郝 国

（黑龙江省冰上训练中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

一、电子文件归档方式和途径的选择

电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲，易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。这就说明纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏。因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘、脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档。这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：（一）借助计算机信息管理网。开通电子文件归挡专递网线。（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

二、建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍承担此项工作。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件归集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。……