张秀玲

（甘肃省第二人民医院，甘肃 兰州 730000）

浅谈创新医院档案管理工作的方法和措施

张秀玲

（甘肃省第二人民医院，甘肃 兰州 730000）

医院；档案管理工作；方法和措施

随着社会信息化的进一步发展，各行各业对档案信息的需求日渐增大，作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门，如何去适应新的挑战和机遇，更加便捷地为领导决策和社会需求提供各种信息资料，更好地服务于医疗、教学、科研等工作，是新时期所面对的新任务、新课题。

1 现行医院档案管理工作中存在的问题

1.1 档案工作意识不强

目前，从事医疗管理工作的领导干部，对档案的重视程度不够，普遍存在“重经营、轻档案”的思想，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.2 医院从事档案管理工作的专业人员不足

目前，从事医院档案管理工作的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少。工作人员知识结构不合理，管理水平相对滞后等问题，与时代发展的要求差距较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

1.3 档案资源开发利用率低

受档案管理系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案管理工作者的观念仍然停留在“重管轻用”上，档案收集、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。

1.4 档案工作硬件投入不足

有些医院由于医疗用房和经费紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，电子设备不配套，管理技术落后，基本还停留在手工收集、整理和检索的水平。这导致信息量小，资源建设不足，不利于档案的收集、利用和开发。

2 医院档案管理工作创新措施

2.1 强化管理意识

实现档案现代化管理，需加大宣传力度，争取各级干部和人员的支持和积极参与。一个现代化医院档案管理系统，又必须具备有现代化管理水平的档案管理者。否则，现代化档案管理便无法实现。医院档案工作者在现代化档案管理工作中，不仅要注重自身档案管理专业知识的培养，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。医院档案的现代化管理，不是各门类档案简单的集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，是档案管理工作人员面临的新课题。档案管理现代化的形势，迫使档案管理工作人员勤奋工作，刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。

2.2 提升管理手段

运用计算机管理医院档案是实现现代化管理手段不可缺少的方式。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，也提高了工作效率。同时，利用计算机管理可以节省保存档案的空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。计算机的储存量丰富而广泛，由计算机编印出的文件分类、主题等目录，有一整套安全可靠的检索系统，查阅档案快捷、准确。所以，医院应从实际情况出发，创造条件，力争全部使用计算机管理工具，形成网络系统，实现档案管理的自动化、现代化。

2.3 注重各种档案的资料收集和整理工作

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科研活动的真实记录。由于科研成果具有保密性和私有性的特点，使这类档案的收集比较困难，收集时可采取由医院科研管理部门定期移交的方式，也可采取由档案管理人员直接向科研项目组收集的方式。

影像学档案是在病人就诊过程中形成的影像检查资料，包括核磁共振、CT、CR、X线片、超声影像、心电图、内窥镜影像等，影像学资料是医疗辅助诊断的重要依据，也是医院档案管理收集的重要内容，在医疗、科研、教学中起着重要作用。对于影像学资料的收集分为2个方面，一是对传统影像学资料的收集。传统的影像学资料一般以胶片或打印图像的形式存在，这就需要档案管理的专（兼）职人员按检查时间、病人检查号码逐一收集、整理，确保资料连续、完整，及时归档。二是对数字化影像资料的收集。数字化影像资料是指保存在计算机中的病人检查资料，这部分资料收集起来较为容易，只需定期做出备份，按病人的检查号码排列即可。

病理标本是医院病理科在进行病理学检验中制作的标本涂片，由病理科安排专人收集、保存。

2.4 创新管理方式

档案管理现代化不仅是先进设备的配备，还包括管理方式的标准化。医院档案管理的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案做到标准化，使现代化医院档案管理有章可循、有法可依，包括档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入计算机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档。

2.5 加强服务理念

目前，医院已基本实现档案软件单极化管理，档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件数据库建设，已成为档案管理者不容忽视的问题。开展网上服务能更加快捷、便利、准确地为院领导及临床一线医务工作者提供详实的数据，使查找、利用工作变得更加透明、直观。电子文件作为一种新型的信息载体，以磁性和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案，临床医护人员及职能科室人员足不出户就可将归档文件扫描至档案服务器进行归档，档案室可根据文件保密程度，适度开放密级窗口，使各级各类人员都能找到自己所需要的文件，不需跑到档案室查找目录。另外，档案室亦可提供在线服务，根据文件材料扫描件汇编相应的专题，提供数据库查询或电子信箱等服务方式，为使用者提供查询和咨询服务。

3 结语

档案信息资源的创新管理，是适应社会的需求，将档案信息资源最大化地发掘出来，以起到扩大社会化大生产的目的，从而创造社会效益及经济效益。在当前医疗改革的新形势下，档案信息资源的有效开发，主要是针对“有效”二字，“有效”不仅指“效益”——社会效益和经济效益，而且，对于档案信息资源创新管理还要讲究“效率”，后者是前者的基础，前者是后者的结果，“效益”与“效率”相互结合、相辅相成，才会使档案信息资源达到其存在的最终目的，才能为医疗、科研、教学提供更好的资源，发挥档案本身的价值。

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1671-1246（2011）16-0127-02

Vol.29 2011 No.16