王丽 杨静宇

一、电子档案的优越性

1.电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度，

2.计算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的。用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。

3.计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷档案内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。

4.计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案管理中存在的问题

1.计算机管理对电子文件原稿保存的忽视问题

目前，人们日常办公中，基本上在计算机上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，电子文件作为草稿就被忽视保存价值了。许多单位对电子文件随意进行删改，没有采取很好的保护措施，使电子稿件失去了原始性，从而也就失去了归档保存的意义。……