王长印

(吉林师范大学 图书馆，吉林 四平 136000)

期刊，又称杂志或连续出版物，它是一种名称固定、连续定期或不定期刊行的出版物，标有连续的卷期和年月，每期都载有由不同作者所编写的文章.期刊的种类，按国家收录标准可分为四种：国家级期刊、省级期刊、核心期刊和中心核心期刊，按发行期数可分为周刊、旬刊、半月刊、月刊、双月刊、季刊、半年刊、年刊等，按照所围绕的主题范围大小可分为正刊和专刊.专刊是以某一具体内容为中心设定特定主题，然后进行编辑出版发行的期刊，大致可分为学术性专刊、新闻性专刊和社会性专刊等几种；正刊是以某一大类内容为中心设定更具有包容性的主题，收录更为广泛的相关内容，并且正刊的出版在时间上更加具有规律性.期刊以正刊为主.图书馆期刊的接收与图书的接收是不同的，一本图书多是一次性完成接收，而一种期刊的接收则多以周、月等为周期，一年内要接收若干次才能完成接收工作.这种长周期性导致在期刊接收过程中经常会有各种意外情况发生，本文将对这些意外情况进行分类和定义，并试图找出相应的处理原则.

1 期刊登录时常见的十三种情况

各高校图书馆期刊现刊的工作流程大致是相同的，即：学校发出订购单—出版社进行邮寄—学校收发单位接收—图书馆登录验收—期刊部上架—读者阅读.在以上流程中，共包括出版社、邮局、学校收发单位、图书馆期刊部、读者等五大参与者，由于参与者的众多无形中增加了工作的不确定性；再加之期刊多是分期出版、分批到馆，时间上的反复和延展又增加了发生意外的概率.所以在期刊登录验收过程中，经常会有各种意外情况发生，从而影响期刊登录工作的顺利开展.下面首先将常见的十三种意外情况概举如下：

(1)合刊：指同年度同一种期刊因为某种原因，在各期之间有两期或两期以上合订为一本然后进行出版发行，合刊的形式主要分为双月合、月间合、半月合、旬间合、周间合等四种.在合刊后期刊的封面上多会将所合刊期标记出来，以两期相合为常见.

(2)增刊：是在本期刊正刊正常出版发行的情况下，在某一期或是两期下新增的杂志，在封面上多会标有“增刊”字样以与正刊相互区别，增刊是出版单位利用刊物名誉吸引投稿换取经济利益的产物，它在标题、内容与形式上基本与正刊相同.根据中国出版总署的规定：每本合法期刊一年可以出版两期增刊，但文章不会被中国期刊网收录.因此相对于正刊，增刊不是十分被社会所承认和重视.

(3)多刊：指由于出版社误发邮件，或是学校收发单位在分配刊物时工作失误，使图书馆期刊部接收到正常数量以外的期刊，此种现象以个别某一期出现多刊为常见.

(4)赠刊：指出版社在某几期或全部期数后免费附赠相关杂志，此类刊物多以宣传采购和介绍为主要内容，在装订形式、内容、薄厚、纸质等方面与正刊都有比较明显的区别.

(5)附件：由于期刊自身主题内容的特殊性，为了使读者对本刊物有进一步的了解或是出于学习欣赏的目的，随刊会带有与本期内容相关的附件，如光盘、磁带等物品.

(6)缺刊：指由于出版社工作失误导致某一期或是几期刊物没能准确邮递，由此使学校图书馆期刊部出现刊物期数不足的现象，此类情况只能在年终或是数期期刊到馆后的比对中才能发现，具有很强的延时性.本年度中间几期或是年终最后一两期易出现缺刊现象.

(7)丢刊：大致可以分为两种情况，第一种情况是出版社已经正常邮寄，但在邮递过程中由于邮局工作失误导致刊物丢失；第二种情况是出版社正常邮寄、邮局也正常送达、图书馆期刊部也正常接收，但在上架阅读后由于读者窃取导致刊物丢失.丢刊的第一种情况与缺刊十分容易混淆，如果在进行催缺以后仍无补刊可标记为丢刊，否则记为缺刊.

(8)部分订购：指同一种期刊不是本年度全期发订，图书馆期刊部只订购其中几期.此种情况多会发生在半月刊、旬刊和周刊等出版频率比较高的刊物身上.特别要注意的是，部分订购不能标记为缺刊或丢刊，在登录表格中要给予说明，以免造成不必要的标记错误.

(9)破损：指期刊在邮递过程中或读者阅读过程中造成损坏，分为无意损坏和有意损坏两种.无意损坏，多指由于期刊装订品质较差自然开胶破裂、或是在翻动取刊时无心造成的损坏、以及运输过程中不可避免的折损；有意损坏，主要指学生窃取书页所造成的缺损.

(10)改版：指期刊改变开本大小、刊名、风格、出版周期等，分为年内改版和年间改版两种.年内改版不仅影响期刊现刊登录工作的顺利开展，同时也影响年终的过刊装订.

(11)停办：指出版社在刊物出版到某一期时停止编辑、出版和发行，多发生在年终之时.

(12)期数无明显标记：指由于出版社版面设计原因，造成在期刊封面或内页中无法找到明确的期数、卷数等标识字样；或是只以出版社自定义的文字名称进行区别，但没有进行相关说明，造成图书馆工作人员在登录验收时无法准确进行区分和标记.

(13)补刊：分为两种情况，第一种情况是前一年的最后一两期期刊没有到馆，出版社会把第二年出版的前一、二期期刊标记为前一年的补刊，第二年刊物的刊期依次后延；第二种情况是出版社在第二年补邮前一年没能出版或邮递出去的期刊，第二年刊物的刊期不受影响.

以上是对图书馆期刊现刊登录验收时，常见的十三种意外情况的逐一列举和相关概念的详细定义.在这十三种意外情况中最为常见的情况是合刊、缺刊、附件、多刊，比较影响接收工作的是部分订购、改版以及期数无明显标记.

2 十三种意外情况的处理原则及标记符号的规范使用

在图书馆期刊现刊登录验收过程中，由于不确定性、反复性和延时性，各种意外情况是无法避免的，工作人员力所能及的就是对其进行及时准确的标识记录，标记符号的规范统一是重中之重.规范统一的标记符号在准确标识记录各种意外情况的同时，还有利于其他相关人员进行读取和理解.规范统一标记符号时，以不改变输入法便能完成期刊登录验收为原则，间隔符用“|”，期刊封面上有具体期数、卷数的只需照录，没有的则按阿拉伯数字顺序依次进行标记.

下面以Excel表格工作环境为依托，逐一简述十三种情况下的处理原则及标记符号的使用方法.

(1)合刊：标记符号为“合”，标记形式为“正刊期数+正刊期数 合”，如某期刊某月的上半月(多记为1)和下半月(多记为2)两期合为一本，则标记为“1+2合”.

(2)增刊：标记符号为“增”，标记形式为“正刊期数、增刊期数 增”，如某期刊第2期下有一本增刊，则标记为“2、2增”.

(3)多刊：标记符号为“多”，标记形式为“正刊期数、多刊期数 多”，如某期刊第2期下多出一本正刊，则标记为“2、2多”.

(4)赠刊：标记符号为“赠”，标记形式为“正刊期数、赠刊期数 赠”，如某期刊第2期下有一本赠刊，则标记为“2、2赠”.

(5)附件：标记符号为“附”，标记形式为“正刊期数、物品名称 附”，如某期刊第2期后附有一个光盘，则标记为“2、光盘附”.

(6)缺刊：标记符号为“缺”，标记形式为“正刊期数 缺”，如某期刊没有收到第2期，则标记为“2缺”.

(7)丢刊：标记符号为“丢”，标记形式为“正刊期数 丢”，如某期刊第2期邮失或失窃，则标记为“2丢”.

(8)部分订购：说明项标记符号为“部分订购 所定购期数”，刊期项按原书所标刊期进行登录.如《中学数学教与学》为半月刊，即一月分上下两期，在只订上半月的情况下应在说明项和刊期项分别标为“(部分订购 上半月)”和“半月刊”字样.(见下表)

(9)破损：在不影响上架阅读的前提下不进行标记，下架则标记符号为“破损下架”，标记形式为“正刊期数 破损下架”，如某期刊第2期因破损而下架，则标记为“2破损下架”.

(10)改版：标记符号为“改”，除标记从第几期开始改版外，还应标记名称、开本大小、频率等改动内容.如《科学记实》从第2期开始改名为《科学通报》，并改32开为16开，则在报刊名称项标记为“科学通报[原科学记实]”、在说明项标记为“2期改，32开改16开”、在相应期数项标记为“2改”.(见下表)

(11)停办：标记符号为“停”，标记形式为“正刊期数 停”，如某期刊在第2期时停办，则标记为“2停”.

(12)期数无明显标记：可分为两种情况，一种情况是期刊封面只标有“某月某日出版”，如“2月15号”和“2月20号”，不明确标记为第几期，如果是半月刊则可标记为“1|2”；第二种情况是期刊封面只标有不同的“自定义名称”用其来区分期数，其它期数标识一概没有，如《家庭保健》的小标题只标为“家庭智囊”和“保健顾问”，实则二者分别代表上、下半月，标记时便可标记为“1|2”.上述两种情况需要在“说明项”加以标注，以便在登录验收时进行比对标记.(见下表)

(13)补刊：标记符号为“补”，标记形式为“正刊期数 补”，并需要在“说明项”进行相关注释.如某半年刊下半年的第2期期刊在经过催缺后，如果于当年或次年到刊并且封面刊期为第2期，那么此期期刊则应该标记为“2补”；如果次年到刊，在跨年的情况下出版社将期标为第1期，那么此期期刊则应标记为“1补”，但应在说明项进行详细注释.

以上十三种意外情况的处理方法主要是在拼音或是五笔输入法的工作环境下完成的，优点是简单简洁、一目了然.

3 Excel表格中十三种标记符号的实例列表

以下是依托Excel登录表格通过简单列表的形式，将十三种意外情况的处理原则和标记符号的使用方法以举例的方式加以具体展示，为便于理解下表将以黑粗体字标识标识符号及相关处理办法.

表1 十三种意外情况下标记符号使用方法举例

此表在起到说明举例作用的同时，也是一个具体操作的范例，在实际工作中完全可以进行对比参照.

图书馆期刊现刊登录验收时使用Excel表格十分方便简洁，但前提是要准确区分各种意外情况然后又能够规范统一的使用相关标记符号.各图书馆期刊部除使用Excel表格进行期刊登录验收外，有的还使用“汇文”系统，在“汇文”系统中有专门的“说明项”以及其它相关“功能选项”，以上Excel表格下十三种意外情况的处理原则在“汇文”系统中同样适用，只是在具体的处理方法上略有差别.

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