论高校教学档案的管理与创新*

2012-08-15程丹

外语与翻译 2012年1期

关键词：档案管理学校工作

程丹

(中南大学档案馆，湖南长沙410083)

论高校教学档案的管理与创新*

程丹

(中南大学档案馆，湖南长沙410083)

教学档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分，发挥着重要作用。本文提出教学档案管理中存在的问题并对其如何实现科学化管理进行了探讨。

教学档案;管理;创新

高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是建设先进性大学的一项基本性工作，而教学档案是高校档案中数量最多的一部分，是学校教职工在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，是具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是从事教学活动和教学研究的基本条件，属于专向档案。它对现行教学起到了指导作用，对高校教学工作的长远发展规划起着重要作用。

一、教学档案的归档内容

1、学籍管理类。新生入学登记表、新生审批表、学生学籍卡片、学生成绩总表、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)、学生奖励及处分材料等。历年招生和毕业的计划、总结、报告和批复。

2、教学文件类。上级教学主管部门下达给学校的政策性、指导性文件;学校和教务部门制定的教学改革、培养目标、培养规格等方面的指示、规定、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结等;教学检查、评估及各级优秀教学质量评奖材料等。

3、课堂教学与教学实践类。各专业教学计划、教学大纲;课程建设要求及安排、校历表、课表;各系专业课程试题库;典型教案、重要备课记录;教学实习、生产实习计划、总结;社会调查、社会实践计划、总结及有关材料等。

4、教员培训资料及教学动态资料。主要包括教员进修和在职培训的规划、计划、总结和学习成绩等有关资料。教学总结报告、各种教学统计和分析资料以及各类教学会议资料。

5、教材类。自编、主编教材;各系、各专业实用教材目录;自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集及其他有保存价值的自编参考资料等。

二、教学档案的重要作用

1、教学档案具有查考、凭证的作用。高校的各种教学档案材料是全体师生员工在教学活动中直接形成的，准确的反映着学校主要职能和活动全貌。在查考材料和处理问题时，为人们提供了可靠的证明材料和重要依据。学校在开展教学研究活动中，教学档案都起着重要的历史凭证作用。

2、教学档案为教学研究和评估提供重要依据。教学档案记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果。为了提高教学质量，就必须不断总结教学经验，研究教学内容，改革教学方法，这些都离不开教学档案，教学档案具有知识密集、信息集中、数量广泛等特点，为开展教学改革研究创造条件，教学档案中记载了历年的教学及其管理研究工作，可以作为现阶段教学及其管理研究工作的科学依据，为教学评估、教学改革和现代化科研工作提供素材。

3、教学档案能为教学管理工作提供反馈信息。教学档案来源于教学管理中，必然涉及到教学环节的各个方面，它不是孤立的反映事物内容的单一材料，而是有机并相互关联的反映一定时期教学管理活动的整体材料。单一材料只能反映局部教学活动的某些方面，而整体材料则反映教学管理活动的总趋势，因此，局部与整体之间既有区别，又有联系;既可以互相制约，又可以互相配合利用。只要我们平时注意及时收集整理，定期对资料进行分析、鉴别、归类和保管，就可以提高教学管理工作水平、适应现代化教育改革要求。

三、在教学档案管理中存在的问题

1、对教学档案的重要性认识不够，档案意识不强。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识存在误区，认为档案工作是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能带来经济效益，学校只看重教学、科研，而忽略档案工作，使得档案工作人员不能正确认识和评价自己所从事的工作，严重影响了档案工作的顺利开展。

2、档案信息利用率偏低。目前，大多数学校的档案管理者观念、意识比较保守，跟不上形势的发展，将保守档案机密与开放、开发档案信息资源对立起来。即使开放也只是为校内师生服务，为社会提供档案资源服务的比例较小，导致了档案利用效率的降低，极大地限制了档案开发利用工作。

3、档案信息化建设进展缓慢，管理方式落后。由于资金投入不够，专业人才缺乏等因素，使得档案信息化建设进程发展缓慢，极大地限制了档案的处理速度，致使档案管理人员无暇顾及编研和科学管理，不能积极开发与主动提供利用档案。教学档案管理系统无法融入到学校的整体自动化系统中，各部门的电子文件资源分散，信息化档案接收的任务越来越繁重。

4、依法管理档案的观念不强，档案管理工作不规范。有些高校档案管理制度不健全，档案管理人员不能熟悉《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关法律法规，使得档案管理混乱、不规范，令一些具有较高价值的档案材料不能及时收集归档，甚至损坏丢失，致使需要时难以发挥档案服务作用。

四、实现教学档案的科学化管理

1、健全档案管理制度，实现档案管理规范化。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终弃。要顺利开展档案管理工作，首先，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。如建立档案管理员工作职责、档案馆管理规定、档案调阅审批规定、档案保密规定、档案馆安全保卫制度、卫生制度、档案管理员目标考核办法等，使档案人员有章可循。其次，有关职责部门和分管领导还要定期检查各项制度的执行情况，赏罚分明，目标考核的指标量化，并直接与年终考核挂钩。只有这样才能调动档案人员工作的积极性，保证高校档案管理工作高校有序地开展。

2、加快学校档案管理现代化建设进程。信息技术的迅猛发展，对于档案管理工作是机遇与挑战并存，用户对信息的需求是快捷、方便、准确，档案管理的现代化是重要内容。以校园数字化建设为契机，将档案信息化建设纳入数字校园的总格局，与校园网络建设、校园办公自动化系统建设相结合，并同步管理。加大基础设施投入，对馆藏档案进行数字化加工和处理，逐步推进全文数据库和多媒体数据库建设，实现档案信息化查询。规范电子文件的归档工作，加强对电子文件收集、积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，确保各部门产生的有价值的电子文件完整及时归档，实现档案信息资源的社会共享。

3、“以人为本”，加强对现有档案人员业务水平和政治素质的提高。树立人才资源作为第一资源的重要思想，并根据工作特点建设成专业档案管理队伍。近年来，在档案管理工作上，各高校的档案意识逐步增强，对档案的重视程度有了一定的提高，但还是有不少档案工作者的专业知识和观念停留在原来的基础上，缺乏运用现代高新技术工具、信息开发应用能力和敏锐的信息意识。高校档案管理人员首先要提高计算机网络能力，通过对计算机的了解、使用，逐渐学会并掌握采用计算机对相关档案信息的处理和分析，并且能从相关的数据库中检索、著录相关档案信息。还要加强对在职管理人员的继续培训、教育，及时扩充相关专业知识，避免出现知识老化等不良现象。

4、客服“重藏轻用”思想，使教学档案发挥其应有的作用。在档案管理工作中很容易出现一个倾向，就是在档案材料的收集、整理等前期工作中投入大量的人力、物力、财力，将工作重点放在档案的保存等环节上，为了避免档案的损坏而尽量减少档案的使用。应该认识到爱护档案材料是档案管理人员应有的基本素质，收集、整理、保管等工作的目的就是让教学档案在妥善保管的基础上发挥其应有的作用，为学校教学改革和发展决策、科学的进行教学管理提供依据，促进教学研究工作的开展，进而促进学校教学质量的提高。

5、适当加大教学档案的开放程度。随着学校和学校、学校和社会之间的关系日益紧密，需要我们适当放大档案的开放程度。在一定时期，我国高校档案管理处于较为封闭僵化的状态，各高校安于现状、各自为政、缺乏相应的交流，这使得各高校的档案管理水平存在较大差异。高校档案对社会进行适度开放有助于经济效益和社会效益的提高，同时也有助于提高高校自身档案管理业务的效率，节省人力、物力。当然，档案信息的开放是有条件的，要在不损害高校信息所有权，不泄露高校内部秘密信息的前提下进行。