许德斌

（巢湖职业技术学院，安徽 巢湖 238000）

关于高职院校综合档案管理的思考
——以巢湖职业技术学院档案管理为例

许德斌

（巢湖职业技术学院，安徽 巢湖 238000）

文章以高职院校综合档案管理为切入点，结合巢湖职业技术学院档案管理工作的现状，对如何通过档案管理整合不断积累的信息资源，促进学院自身条件建设，阐述了加强档案管理工作的重要性，并对提高档案管理工作提出了新的设想。

高职院校；综合档案；管理

学校档案是学校从事各项工作活动真实的历史记录，也是学校教学、科研和管理等方面工作业绩与经验的长期积累。2008年9月，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，教育部和国家档案局联合颁布了 《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），明确指出:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。[1]高职院校是高等学校的重要组成部分。近些年，高职院校快速的发展，作为办好高职院校重要基础之一的档案工作也面临新的机遇与挑战，其建设必须与学校整体发展同步，不能跛腿。因此，如何加强高职院校档案管理工作？如何通过档案管理整合不断积累信息资源？如何通过档案管理工作促进学院自身条件建设？均是值得思考和解决的现实问题。

1 高职院校档案管理工作的重要性

1.1 高职院校档案是学校历史发展的凭证。

高职院校档案,是指高职院校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。[2]档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。“原始性强”是高职院校档案的一个重要特点，它具有其它资料不可替代的功能和作用。档案资料对高职院校来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一个学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色的整个历史过程，是认识和把握学校发展客观规律的重要依据，是学校重要的宝贵财富。

1.2 高职院校档案资源是教学评估工作的基础和依据。教学评估是依据一定的教学目标与教学规范标准，通过对学校教与学等教学情况的系统检测与考核，评定其教学效果与教学目标的实现程度，并做出相应的价值判断以期改进的过程。而档案资源是学校在实现教学评估目的过程中形成的有关教学思想、教学实践、教学改革等方面活动的真实记录，是评估专家组借以考察学校各方面办学情况非常重要的信息媒介，是评估工作中最有说服力的原始材料之一。[2]

1.3 高职院校档案是学校宣传教育的生动素材。档案传递着思想，也传递着文化。高职院校在自身建设发展中，积累和贮存了非常丰富的教育、科技、文化等多方面的档案信息。对这些原始、珍贵档案资料进行归纳、整理，通过举办档案展览、陈列，建设档案网站等形式，不仅可以丰富师生的知识面，还可以起到宣传教育的作用。

1.4 高职院校档案是促进自身不断发展的重要资源。档案的服务功能是高职院校档案管理工作的出发点和落脚点。完整的档案资料在教学科研、党政管理、文化建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校的历史发展情况；同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好工作。完整的档案资料还可以为广大教职员工、学生、毕业生以及社会提供便利的服务。[3]

2 巢湖职业技术学院档案管理工作的现状

巢湖职业技术学院档案管理工作目前正处于不断发展和趋向完善的阶段。综合档案室隶属学院办公室领导，没有建制，目前仅配备一名专职档案工作人员。主要收集、保管文书档案，存放人事档案，以及散存部分文书、教学、财会、学籍、基建、音像等档案。

2002年7 月，学院由三所省级重点中专学校升格为高职院校后，由于多种原因，档案工作处于滞后状态，管理模式老化，贡献价值低，明显落后于学院的整体建设，也愈来愈与日新月异发展的档案工作格格不入，若不扭转这一现象，则存在着不协调的因素，影响到学院的整体发展。

2009年6 月，综合档案室先后购置了装订工具、刻制了专用档案图章，利用半年时间系统整理了建院以来所有的文书档案，计录入文件级目录1836个，整理1798份案卷（件），实现了文书档案的计算机文档一体化管理，极大提高了档案利用效率，且在2009年度市档案局组织的年检中得到市局领导的肯定与好评。按照《安徽省高等学校档案管理实施办法》要求，党群类等12类档案全部都要纳入综合档案室集中、统一管理，如此繁重的工作任务仅靠一人之力难以完成。

2010年8 月，综合档案室完成了五个分散老校区的库房档案集中、安全搬迁，并且予以分门别类放置。在新校区综合楼中单独规划一层作为学院综合档案室的库房，这体现了学院党委、行政领导对档案工作极大的重视与支持。

2011年4 月，安徽省高等学校档案工作协会常务理事会在巢湖职业技术学院隆重召开。省高校档案工作协会理事长、中国科学技术大学档案馆馆长丁毅信强调：高校档案工作是学校的基础性工作，要提高对高校档案工作重要性的认识，切实增强做好档案工作的使命感、责任感，坚持“被动的工作主动做，冷门的工作热心做”；要围绕学校的中心工作，不断提高档案管理水平、服务意识和信息资源开发利用工作；要强化档案资源建设的基础地位，加强档案资源建设，把学校档案收好、管好、用好。会后,与会人员实地察看了综合档案室的工作情况和室库现状,对学院的档案工作给予了充分肯定并提出宝贵意见和建议,这必将有助于积极推动学院档案工作的进一步发展。

3 提高巢湖职业技术学院档案管理工作水平的设想

3.1 建立健全档案管理机构，规范档案管理工作制度，依法治档。要顺利开展档案管理工作，就必须强化档案意识，改变“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的弊端思想，建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。以依法治档为根本，建立健全与学校办学规模相适应的高校档案管理机构，实现档案管理制度化、规范化、科学化。

3.2 立足当前，着眼未来，高定位、高起点、高标准制订档案长期发展规划。建立促进学院档案事业自主发展、整体与局部和谐统一的档案工作机制，形成重点突出、特色明显、关系协调、后劲充足的档案工作发展态势。以档案目标管理“达标升级”为抓手，“走在前列，干在实处”，力争在2-3年内创建“省一级”综合档案室。

3.2.1 加强档案基础业务监管指导，从源头规范档案。一是提高档案人员的操作技能和工作能力，规范档案收集、整理、归档工作，形成规范的档案。二是加强宣传，切实贯彻教育部、国家档案局“27号令”，确保档案归档科学规范、齐全完整。

3.2.2创新工作方式，千方百计丰富室藏，优化室藏结构。一是加强档案、学院公开信息的接收工作，并对进室档案进行完善，规范保管，充实室藏。二是以服务师生为重点，强化档案管理，及时做好重点工作、重大活动、重大事件档案的归档工作。三是多措并举，以活动带动征集工作。综合档案室要制定工作计划和实施方案，逐步改变了室藏档案门类单一、内容贫乏、形式单调的状况。

3.2.3 规范综合档案室内部业务管理。一是加强综合档案室内部管理，对岗位职责进行细化，明确工作目标任务。二是进一步规范综合档案室内部的基础业务，健全完善档案资料管理、档案资料查阅利用、档案接收、档案进室质量标准、库房技术管理、档案资料收（征）集管理等各种规章制度，使综合档案室管理工作得到加强，内部管理更加规范。三是编制全宗介绍、案卷级目录、文件级目录、分类目录和专题目录等检索工具。

3.3 完善综合档案室设备、设施现代化建设。综合档案室库房应配置与保管条件相适应的空调机、除湿机以及防火、防盗报警等标准设备，对于声像、电子文件档案，必须专门设计库房。同时也应按需配置计算机、打印机、复印机、扫描仪、数码照相机、摄像机等设备，要求档案专职人员专门使用和保管，以提高档案现代化工作，保证档案各项工作正常开展。

3.4 提高业务素质，加强档案队伍建设。档案管理工作专业性强，同时也是一门综合性学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学知识，还要具备计算机应用等技术方面的知识。可采用：⑴可选派专职档案工作人员进入大学档案专业进行业务进修；⑵各部门要配备相对稳定的兼职档案员，并对他们进行集中培训，整体提高学院的档案业务知识和管理水平。

3.5 注重收集，科学管理。学校档案材料收集整理，一方面，要定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，要强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集。同时也要做好档案的编目、检索、编研工作，建立健全检索体系。

档案收集工作是整个档案工作的重要一环，收集工作做的好坏将直接影响学校档案工作的质量。如果说提高档案的收集质量，保证了档案的齐全性、完整性，那么提高档案的整理质量，则保证了档案的规范性、系统性。下面以文书档案为例，谈谈具体的收集、整理工作。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

3.5.1 文书档案的收集工作方法：（1）严格按归档制度规定进行接收。（2）建立相关制度加强零散文件的收集。（3）明确具体人员职责,保证归档文件齐全完整。

3.5.2 文书档案整理工作的内容和原则：（1）整理工作的内容。通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案的分类，案卷的排列和档号的编制；基本编目指编制案卷目录。（2）整理工作的原则。1）充分利用原有的整理基础。2）保持文件之间的历史联系。3）便于保管和利用。

3.5.3 文书档案的归档文件整理方法：

（1）鉴定。鉴定工作包括两方面的内容：一是是否留存，也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内，从而剔出没有保存价值的文件；二是给留存的文件确定保存期限，这两部分内容的确定都要依据《归档范围和保管期限表》，文书档案的保管期限有三种：永久、30年、10年。

（2）分类。归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。

1）区分年度

A、年度以落款日期为准。如2011年形成的《2010年工作总结》应归入2011年。

B、跨年度的文件放入办结的年度。如2010年形成的《2011-2012年工作规划》应归入2010年度。

C、几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

D、会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

E、文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2）区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

（3）排列。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性。

1）把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2）在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。

3）最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（4）装订。用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1）归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

2）装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用；装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（5）编号。归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2011。

3）保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4）件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如 2011年永久件号：1、2、3……62

30 年件号：1、2、3……63

10 年件号：1、2、3……73

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（6）编目。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

（7）装盒。装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。

（8）编制检索工具。

1）归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况、本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况。

2）打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

3）全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2011 年、2010－2011 年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久、30年、10年。

（六）加强涉密档案的严格管理。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。保密工作是档案保管利用工作的重要环节，档案管理人员要严格贯彻落实《保密法》，要十分重视档案保密，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。

（七）加快档案信息化步伐，做好电子档案管理工作。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善，高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。[4]把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发和利用好，并得到长期保存，这是档案工作者应尽的职责。

（八）做好档案信息资源的开发利用工作。档案是一种信息产品，又是信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。要改变档案管理“重保管、轻利用”的传统观念，逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标，使档案由过去的以藏为主转化为开发利用为主，不断增强学校综合档案的服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。

学院综合档案室应做好《高等学校档案管理办法》的贯彻与实施工作，与时俱进、改革创新，扎实推进档案工作科学发展，全面提升档案服务学校和社会的水平，开创巢湖职业技术学院档案管理、服务与建设的新局面。

[1]周济,杨冬权.(中华人民共和国第27号令)高等学校档案管理办法[N].2008-09-01.

[2]陈凯侠.从高职院校评估谈高职院校档案工作建设[J].职业圈2007,(20):104-105.

[3]加强高职院校档案管理工作的现实思考[EB/OL].中华论文中心网档案管理,2011-05-15.http://www.zhonghualunwen.com/article/sort05/sort091/info-30745.html.

[4]对新时期提高高校档案管理工作水平的思考[EB/OL].徐州师范大学档案馆网档案文摘,2011-05-15.http://archives.xznu.edu.cn/s/138/t/1093/f0/e0/info61664.htm.

G27

A

1672－2868（2011）05－0157－05

2011-05-30

许德斌(1977-),男,安徽庐江人。巢湖职业技术学院办公室秘书,馆员,安徽省档案学会会员,研究方向:高校档案管理。

责任编辑：陈 侃