李惠华

(湖南大众传媒职业技术学院 教务处，湖南 长沙 410100)

信息技术的飞速发展给人类生活及各行各业带来了深远的影响，对于档案部门来说，数字化管理是一项全新的工作，也是一个系统工程，是档案工作的一次质的飞跃。早在本世纪初国家档案局、中央档案馆在《全国档案事业发展“十五”计划》中，[1]把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。档案数字化是指利用计算机等技术手段，经过鉴选，将原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索、利用的系统工程。它是以需求为导向，以共享为基点，以优选为前提，以便于检索、在线利用为发展方向。[2]推动高职院校教学档案数字化管理，对于相关档案部门来说，既是一次难得的发展机遇又是一次严峻的挑战。

一、高职院校教学档案数字化管理现状分析

(一)传统纸质档案和现代电子档案并存。纸质档案和电子档案在管理过程中各有其特点和利弊。纸质档案的原始记录性特点使其具有较强的真实性和凭证价值，但是纸质档案的保管需要耗费大量的时间和场地，而且不利于档案的查询和利用。电子档案具有集成性、可共享性等特点使其方便查询和利用，但却容易被修改和破坏。目前，各高职院校在教学档案管理方面对两种不同类型的教学档案采用两种不同的管理标准和办法，对于以往没有电子版的教学档案仍采用传统纸质档案的管理办法进行管理，而对于有电子版本的教学档案实行相同内容采用两种不同形式的档案版本进行保存。……