1年以上3年以内的应收账款为C类；债务人资产或经营状况恶化、濒临破产或已经破产，债务人有诈骗嫌疑或为自然人已死亡或被逮捕，以及账龄达3年的应收账款为D类。账籍管理员每月初向应收账款管理人员报告账籍户数和账款变动情况。对一个季度内没有变动的C、D类户，除按规定考核清欠责任人外，限期由清欠人做出书面说明，存入账籍。

如账籍中某户应收账款结清，且无连续业务，可以清户，但该户账籍（所有表格和文字）全部整理封存入档。该户再次进入，由账籍管理员自编文字材料，说明前期该户资信等情况，重新造册。

（三）账籍管理责任人职责

在账籍实施过程中要求明确应收账款管理人员为第一责任人，设置账籍管理员专人负责管理账籍。企业以账籍管理员提供的各种数据和报表为依据，进行账籍管理、账款变动情况分析，并对相关责任人考核及兑现奖罚。

（四）应收账款客户信用管理

在账籍建立的基础上，管理部门必须建立健全客户信用动态档案，如实记载客户的法定名称、法定地址、主营场所、注册资本、业务范围、经营规模、资金信用、商业信誉、资产及财务状况、法定代表人的自然情况和股东或出资人的有关情况；根据交易风险的大小，正确认定客户的信用等级。考核部门必须对客户信用进行动态跟踪调查，广泛收集掌握客户档案记载事项的变动信息；对客户信息和信用等级的真实、准确性承担责任。

（五）应收账款清收管理

企业要明确每笔应收账款清欠的业务执行人，并在考核部门建挡备案，按照谁负责谁清收的原则实行终身责任制。有多人共同参与、谈判、签约的合同，除能够证明反对该笔业务成交者外，为共同责任人。对领导交办的业务，经办人未表示异议的，经办人为该笔应收款的清收责任人。

清收责任人员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接，凡清收责任人员调岗，必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；凡离职的，应提前30日向企业提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。

按照内部牵制原则，企业可在财务部下设财务监督小组，由财务负责人领导，配置专职会计人员，负责对有关业务往来帐核算和监督，定期对每一笔应收账款进行分析和核算，保证账帐相符。应收账款管理部门要规范核算，及时反映每笔往来款项，以随时掌握应收账款的形成、回收增减变化情况，并按月与客户核对和清理。对过期的应收账款逐笔查清原因，及时向领导汇报，分清责任，责成有关人员提出明确的处理意见，制定具体催收计划，责任到人，考核部门要跟踪督促执行。

建立、完善合同台账，注意收集、记录、整理、保存各类凭证，特别是在变更、解除合同时，一定要及时向对方索取书面凭证，做好法律防范的基础工作。由于订立合同把关不严或因证据不足无法追讨而给公司造成损失的，要视情况追究有关人员的责任。

定期召开应收账款会议，对信用政策的执行情况进行检查，分析应收账款形成原因，评价其合理性和潜在的风险，制定相应的对策，落实专人，采取有效措施解决存在的问题。公司定期或不定期开展清收专项审计，检查应收账款内部控制制度执行情况，防范因管理不善而出现挪用、贪污及资金体外循环等问题，对实际问题，要视情况追究有关人员的责任。

（六）运用法律手段清收应收账款

强化法律意识，充分运用法律手段清收应收账款。对于A类和B类应收账款，要认真分析潜在风险，对于即将发生或已经发生损失、经协商清收无效的，应抓住诉讼时机尽快起诉。对于C类和D类应收账款，应在分析归类的基础上有步骤地进行起诉。

因人为因素错过诉讼时机或超过诉讼时效，造成经济损失甚至丧失胜诉权的，依照本规定追究有关人员责任。对于有诈骗嫌疑的案件，应立即报公安机关立案查处。

（七）加强应收账款坏账管理

应当在期末分析各项应收账款的可回收性，并预计可能产生的坏账损失。对预计可能发生的坏账损失，计提坏账准备。对持有的未到期应收票据，如有确凿证据不能收回或收回的可能性很小时，应将账面余额转入应收账款，并计提相应的坏账准备。对不能收回的应收款项应当查明原因，追究责任。对有确凿证据表明确实无法收回的应收账款，如债务客户单位已撤销、破产、资不抵债等，根据企业的管理权限审批，冲销提取的坏账准备。

三、账籍实施的意义

通过建立账籍，企业在经营过程中形成的账期三个月及以上、金额10万元及以上、集团公司单位以外的各种应收款项，包括工程款、分包劳务收入、挂靠队伍的管理费和产品销售收入等进行登记造册，能够加强应收账款管理的基础工作，明确诸笔应收账款的清收责任，保证资金正常回笼，提高资金调控能力。