刘艳秋

（淮北矿业集团公司档案馆 安徽 淮北 235006）

档案管理中“账外”文件收集的难点及对策

刘艳秋

（淮北矿业集团公司档案馆 安徽 淮北 235006）

“账外”文件来源涉及到立档单位的各个职能部门，贯穿于各项工作活动之中，分散在各方面工作的经办者手中。要建立健全由专职档案人员和各职能部门兼职档案人员组成的档案管理网络，明确各自的岗位责任，按职能分工，把应归档的“账外”文件列入办公室及其他各内部机构的归档范围，按照归档范围所规定的内容积累和保管好归档材料。

档案管理；账外文件；收集归档

作为文书档案管理人员，感触最深的就是：档案工作较难的是文件材料的收集，而最难的则是“账外”文件材料的收集。“账外”文件材料收集难，到底难到哪里，应当采取哪些对策？本文就这些问题谈几点粗浅的看法。

1 “账外”文件材料收集的难点

“账外”文件，通常是指未经文书部门登记，在收发文登记簿上无“账”可查的文件。因为“账外”文件未经文书部门登记，因而不仅文件形成过程难以控制，而且事后收集也特别困难，主要体现在以下几个方面：

1.1 档案管理人员收集“账外”文件力度不足

“账外”文件是一个立档单位领导和各内部职能机构形成的内部文件材料，涉及面广，每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料，而档案人员不可能直接参与各职能部门的活动，无法知道有哪些文件形成。要是没有单位领导的支持和综合部门出面协调，没有一定的制约手段，仅靠档案人员到领导和各部门中去收集零星文件比较困难。……