基于OA的科技信息平台建设

2011-09-03崔亦工朱明清

黑龙江科学 2011年5期

崔亦工，刘颖，朱明清

（1、黑龙江省科学院，黑龙江哈尔滨，150001；2、黑龙江省科学院自动化研究所，黑龙江哈尔滨，150090）

1 OA系统

OA是英文Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公系统,目的是提高办公效率[1]。我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资人事管理等，这些都是日常办公工作的处理范围。

2 科技信息平台建设

随着社会的飞速发展，21世纪的信息时代已经来临，科技也的的确确成为了第一生产力，在工业、农业、军事、国防、教育等各个领域都不可或缺科技的支撑作用。科技信息平台建设的目的是为了更好地实现科技资源的共享，提高科技交流的效率，降低科技管理的难度，提高科研院所和科技管理部门的办公自动化的水平。

图1 黑龙江省科学院办公及科技信息平台系统Fig.1 Office and S&T information platform of HAS

3 基于OA的科技信息平台具备的功能

OA系统发展迅速，在各个行业中都有所涉猎，如：财务、人事、销售等。但是对于科研院所、高等学校而言，作为科技管理的助手和信息平台，OA系统应具备以下功能。

3.1 协同管理功能

凭借现代计算机和Internet互联网技术充分发挥OA系统的协同管理作用。OA系统管理软件要为科研院所提供协同办公解决方案，帮助科研院所在统一的科研系统信息平台上实现对公文、公告、人员、项目、行政、采购等多方面的管理，它以消除单位内部的各类信息孤岛，实现系统各部门及人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高科研系统管理水平和运营效率。协同办公管理的功能可以辅助决策层即科研院所的高层更好地把握本单位发展方向、掌控全局、提高整体工作效率，使中间管理层更高效地协同工作、资源共享、理清责任，帮助执行层的人员明确任务、督促执行到位。

3.2 信息发布功能

信息的快速收集和传递是平台建设的重要内容之一，也是OA系统的最主要功能之一。及时进行消息的交流与共享，例如即时会话、消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等。基于科研院所的实际情况，信息发布的范围和层次要加以控制。其中一些内部信息，包括通知、公文、消息等只能在一定范围内加以传递。而一些宣传、公告、推介等信息需要大范围和尽可能广泛的传递，这则需要准确的控制信息的发布范围，在技术手段上有所创新。形式上可以多元化，例如通过 BBS、Email等。

3.3 实时通信功能

通信功能是利用现代通信技术和网络技术，将语音、视频、邮件等通信功能集成到OA系统中，可以实现视频会议功能。“视频会议”英文为(Video Conference System)，包括软件视频会议系统和硬件视频会议系统，是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过现有的各种电气通讯传输媒体，将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料分送到各个用户的计算机上，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，增加双方对内容的理解能力[2]。目前视频会议逐步向着多网协作，高清化的方向发展着。还可以利用手机短消息平台方便系统职工不方便上网时的信息及时接收，对于防止通知不到位起到了明显效果。

3.4 科研项目网上申报与评审

科研项目实现网上在线申报和评审为科研管理提供了一个科学、规范、有效的管理模式。科研院所拥有很强的科研和科技开发能力，项目申报比较集中且数量较多。要促进科研院所科研工作的发展，一个重要的方面就是要加强科研管理工作。基于Web的科研项目网上申报系统可以实现申报者快捷有效地在线申报。专家也可以随时随地进行在线评审，提高了工作效率，减少了人力财力投入，使项目申报的繁琐过程得到极大的简化[3]。

3.5 自动化考勤功能

考勤功能是实现的网络考勤功能，考勤申请、签核、审核、报表全部采用电子化方式，可以将考勤机数据轻松连入到本系统。单位可以根据自己的管理制度，自行定义工作日、班次、假别、签核步骤、考勤申请及查询的权限等规则。相关的申请、签核、审核操作结果及时通知相关人员。主管不仅可以通过网页形式进行签核，也可通过手机短信或手机WAP方式进行考勤签核，确保签核的及时性。提供详细、准确、全面、实时的报表，人事专员可以在系统中轻松统计每位员工的考勤情况，确保统计信息及时、准确。