文/扬子石化分公司水厂 吕继红

办公自动化系统是网络办公系统的核心。网络技术以工作流程为指导核心，资源共享系统作为现代化网络系统能够方便快速的进行机关内部单位和外部单位的交流，保证信息的全方位交流。办公自动化系统作为信息交流系统变得更加重要，系统主要负责收集和处理信息并且保证信息的通畅。

一、合理利用计算机存储资源

合理利用计算机存储资源，存储有序，设备安全。做到随时调用所需文档。在计算机硬盘或者软盘之间存放一个移动介质，既可以保存重要文档又可以提供重要数据。在工作中，如果文件夹中的文件太多，应该减少使用大图标或者是缩短排列文件的方式，选择列表中的方式进行排列，在文档存储过程中，根据文档之间的属性进行排列，集中统一分类管理。通过大小以及修改的时间进行排序，方便检索。同时，建议用户根据计算机的存储情况，适时调整磁盘的碎片操作，紧缩文件空间，避免出现调用迟缓的现象。建立具有鲜明特征的文件夹，可以提供简化检索路径，尤其是对长期使用计算机的工作人员来说，将成千上万的文件存放在一处，难以被找到。因此，建立具有特殊名字或者关键字的文件方式可以提高计算机文档的管理方式提升综合利用效率。

二、建立文档管理文件夹

计算机办公人员在日常工作中要养成分类储存的习惯，对文档的使用要做到分门别类，建文件名时，用易识别并且将文件名字设定为方便记忆的形式。……