江西外语外贸职业学院 曹敏

随着我国国际贸易的发展和全球经济一体化过程的不断进步，国际范围内的贸易合作与交流也在不断增加。在这个大规模的经济活动中，人们往往不可能与自己的贸易对象(供应商或客户）面对面协商。在这种情况下，我们需要把各种承诺条件和价格等变成有据可查的文字记录传递给贸易对方。此刻，商务信函就成了取代见面的一种方便有效的沟通介质。各种涉外英语商务信函日益增多，如书信、合同、协议等等。伴随着我国国际商务交往的频繁发生，书信则成为最重要的书面交往方式之一。

1 概述商务英语信函

商务英语信函是一种在国际商务环境下，利用书信方式与具有不同社会背景、文化背景的客户进行沟通的跨区域、跨文化行为，这种行为的应用范围逐渐广泛和普遍起来。在商务英语信函沟通过程中，很多不曾谋面的交易双方以信传达意思，无论是企业还是个人，一封得体的商务英语信函都是十分重要的，双方应该努力塑造良好形象，以获得商务活动进行成功，取得稳定的经济效益。但是，由于贸易双方在社会文化背景、思维方式沟通方式等方面存在着差异，在通函过程中容易产生误解和不便因素，因此，如何恰当的运用商务英语信函成为一个重要的前提条件。认清和掌握商务英语信函的特点及写作翻译技巧成为重中之重。

随着我国经济贸易的发展，商务英语信函在国际交流中起着越来越重要的功能，各种涉外合同、协议、通知等日益增多。所以，对涉及到商务贸易的企业双方人员来说，熟悉商务英语信函写作的相关知识和技能，掌握其写作构思和应用方法是促成商务活动能够顺利达成的关键。商务英语信函并不需要华美的语言，而是用简单朴实的贸易专业用语清楚表达双方的思想，让对方真切的懂得彼此所需。

2 商务英语信函的特点及其原则

商务英语信函不同于普通的交流性书信，其拥有鲜明的特点：完整准确、简洁清楚、规范礼貌等。信函的内容与特点相辅相成，共同体现信函的价值。下面有几点不同于其他信函的特征：商务英语信函文体构成特点、语言特点和翻译特点。在问题构成上遵循传统规范格式，不粗枝末节；在语言上讲究精确简练完整，表达淡于修饰，内容不能偏离要表达的中心含义；翻译则要达到实用效果，不要求语言的绝对优美，而要求礼貌尊敬。

一般来说，商务英语信函在当今社会遵循的写作原则，有以下几个方面：

(1)语言礼貌原则在商务英语信函的写作中尤为重要，它不仅表现在一些简单的礼貌用语、敬语上，还应考虑到恰当用词，不能产生对对方客户冒犯之意，在写作和翻译上很好把握这条原则，使商务英语信函更具礼节，更加完美。

(2)清晰干练作为商务英语信函的又一重要原则被广泛应用。它要求我们用最少的语言表达最丰富完整的内容。应注意用简洁易懂的语言，避免含混不清、辞不达意的信函，不要使对方有错误的理解在里面。

(3)在商务英语信函中，正确原则也是必不可少的一个关键部分。词语和信息的完整性，语法和内容的正确性规定一篇优秀的信函质量。此外，应注意具体时间地点的明确以及数字和拼写的正确。

3 浅析商务英语信函在对外贸易中的应用

3.1 商务英语信函写作技巧的应用

首先，应掌握商务英语信函中的词语技巧的应用，商务英语信函中的正式词汇和专业术语较多，非正式口语词汇相对较少，充分体现出商务英语信函规范正式的特点。因此，写作者在选词方面应尽可能的选用规范、庄重或突出重点的专业性术语。在用词方面注意某些词语的灵活运用，有时会出现一词多用现象。例如：We find the product will have a good market in Los Angeles，译为“我们在洛杉矶发现此产品有很好的销路”，再如：They would like to work with me to market the product in China，译为“他们非常乐意和我方合作在中国销售此产品”。这两个句子中“market”分别翻译为“销路”、“销售、出售”的意思。要根据具体上下文语境翻译，防止发生误解情况。

其次，商务英语信函在句子方面用法比较固定，常见的套语有：Referring to your letter，I wish to discuss inform you等等。用句要求简洁精干，力求表达有效。比如：I am glad to accept your invitation(我非常乐意接受您的邀请）。简洁短小的句子可以更清楚地表达内容，便于理解。还应特别注意语法的准确严谨性和句子的完整性，注意拼写错误和时态误用情况。随着时代的不断进步，商务英语信函中有些惯用的语句被清新脱俗的句子所替代。如：sb enclose here with sth(某人把某物封入信封）。

最后，商务英语信函的结构固定，篇章逻辑连贯，语篇思维明确。在信函结构方面根据内容、主题的不同，其语篇结构也不尽相同。因此，写作人应根据对方客户的情况完成信函的整体结构和框架，避免出现凌乱的架构分支，使对方能够清楚准确的明白写信人的初衷和要求，最终增大双方合作完成的可能性。

3.2 商务英语信函架构技巧的应用

(1)在商务英语信函中语境的应用。随着国际经济的不断变化，商务英语信函的风格和规律也在逐渐改善，跟随潮流的写作模式和恰当的信函写作语境在实现国际贸易交流中起到决定性作用。为讲究语言表达的方法和技术，达到成功合作的目的，写信者即交易买卖双方的一方人员应结合当时事务的具体英语语境去探求。商务英语信函中的语境主要由外部语境和内部语境两部分构成。外部语境即时间、地点、气候等客观因素和写信者的思想、身份、职业、修养等主观因素。内部语境存在于信函自身所构成的环境条件中，即词语所在的上下文结构、具体内容、语法等。外部语境同内部语境一起，制约和调节整个英文信函的情景，针对不同的贸易对象写出适合其特征的风格和语体，只有充分了解商务英语信函写作过程中语境的重要性，才能将外部语境和内部语境有机地结合，才能提高信函中语用和语言交际的能力，才能促进对外贸易活动的顺利进行。相反，商务英语信函将无的放矢，成为实现对外贸易活动的阻碍。

(2)在商务英语信函写作时构思的应用。写信者在书写信函之前需要清楚对方的实际情况提出相应的写作构思，比如列出一份概括的提纲或者清单是十分必要的做法。这样有助于写信者的思路清晰明确，影像到写信者组织信函，从而避免造成写信过程中的遗漏或者错误。具体可以从以下几点思考：对方客户的背景情况、对方希望了解的情况和与之相对应的反应、客户感兴趣的话题和消息、对方收到信函最后给出的答案或者做法等。根据这些未知的可能性仔细思考写信的目的和信函应该符合的注意事项和要求。接下来逐个提出和写下此方案不成立时应对的方法和语言。然后针对所列出的最佳方案思考对方的反应和回答，以确认自己是否有足够的条件和能力来完成此项任务。此外，还应做到商务信函的清晰度和准确度，避免使用不恰当词句和词语，禁止使用忌讳语句，含糊词语。

(3)在商务英语信函中翻译的应用。商务英语信函由于自身的特殊性，故比其他英文翻译复杂得多，翻译者除了熟悉翻译技巧及精通两种语言外，还必须深知商务情况知识，了解不同领域的语言特点。比如：Document一词本意为“文件”，但在外贸英语中译为“单据”。此外，还要注意模棱两可的现象发生，如词组“in a afternoon”不知道是什么时候的下午，这就需要与对方商定改换表意明确的词语。此外，在商务英语信函中还应注意常把文字翻译成交流双方友谊感情的方式，应用书面语体的语言结构特点来译，注意突出重点信息，比如商品的质量、价格、货运问题等，而非只为客套。在翻译时尽量保留原文的用语方式，使译文在言语准确、风格规范方面与原文并等。

4 结语

综上所述，用做涉外商务交流的商务英语信函不仅在对外贸易交往中是用做沟通的媒介，更是建立贸易双方长期信任合作关系、吸引客户的有效方式。商业英语信函的专业性和特殊性及其撰写的技巧对业务的成功与否有着极其重要的影响。商务信函的写作还会直接影响到交易对方对自身企业的评估和价值，以专业的交谈方式跟对方客户进行有效的沟通，亦会显示本企业的水平和实力。因此，在现当今日常的商务外贸活动中，商务英语信函有着举足轻重的地位，我们应注意商务英语信函在实际写作中的应用，掌握其写作技巧，这样才能更好促进商务合作的顺利进行。

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